Primul este cel care se bazează pe proiecte. Este vorba de așa-numitele organizații bazate pe proiecte. În special organizații culturale mici care lucrează la câteva proiecte. Acestea solicită finanțare de la donatori de granturi sau sponsori, apoi implementează proiectul, îl termină, după care caută altul. Sau pot avea mai multe proiecte care deseori se desfășoară în mod simultan, în paralel. Deci acesta este un model specific organizațiilor bazate pe proiecte.

Există apoi al doilea tip. Acela al organizațiilor bazate mai mult pe produse sau servicii. Aici ar putea intra agențiile de publicitate sau companiile de producție cinematografică sau de teatru - adică cele care oferă produsul. Ele produc un film după altul, ori prestează un serviciu de publicitate comercială. Sau ar putea fi chiar designeri de modă. Aceştia creează colecții, adică un fel de produs care apare pe piață la fiecare jumătate de an. Au și ei unele produse de vânzare. Sau servicii. Și ei activează pe piață, având procese de afaceri care sunt organizate și create pentru furnizarea produselor și serviciilor.

Apoi există al treilea tip de operațiuni pe care le pot utiliza organizațiile culturale și întreprinderile creative. Este un tip mixt, adică atunci când vinzi produse și servicii mai bune pe o piață și totodată implementezi unele proiecte. De fapt, vă puteți gândi tot la companiile de producție teatrală. Acestea pot avea spectacole regulate, pe care le prezintă clienților în teatrul din oraș, iar apoi un proiect pentru crearea și prezentarea unei noi producții. Deci pentru ele este un proiect pe care îl implementează.

Ce este un proiect? Să ne reamintim. Un proiect este un set de activități limitate în timp, limitate ca resurse și având ieşiri clare. Acestea nu se repetă, deci într-un fel setul de activități este unic. Proiectele pot fi asemănătoare între ele, dar de obicei fiecare proiect este unic.

Pe de altă parte, un serviciu sau un produs este ceva care poate fi imitat sau puțin adaptat, și pe care îl poți cumpăra de multe ori. Sau îl poți vinde iar și iar.

Deci care sunt provocările cu care se confruntă organizațiile în aceste trei moduri? Organizațiile bazate pe proiecte se confruntă adesea cu provocarea schimbării produselor sau serviciilor. Adică, v-ați obișnuit să căutați bani pentru a implementa proiecte: un proiect, altul, încă unul... Dar apoi nu aveți un serviciu sau un produs pe care îl puteți vinde iar și iar.

Pe de altă parte, dacă ne uităm la organizații sau mai ales la întreprinderi creative care vând produse și proiecte, acestea neglijează destul de des faptul că au nevoie de proiecte. De exemplu, dacă acestea trebuie să-și certifice procesele interne, eventual să-și restructureze site-ul - au de realizat un proiect unic. Deci ele au o altă problemă, puțin diferită.

Cum o abordează? Ce li se poate recomanda? Asta vom studia noi acum.

Deci, prima provocare cu care se confruntă destul de des organizațiile în legătură cu produsele și proiectele este distincția dintre acestea două. Asigurați-vă că înțelegeți definiția proiectului care a fost menționată mai sus. Și anume: un set de activități limitate în timp, limitate ca resurse și având ieşiri clare. Verificați așadar dacă ceea ce desfășurați în prezent corespunde cu ceea ce se înțelege prin proiect. Dacă aveți un produs și un serviciu, probabil știți ce este acesta. Dar la unele organizații, în special la cele bazate pe proiecte, s-ar putea să nu știți că de fapt oferiți un serviciu.

De exemplu, câțiva sponsori v-au abordat ca să-i ajutați să editeze un program pentru evenimentele lor culturale. Ați putea crede că acesta este un proiect, dar de fapt nu faceți decât să prestați un serviciu clienților voștri, sponsorilor care doresc servicii de organizare pentru activități și evenimente muzicale. Deci fiți siguri că înțelegeți ce produse și servicii oferiți deja sau ce proiecte pregătiți, implementați deja sau administrați. Stabiliți care sunt produsele și serviciile, respectiv proiectele.

A doua provocare cu care se confruntă organizațiile culturale și întreprinderile creative este prezența prea multor proiecte. Vă uitați în jur, și iată un proiect, apoi alt proiect, încă unul mic, unul mare... la un moment dat, situația poate deveni copleşitoare și enervantă, fiindcă nu mai știți cine răspunde de anumite proiecte, chiar dacă toți colegii voștri sunt manageri de proiect în același timp.

Cum să ieșim din această încurcătură? Există un concept important - portofoliul de proiecte. Vă analizați toate proiectele apoi le ordonați într-un portofoliu. Vedeți care proiecte sunt cele interne - cele pe care le implementaţi cu resurse proprii pentru a vă consolida capacitatea instituțională - pe scurt, pentru a vă optimiza activitățile. Deci, vă elaborați site-ul sau vă reorganizați biroul pentru că asta ar putea necesita trei luni și multe resurse.

Apoi aveți și proiecte externe, adică cele care primesc finanțare din surse externe, fie prin granturi, fie de la sponsori, sau poate percepeți taxe de la public pentru ele, sau aveți o combinație a celor de mai sus, deci ar putea exista modele financiare diferite.

Aşadar, ce sunt aceste proiecte? Sunt mari sau mici? Dacă examinați situația, atunci îi puteți face o analiză comparativă cu ajutorul strategiei organizaționale. Pentru aceasta există un curs online de management strategic. Apoi, puteți vedea că în portofoliu aveți prea multe proiecte interne și prea puține proiecte externe. Sau că toate proiectele externe sunt oarecum în afara verigii din lanțul valoric pe care ați definit-o în strategie și de care vă ocupați. Dintr-odată, ați putea observa că aveți prea multe proiecte irelevante sau prea puține proiecte utile, de exemplu, pentru dezvoltarea internă. Prea multe proiecte cu finanțare externă, nu suficiente proiecte interne. Desigur, termenul „suficient” este subiectiv, dar aplicarea acestei tehnici de gestionare a portofoliului este o bună metodă pentru conducerea organizației voastre.

Apoi există și o a treia provocare. Este modul de trecere de la proiecte la produse și servicii. Vorbim despre situația în care organizațiile bazate pe proiecte au prea multe proiecte, dar de fapt ele nu știu cum să intre pe piață, să vândă noi produse sau servicii pe o piață unde au competența să facă acest lucru.  Poate că ele au cunoscut deja cazuri în care au fost abordate de potențiali clienți.

Gândiţi-vă la o organizație culturală... Să luăm un exemplu. Avem un organizator de festivaluri din Ucraina; de cinci ani, organizează un mare festival în aer liber cu accent pe muzică etno. Este o marcă binecunoscută și de fapt sunt multe de acest fel în Ucraina. Contactează sponsori și obține granturi, iar în fiecare an se ocupă de obținerea finanţării pentru ca acel festival să continue. De fapt, atunci când această organizație elaborează propuneri către sponsori sau cereri de grant, ea poate include un anumit element, alocă bugetul pentru personal și timp, în vederea dezvoltării serviciilor de organizare pentru industria muzicală. Ce vreau să spun: ei cunosc toți muzicienii importanți care abordează genul etno. Au toate contactele, știu cum să organizeze un mare spectacol. Și pot vinde această competență ca un serviciu. O pot oferi unor companii care doresc evenimente corporative sau chiar altor organizatori de festivaluri, poate mai mari. Și pot oferi servicii de organizare, dar trebuie să pună cifra (care este prețul acestui serviciu?), trebuie să descrie efectiv serviciul, modul în care ar funcționa acesta, sau pot examina un alt model atunci când oferă un serviciu ca agent sau producător pentru muzicieni noi și promițători, atunci când îi reprezintă pe aceștia în relația cu distribuitorii, cu studiourile, atunci când aranjează muzica... Și poate că există un gol în acest lanț valoric, iar ei doresc să ajungă acolo, dar este nevoie de timp pentru a afla ce înseamnă să fii agent, ce taxă să ceri trupelor pentru că ești agentul lor, cu care studiou să lucrezi... E ceva muncă.

Deci, atunci când acest organizator se ocupă de un festival, de ce să nu includă în buget o anumită sumă pentru a perfecționa, a dezvolta acest serviciu, a efectua un test, iar apoi, după încheierea festivalului, să poată spune că are un serviciu care poate fi oferit clienților potenţiali.

De fapt, organizațiile și programele de granturi, și chiar sponsorii, își doresc să vadă acest lucru, deoarece îl consideră un element de durabilitate financiară a organizațiilor bazate pe proiecte. Pentru că mergând de la un proiect la altul... Puteți face asta; multe organizații care activează de decenii apreciază asta, dar de fapt, la un moment dat, e bine să treceți la modelul mixt, atunci când aveți anumite produse și servicii care pot fi cumpărate gata de utilizare - ei vin și întreabă, iar voi spuneți prețul, puteți negocia, serviciile sau produsele voastre sunt cumpărate și puteți continua să lucrați cu proiecte în modul ales.

Așadar, am examinat provocările cu care se confruntă organizațiile - organizaţiile culturale și întreprinderile creative - atunci când se ocupă de proiecte și produse și am aflat câteva sfaturi și moduri privind analiza portofoliului de proiecte, modul cum deosebim produsele și serviciile de proiecte și cum transformăm proiectele în produse și servicii.