Să trecem acum la elementele de bază ale comunicării. Primul și cel mai important element este publicul țintă. Urmează conţinutul (sau mesajul), vorbitorul care transmite mesajul și canalul folosit pentru transmiterea mesajului. Unii experți mai indică un element, care este foarte important la moment, și anume timpul.

Astfel, aceste elemente răspund la următoarele întrebări: Cu cine vorbim? Ce dorim să le spunem? Cine trebuie să transmită mesajul? Cum trebuie să transmitem mesajul? Când?

Haideți să analizăm pe rând fiecare element.

După cum am văzut mai devreme, cel mai important element este publicul țintă. Doar după ce vom determina cine este publicul țintă, vom putea răspunde la restul întrebărilor de mai sus și vom putea determina elementele rămase. Iată de ce abordarea conceptului de public țintă este cea mai importantă sarcină a unui comunicator.

Astfel, sarcina noastră de la bun început este să definim publicul țintă cât mai exact posibil. Definiția nu poate fi una largă. Nu putem spune că ne orientăm spre un „public larg” sau că clientul nostru este „o persoană cu necesităţi culturale”. Trebuie să îngustăm domeniul publicului nostru, cât mai mult posibil. De exemplu, „studenţii în anul 3-6 din capitală”. Mai mult decât atât, trebuie să determinăm cât mai exact posibil publicul nostru în baza așa-numitelor categorii sociale: sex, vârstă, studii, venit. În practică, cel mai bine este, la propriu, să creăm un portret al acestui public țintă: puteți face un colaj al destinatarului imaginar utilizând decupaje dintr-o revistă de modă. Acesta trebuie să fie un portret de interior, iar acest tip de vizualizare va fi foarte util la crearea unui plan de comunicare. Urmează analiza publicului țintă. Trebuie să punem următoarele întrebări: Care sunt necesităţile destinatarului nostru? Care sunt valorile lui? Ce contează cel mai mult în viața sau în activitatea sa? Ce nu ar putea să sacrifice destinatarul în nicio circumstanță? Înțelegând cadrul de valori, vom putea înțelege mai bine publicul nostru țintă și vom putea să ne adaptăm mai exact comunicarea.

După care, bazându-ne pe analiza publicului țintă, formulăm mesajul, adică ceea ce vrem să spunem de fapt. O formulă universală, pentru un mesaj de succes, constă din afirmație + mijloc de probă + caz ilustrativ. Însă această formulă poate fi aplicată în mod diferit. Dacă destinatarul nostru este o persoană rațională, atunci folosim cifre, studii, date statistice și declarațiile unor experți. Dacă trebuie să avem un impact emoţional (preferabil în toate cazurile), atunci creăm o imagine remarcabilă și folosim citate remarcabile ale oamenilor care fac parte din același grup ca și publicul nostru țintă.

În cazul în care planificăm o comunicare strategică, atunci există câteva tehnici pentru a vă ajuta să formulați mesajul. În primul rând, fiecare dintre mesajele noastre trebuie să se refere la misiunea sau la scopul general al proiectului sau al organizației noastre. De exemplu, suntem organizatorii unei galerii de artă, deci misiunea noastră ar putea fi să descoperim noi nume în pictură și să creăm valori culturale adăugate orașului sau țării noastre în general. Fiecare mesaj trebuie să se refere la această idee, chiar și atunci când promovăm o nouă expoziție sau comentăm ultimele licitaţii de la Sotheby's. De asemenea, următorul exercițiu este foarte util pentru identificarea formulării mesajelor noastre strategice. Încercați să oferiți un răspuns clar la următoarele întrebări: „Ce dorim ca... (partenerii, concurenții, sponsorii sau donatorii, funcționarii, agenții economici ...) să spună despre noi?” Răspunsurile la aceste întrebări vor fi principalele servicii și competențe ale dvs., pe care le oferiți lumii externe. Încercați să vă formulați mesajele în jurul acestor răspunsuri pentru fiecare dintre aceste grupuri. Pentru a crea o bază pentru mesaje, este bine să desenăm așa-numitul arbore al subiectelor. Trunchiul acestui arbore este misiunea sau scopul general al proiectului sau al organizației, iar ramurile sale sunt competențele și serviciile dvs. care, la fel, sunt subiecte aferente misiunii. Dacă analizăm din acest punct de vedere galeria de artă, atunci noile nume în pictură vor fi trunchiul arborelui, iar subiectele comune vor fi noile tendinţe în pictură și artă în general, în managementul cultural, în afacerile cu picturi sau în investiţiile făcute în acestea, în politica culturală, muzeologie și în afacerile cu galerii, în artă și poziţia socială a unui artist, și multe altele. La fel, dacă echipa dvs. este formată din mai mult de trei persoane, atunci va fi bine dacă fiecărui membru al echipei sau partenerilor apropiați dvs. li se va desemna câte un subiect asupra căruia să comenteze. Vorbind despre subiecte, va fi util pentru dvs. dacă veți hotărî următoarele momente: care sunt domeniile pe care niciodată nu le discutăm și care sunt domeniile pe care le putem discuta, dar cu grijă. Ar putea exista situații în care efectul pozitiv al comunicării noastre să fie mai mic comparativ cu prejudiciul provocat de o frază nepotrivită sau de o acțiune. Așa că este mai bine să acționați sigur și să împărțiți activitatea și domeniul de comunicare pe zone. În orice caz, acest domeniu va continua să fie suficient de mare pentru ca dvs. să vă puteți gândi la multe posibilități de comunicare în cazul utilizării unei abordări sistematice și proactive.

Vă amintiți, atunci când am discutat mai devreme despre subiecte, că am menţionat comentatorii? Deci, să trecem la următorul element  – vorbitorii. Ei sunt cei care dau glas mesajului nostru, sau, altfel spus, prin ei mesajele noastre ajung la destinatari. Care este principala trăsătură a unui vorbitor? Vorbitorul trebuie să aibă credibilitate în fața publicului nostru țintă. Iată de ce trebuie să definim în mod clar persoana sau persoanele care se bucură de respectul și de încrederea destinatarilor noștri. Uneori am putea să ne pricepem foarte bine în ceea ce facem, însă ne poate lipsi carisma sau abilitățile pentru a ne comunica mesajele, după cum ar putea crede și publicul nostru. Nu este nimic rău în aceasta! Putem să fim buni doar la un singur lucru, noi nu putem să satisfacem toate gusturile și dorințele. Iată de ce este foarte important să găsim pe cineva, care să aibă acea credibilitate și abilități. Acel cineva poate fi cineva din publicul nostru țintă sau un expert, un partener, un funcționar sau un om de afaceri, un donator, un sponsor sau chiar o celebritate. Așadar, credibilitatea contează cel mai mult!

Să trecem la următorul element. Canalele! Cum vom transmite publicului nostru țintă mesajul pe care îl avem? Cel mai important aspect despre canale este relevanţa lor pentru publicul ţintă. Este foarte greu să informăm, de exemplu, persoanele în vârstă despre un bal de Crăciun prin intermediul Facebook, nu-i așa? Sau, de exemplu, despre o petrecere rap, prin intermediul publicităţii la un canal TV destinat familiei. Iată de ce trebuie să cunoaştem clar ce canale priveşte publicul nostru pentru a se informa și în care are cea mai mare încredere. Anume ele vor fi canalele de care avem nevoie pentru a le utiliza drept instrument de transmitere a mesajului pe care îl avem. Repet: la fel ca și în cazul altor elemente, pentru identificarea canalelor, aveți nevoie de o analiză complexă a publicului vostru țintă.

Timpul! În prezent, când în fiecare secundă primim mii de informații, este foarte important să redăm mesajul potrivit la momentul potrivit. Chiar și grecii antici au știut despre acest lucru. Ei au creat chiar și un cuvânt special în acest sens – kairos, care înseamnă moment, momentul potrivit. Ei bine, trebuie să simțim acest kairos și să-l utilizăm. Cum să facem acest lucru? În primul rând, trebuie să urmărim știrile de la nivel internaţional și pe cele de nivel naţional. Aceasta ne va oferi posibilitatea să ne adaptăm la tendinţă. Ați putea să propuneți să analizați o istorie din mass-media din perspectiva afacerii dvs. Să zicem că va avea loc o campanie electorală. Puteţi sugera să discutaţi despre cum candidaţii văd conservarea patrimoniului cultural și istoric și să vă exprimați opinia în calitate de expert. Sau puteți oferi o nouă prezentare a evenimentelor culturale la care au participat candidații în ultimele două luni. Dacă planificați propriile evenimente mass-media (conferințe de presă, briefinguri etc.), ar fi mai bine să le organizați în prima parte a zilei și la începutul săptămânii, atunci când jurnaliștii și redactorii nu sunt încă supraîncărcați cu informații și știri. O astfel de programare a evenimentului mass-media va evita situațiile în care istoria dvs. poate să se piardă în miile de știri. La fel, este important să evitați ca evenimentul dvs. să se suprapună cu alte evenimente de rezonanță, care ar putea să vă fure publicul. Orice aniversări, sărbători sau zile profesionale sunt întotdeauna o posibilitate bună de a vă transmite istoria sau mesajul. Reporterii vor avea nevoie mereu de istorii noi, așa că haideți să îi ajutăm și să le oferim noua noastră viziune. 

Despre alte tehnici și sfaturi utile de îmbunătăţire a comunicării vom vorbi data viitoare.

- principalele elemente ale comunicării sunt publicul țintă, mesajul, vorbitorul, canalul și timpul

- cel mai important dintre aceste elemente este publicul țintă, iar toate celelalte elemente ale comunicării sunt definite pe baza unei analize detaliate a publicului țintă.

La revedere și pe curând!