1. Estimarea acurateței

Nu puteţi prevedea viitorul cu o acurateţe de 100%, dar puteți partaja riscul și puteți avea un plan pentru situații neprevăzute.

Un buget este o estimare a costurilor viitoare. Ca în orice planificare de perspectivă, este imposibilă o estimare cu o exactitate de 100%. Există însă modalităţi de minimizare a erorilor, astfel încât orice abateri de la realitate ale bugetului să afecteze cât mai puțin proiectul. Iată câteva sfaturi esențiale.

Venitul:

• Stabiliți care este minimul necesar pentru a acoperi costurile proiectului.

• Conveniţi cu colegii dvs. dacă toți aceşti bani vor proveni de la organizaţia dvs. sau o parte vor proveni de la parteneri, dacă toți banii vor proveni de la un singur finanțator sau de la mai mulți, dacă toți banii vor proveni dintr-un grant sau preconizați să se obţină venit de ex. din vânzarea biletelor.

• Comparați combinația de finanțare prin grant cu venitul obținut de proiecte asemănătoare din trecut sau organizații similare pentru a verifica dacă aveți obiective realiste. De exemplu, dacă în regiune procentajul mediu din costul total al unui proiect care poate fi obținut din donaţii private este de 5-10% din costul proiectului, ar fi riscant să introduceţi în buget 30% din costul proiectului.

• Stabiliți etapele în care proiectul va obține venituri și dacă puteți introduce mijloace băneşti înainte de a începe să le folosiți în proiect; de ex. dacă obțineți finanțare prin grant, ar trebui să o garantați înainte de începerea proiectului; dacă finanțați proiectul prin vânzarea de bilete, puteți să le vindeți în avans în loc să așteptați până la lansare, de ex. www.unbound.com preia garanții bănești în avans și cartea se publică doar după ce s-a atins nivelul minim de angajament.

• Dacă mai multe părți sunt responsabile pentru obținerea venitului proiectului, este clar cine are responsabilitatea pentru fiecare tip de sursă de venit? Are fiecare partener o ţintă? Cum veți urmări progresele fiecărui partener în obținerea acelui venit?

Costurile:

• Stabiliți dacă există costuri pe care trebuie să le suportați pentru a obține finanţarea proiectului, cum vor fi achitate acestea și dacă bugetul proiectului trebuie să includă mijloace băneşti rambursate organizației.

• Atunci când lucraţi cu persoane care nu sunt angajate de organizaţia dvs. (de ex. artiști), discutaţi câte zile de muncă sunt necesare acestora și care este tariful zilnic pe care sunteți dispus să-l achitați și ei îl acceptă. Oficializați aceste discuții într-un document, astfel încât toate părțile să știe ce se așteaptă de la ele. Conveniți ce costuri vor fi acoperite din bugetul proiectului peste angajamentul de timp și dacă organizația sau artistul le va contabiliza, de ex. deplasare, cazare, materiale, producție, asigurare. Dacă este posibil, includeţi-le într-un contract semnat de ambele părți. De asemenea, conveniți momentele când se vor face plăți către părți externe, deoarece acestea vă afectează fluxurile de numerar și vă permit să verificați dacă rezultatele sunt atinse.

• Când lucrați cu parteneri, conveniţi în avans care organizaţie este responsabilă pentru fiecare din obiectivele proiectului și cine răspunde pentru costurile implicate.

• Când apelați la servicii externe, de ex. închirierea echipamentelor, obțineți prețuri de la trei prestatori diferiți, astfel încât să puteți demonstra că ați atribuit lucrarea unei părți externe care oferă combinația corectă de calitate și rentabilitate.

• Stabiliţi dacă contractele dvs. necesită o clauză privind recuperarea plăţilor efectuate unui furnizor în cazul în care acesta nu respectă standardul convenit sau data convenită. Cine va fi responsabil dacă nu puteți recupera fondurile și trebuie să plătiți un al doilea furnizor, sau un finanțator refuză să plătească pentru elemente care nu au fost livrate la standardul convenit?

• Examinați proiecte din trecut, observați dacă există costuri comparabile și utilizați acestea ca punct de plecare.

• Asigurați-vă că ați inclus toate costurile indirecte necesare. Ce aport trebuie să adăugați la costurile operaționale ale organizației pentru a acoperi servicii precum energie electrică, asigurare și curățenie?

• Introduceți o cifră de contingență de 3-7% din costul total al proiectului. Aceasta este legată de schimbări neaşteptate pe măsură ce proiectul evoluează, pe care pur și simplu nu le puteți prevedea la început, deci puneți bani deoparte pentru ele.

2. Bugetarea atunci când este implicată o altă organizație

Nu toate proiectele sunt conduse și realizate de o singură organizație; uneori pot exista mai mulți parteneri.

În aceste circumstanţe există câteva lucruri pe care le puteți clarifica încă de la început. În primul rând trebuie să conveniți cine este organizația principală și cum diferă responsabilitățile. De obicei organizația principală deține responsabilitatea finală pentru buget și rezultate. Aceasta înseamnă că finanțarea de bază din sursa principală este obținută de obicei prin intermediul partenerului principal, acesta fiind deseori cel care oferă sistemele necesare pentru gestiunea financiară a proiectului în ansamblu și sistemele de taxare pentru gestiunea vânzărilor.

Dacă partenerii individuali sunt responsabili pentru găsirea finanțării echivalente, atunci aceasta poate fi introdusă direct în bugetul de proiect al unui singur partener.

Dacă sunteţi partenerul principal, trebuie să asigurați că bugetul este suficient nu doar pentru a acoperi costurile ”directe” ale activităţilor de care răspundeți, ci și costurile ”indirecte”, cum ar fi marketing, administrație, gestiune financiară, asigurare etc.

Indiferent de modul cum se asigură fluxul de numerar într-un proiect, trebuie să conveniți în avans termenele de plată contra rezultate. Acest lucru este deosebit de important atunci când lucrați cu organizații mici, în care fluxul de numerar este deseori fragil.

Ca organizaţie principală, veți răspunde de compilarea bugetelor furnizate dvs. de către toți partenerii și de respectarea termenilor finanțatorului de bază. De asemenea, s-ar putea să răspundeți de întocmirea documentației pentru audit.

3. Ce sunt costurile ”în natură” și cum țineți cont de ele într-un buget?

Poate ați auzit despre costurile ”în natură” la colegi sau finanțatori, așa că ar trebui să vedem ce sunt acestea și cum se abordează.

Atunci când bunurile sau serviciile sunt oferite în natură, înseamnă că nu plătiți în numerar pentru ele la momentul când are loc tranzacția. De exemplu, o organizație artistică obține o contribuție în natură ca timp din partea voluntarilor săi - nimeni nu achită numerar, dar timpul are o valoare care nu trebuie ignorată. Alte exemple:

• Încăperi și spații oferite proiectului, însă fără plata unei chirii, de către organizația care le deține

• O organizație mare oferă capacități de administrare și finanțe pentru desfășurarea proiectului, dar nu solicită o taxă pentru aceasta

• Un furnizor face cadou niște materiale

Deci cum atribuiți o valoare acestui gen de contribuție?

Unii finanțatori au ceea ce, în esență, este o ”listă de tarife” care descrie nivelul de competenţă al lucrării și îi atribuie un preţ ce poate fi utilizat în scopuri de contabilitate. În alte circumstanțe, puteți evalua contribuția prin cât ar fi costat aceasta dacă ar fi trebuit să plătiți pentru ea - spații care vă sunt oferite gratuit din bunăvoință, dar care altfel percep o taxă pe oră sau pe zi.

Unele tipuri de finanțare vă permit să ”echivalați” numerarul oferit cu contribuția în natură din partea dvs. Această modalitate este utilă dacă dispuneți de fonduri limitate în numerar.

Întrebarea cheie care se pune este: ”are contribuția în natură vreun rol în bugetul meu, și dacă da, în ce domenii se poate aplica ea?”

Atunci când pregătiți un buget, este bine să separați contribuția în natură de cea în numerar. De asemenea, merită să conveniți un proces prin care să arătați ce s-a întâmplat cu contribuția în natură. De exemplu, dacă organizați un seminar sau o conferință cu intrare gratuită, ați putea solicita timpul participanților ca și contribuție în natură. De asemenea, ați putea considera drept contribuție timpul vorbitorilor, dacă nu le achitați o taxă.

Deci acum puteți:

• Să estimați mai exact costurile

• Să știți unde pot fi necesare cheltuieli neprevăzute

• Să comparați abordarea dvs. cu proiecte similare anterioare și bugetele acestora

• Să obțineți oferte de preţ de la furnizori competitivi

• Să conveniți asupra costurilor într-un contract

• Să deveniți partener cu alte organizații la proiecte comune

• Să contabilizați costurile în natură și să le adăugaţi la bugetul dvs. ca finanțare echivalentă