De asemenea, un buget constituie baza care permite elaborarea unei proiecții privind fluxul de numerar. Diferenţa dintre buget și flux de numerar este că bugetul prezintă de obicei un set de totaluri, iar fluxul de numerar descompune totalul de-a lungul unui calendar în care vor fi suportate costurile sau va fi obținut venitul.

De obicei, specialiştii în domeniul culturii trebuie să pregătească bugetul pentru unul sau mai multe din următoarele motive:

• Pentru managerul lor

• Pentru un finanțator

• Pentru a obține o finanțare

• Pentru a transfera de la un manager responsabilitatea privind cheltuielile

Deci în toate cazurile dvs. pregătiți un buget înainte de începerea unui proiect. Ideal ar fi să pregătiți bugetul în timp ce se confirmă rezultatele proiectului, pentru că ar fi absurd să vă luați angajamentul de a realiza niște activități al căror cost nu-l știți!

În forma sa cea mai fundamentală, un buget este o listă a tuturor activităţilor din cadrul unui proiect și cea mai bună apreciere în numerar privind costul fiecărei activități. Un tabel Excel este o modalitate practică de a elabora această listă de costuri, întrucât puteți include cu ușurință diverse calcule și rezumate. De asemenea, veți avea nevoie de un document care rezumă toate notele esenţiale ce însoțesc tabelul Excel. De exemplu, puteți avea nevoie de asigurări specifice pentru proiect, caz în care tabelul Excel poate conţine costul estimat, iar documentul Word poate conţine date despre locul de unde s-a obținut cotația și răspunderile care sunt acoperite de asigurarea care urmează a fi acceptată.

Puteți afla că există modalități prin care se pot împrumuta resurse fără vreun cost în numerar, de ex. o organizație parteneră vă oferă un loc de expunere fără să vă ceară vreo taxă. În acest caz, va trebui să aveți un acord scris cu partenerul, iar documentul respectiv va însoți tabelul Excel.

1. Stabiliți ce se introduce în buget

De obicei profesioniştii din domeniul creativ stabilesc destul de bine costurile activităţilor creative. Problema care le provoacă îngrijorare este dacă au avut dreptate atunci când au estimat costurile activităţilor de marketing, de promovare și de alt gen care au ca scop atragerea publicului. Dacă există vreun domeniu care poate fi uitat din bugetul unui proiect, acesta este costul ”ascuns” aferent unor aspecte precum energie electrică, încălzire, iluminat, asigurare, guvernanță etc.

Pentru aceasta vă poate fi de ajutor Template 1 - budget and cashflow care prezintă o listă a elementelor de venituri și de costuri, astfel încât să puteți stabili care din ele este adecvat proiectului dvs.

Veți găsi în Template 2 - assets and income streams un set de explicații succinte pentru diversele tipuri de venituri, astfel încât, dacă studiați moduri prin care să vă diversificați proiectul și venitul organizațional, aveți o mână de ajutor!

Un alt mod în acest sens este să vă faceţi o copie a diagramei de mai jos, pe care să o utilizaţi pentru a stabili ce se întâmplă pe parcursul proiectului de la etapa ”bazată pe creativitate” până la cea ”axată pe public” și să folosiţi al treilea vârf al triunghiului pentru a verifica din nou dacă ați inclus orice costuri ”ascunse” sau indirecte pe care le va suporta organizația și orice venituri obținute din activități conexe cum ar fi un magazin sau o cafenea.

În secţiunea resurse suplimentare veți găsi legături către diverse documente care abordează în special diversificarea venitului.

2. Optimist sau precaut în planificarea venitului

Dacă planificați pentru cazul cel mai grav, atunci succesul devine o mare problemă.

Ați putea sau nu ați putea să finanțați tot proiectul cu ajutorul unui grant. La nivel mondial, tendința este ca organizațiile artistice să obțină tot mai multe venituri din alte surse decât granturile. Întrucât acest curs se axează pe abilitățile de bugetare, nu pe cele de generare a venitului, merită să detaliem puțin lucrurile.

La planificarea venitului obținut pentru un proiect, prima întrebare care se pune este ”Ce active avem și cum le putem da o valoare monetară?” A se vedea Template 2 - assets and income streams pentru o listă de posibile active luate în considerare.

A doua întrebare ar fi: care este capacitatea maximă a unui activ – câte locuri are o sală de teatru? Câte persoane pot sta într-o cafenea? Ce vânzare are în mod normal un magazin într-o lună?

După ce ați răspuns la aceste întrebări puteți începe să stabiliți niște obiective privind venitul obținut pentru proiectul dvs. Ideal ar fi să aveți două seturi de cifre pentru venitul obținut - din care cel optimist reprezintă un set ambițios de obiective convenit cu echipele de marketing, vânzări și sponsorizare. Există însă și setul precaut de obiective, care include minimul necesar pentru a acoperi decalajul de finanţare dintre grantul alocat și costul proiectului, adică ceea ce veți prezenta ca țintă a proiectului în discuțiile cu finanțatori și alte părți externe.

Pentru a putea stabili obiective realiste, trebuie să aveţi o idee despre normele sau mediile din ţara dvs., pentru dimensiunea organizaţiei dvs. și sectorul dvs. Deși nu avem date locale pe care să le oferim ca reper, putem oferi un set solid de date spre comparație de la organizații din Regatul Unit. În Template 3 - benchmark data veți observa că am inclus cinci dimensiuni de organizații prin prisma veniturilor totale. Acestea sunt prezentate în coloane. Veți observa că, pe rânduri, am indicat procentajul mediu al venitului total rezultat din acest tip de venit pentru fiecare din cele cinci dimensiuni de organizație. De exemplu, la organizaţii cu o cifră de afaceri mai mică de 200.000 lire sterline, procentajul mediu al venitului obţinut de o organizaţie din donaţii private este de 2,1%, în timp ce la o organizaţie cu o cifră de afaceri peste 10 mil. lire sterline procentajul mediu al venitului obținut din cafenea și alimentație publică este de 13,7%. Aceste date sunt obţinute de la Culture Benchmark, care deţine informații financiare despre profit și pierdere pentru circa 1500 de organizații artistice non-profit.

Deci acum puteți:

• Să decideţi destinatarii bugetului și astfel nivelul corespunzător de detaliu

• Să stabiliți dacă acest buget permite delegarea către dvs. sau de la dvs. către alte persoane

• Să examinați o lungă listă cu posibile tipuri de venit care pot fi potrivite pentru proiectul dvs.

• Să analizaţi activele pe care le aveţi la dispoziţie și să studiați modul cum acestea pot fi utilizate pentru a obține venitul

• Să observaţi diferenţa în nivelurile medii ale diverselor tipuri de venit la organizaţiile britanice de dimensiune comparabilă

• Să stabiliți obiective privind venitul obținut pentru proiectul dvs.