1. ANALIZA CONTEXTULUI

Asigurați-vă că ați analizat cu atenție:

• Problema și contextul său: sfera de cuprindere, frecvența, impactul

• Cauzele și efectele

• Sinergiile potenţiale

• Justificare: de ce ați ales această problemă, de ce doriți să activați în acest mediu, de ce ați decis să lucrați cu acești parteneri/oameni, de ce este acum momentul optim să o faceți?

Mai puteți utiliza:

• referințe la documente strategice naționale și internaționale: rapoarte, cărți albe și verzi, planuri de dezvoltare

• citate din publicații, sondaje

• bune practici și inspirații

2. DESCRIEREA ORGANIZAȚIEI

Când elaborați descrierea organizației dvs., nu uitați să explicați:

• Cine sunteți? Care sunt originile dvs./mandatul dvs. de acțiune?

• Care este structura organizatorică, sfera de acţiune și amploarea activității dvs. (numărul de angajați, sursele de finanțare)

• Cât de amplu este parcursul dvs. (nivel de experienţă, know-how, succese)

• Care sunt cele mai importante grupuri-țintă cu care ați lucrat și impactul pe termen lung?

• Cât de vastă este rețeaua dvs. de contacte?

3. CALITATEA PARTENERIATULUI/CONSORȚIULUI DE PARTENERI

Dacă vreți să convingeți experții despre potențialul adecvat de cooperare în cadrul consorțiului, vă rugăm să vă concentrați pe următoarele aspecte:

• Cum v-ați găsit partenerii și ați rămas cu ei (valori, priorități identice sau scop comun, resurse diferite)?

• Care a fost procesul de pregătire și elaborare a ideii (contacte, participarea tuturor partenerilor)?

• Veți fi realmente capabil să prelungiți proiectul în mod independent? Datorită cărui fapt?

4. MANAGEMENT

Un management adecvat este un element esențial, atât pentru o aplicare cu succes, cât și pentru o implementare fără probleme a proiectului. Atunci când elaborați această parte, vă rugăm să menționați:

• Persoanele responsabile, funcțiile lor, relațiile reciproce și ierarhia în ceea ce privește procesul decizional

• Comunicarea și coordonarea în echipă: instrumente, frecvenţa reuniunilor

• Aranjamente de planificare și implementare cu privire la diviziunea sarcinilor și responsabilităților

• Proceduri juridice și financiare: flux de numerar și documente necesare

• Monitorizare: verificarea concordanței cu formularul de înscriere, bugetul și calendarul

5. DISEMINARE

Rezultatele și impactul proiectului trebuie prezentate lumii în mod corespunzător şi eficient. Partea de difuzare, inclusiv elementul de promovare și (destul de des) unele elemente de durabilitate, ar trebui să cuprindă:

• Scopul difuzării și auditoriul-ţintă

• Analiza grupurilor-țintă/părţilor interesate/audienței (comportamentelor, deprinderilor, gusturilor, competențelor, prestigiului)

• Selectarea canalelor de promovare; instrumente și acțiuni dorite pentru fiecare auditoriu selectat

• Un mesaj coerent atât la nivel vizual, cât și la nivel de idee

• Potențialul de multiplicare a rezultatelor proiectului

6. IMPLEMENTAREA

După un drum lung și dificil, am ajuns în sfârșit în punctul în care putem descrie ce dorim de fapt să realizăm în cadrul proiectului. Fiți atenți la prezentarea clară a două abordări

Descrierea metodologiei: ce tip de strategie ați ales și de ce?

Care este relația acesteia cu rolurile părţilor interesate (cine este implicat și de ce?)

• Contextul specific, ipoteze și riscuri incluse

• Resursele necesare (umane, tehnice)

Descrierea activităţilor:

• Ce se va face (forme ale evenimentelor/activităților și conținutul lor)?

• Cum și de către cine (organizatori, experți)?

• Cine va participa și va fi implicat direct/indirect?

• Unde va avea loc?

• Care este perioada sau pregătirea/organizarea/sinteza/evaluarea evenimentelor?

CÂTEVA SUGESTII PRIVIND BUGETUL ȘI CALENDARUL:

1. Întotdeauna verificaţi în instrucțiunile pentru propunerea respectivă:

• ce costuri sunt eligibile și care este perioada de finanțare (data de început/sfârșit)

• dacă există limite pentru un anumit capitol (de ex. management, promovare etc.)

• care este flexibilitatea bugetului (care este procentajul costurilor pe care le puteți muta dintr-un capitol în altul fără a cere permisiunea agenției relevante/operatorului de apel)

• ce fel de detalii trebuie să oferiți (foarte frecvent, credibilitatea bugetului este estimată pe baza detaliilor oferite și nivelului de cheltuieli)

2. Încercați să estimați în mod realist volumul de muncă al persoanelor care asigură calitatea proiectului în următoarele categorii:

• Manageri

• Alți specialiști

• Secretari

• Contabili

• Juriști

• Auditori

• Întreţinere IT

• Manageri PR

3. Verificați ratele medii de piață în legătură cu categoriile de mai sus. Foarte des, vi se va cere să le justificați (valoare pentru bani/eficiența resurselor investite).

4. Chiar dacă cunoașteți o variantă de cazare/deplasare bună și ieftină, întotdeauna să aveți o rezervă pentru acest tip de costuri. Puteți negocia unele onorarii ale experților, dar biletele de avion este puțin probabil să coste mai puțin.

5. Este bine să alocați 2-3 luni doar pentru pregătirea proiectului:

• dacă nu aveți o echipă experimentată - veți putea găsi și recruta cele mai bune persoane, permițându-le să se obișnuiască unii cu alții

• dacă proiectul dvs. este destul de vast și necesită o procedură specială (de ex. licitație oficială), în cazul procedurii cu subcontractanţi/servicii - veți putea planifica atent și să verificați din nou dacă totul merge bine

• Dacă lucrați cu parteneri internaționali – veți putea să semnați contractul, specificând atribuţiile reciproce, și să organizați reuniunea de lansare, la care veți discuta toate diferențele juridice și potențialele obstacole în privința realizării proiectului

6. Este la fel de important să alocați 2-3 luni pentru elaborarea rezumatului proiectului:

• Veți putea să trageți concluziile și să le prezentați publicului larg (evaluarea finală a proiectului dvs. va fi superioară)

• Veți putea parcurge toate documentele și verifica dacă totul este în ordine. Dacă sunt necesare unele corecții, pur și simplu va fi prea târziu să le faceți după încheierea oficială a proiectului.