Totuși, nu puteți gestiona un proiect în derulare doar cu un set de totaluri. Într-adevăr, nu puteţi definitiva un buget fără a stabili când vor fi folosite mijloacele bănești, fiindcă există momente în care se cheltuie bani înainte de obținerea venitului, deci trebuie să stabiliți cum vor fi plătite facturile dacă contul proiectului este gol!

În Template 1 - budget and cashflowveți observa, în fila a doua a registrului de lucru, că puteți prelua suma totală în rândul venit/cost și o puteți aloca pe o perioadă de 12 luni. Nu ezitaţi să faceți acest lucru. Dacă doriți să lucrați cu săptămâni sau trimestre în loc de luni, o puteți face. Dacă proiectul dvs. va dura mai mult de un an, puteți să adăugați ani în plus.

După ce aveți perioada de timp corectă de la stânga la dreapta în filă, următorul pas este să stabiliți când va apărea fiecare element de venit sau cost în acest calendar. Pentru a face aceasta cu exactitate, ar trebui să adăugaţi mai multe rânduri sub rubricile cheie, astfel încât să puteți separa, de exemplu, un set de plăți etapizate către artiștii solicitați.

De asemenea, ar trebui să analizați dacă va exista un decalaj de timp între emiterea sau primirea unei facturi și data la care aceasta este plătită. De exemplu, dacă o societate vă trimite o factură pentru un echipament închiriat de dvs., ar putea exista o perioadă de credit de 30 de zile. Deci, dacă facturarea are loc la data de 1 a lunii, acea societate nu se așteaptă să primească plata înainte de ziua 30 a lunii.

Dacă proiectul dvs. este finanțat prin granturi, trebuie să stabiliți dacă finanțatorul plătește în avans sau la scadență? Dacă mijloacele bănești sunt transferate societăţii dvs. imediat după atribuire, atunci plata se efectuează înainte de livrare. Dacă, așa cum se întâmplă în multe proiecte finanțate de UE, organizația dvs. solicită grantul în timpul proiectului sau după proiect, atunci plata se face la scadență, adică după ce costurile au fost suportate. Aceasta are un impact hotărâtor asupra fluxului de numerar!

Deci, dacă activitatea de bugetare stabilește care și cât vor fi venitul și costul, atunci activitatea de pregătire a fluxului de numerar va răspunde la întrebarea: când aceste mijloace băneşti vor intra sau ieși?

Verificaţi următoarele în fluxul de numerar și documentele dvs.:

• Corespunde totalul din buget cu suma totală pe care ați alocat-o în calendarul proiectului?

• Ați ținut cont de eventualele întârzieri în primirea sau plata mijloacelor bănești?

• Există momente când ajungeți în deficit, adică în care cheltuielile depășesc venitul?

• Dacă ajungeți în deficit, cum veți plăti facturile? Ați convenit acest lucru în cadrul organizației?

• În ceea ce privește datele când fondurile vor fi primite sau plătite, corespund contractele cu furnizorii cu fluxul de numerar pe care l-ați pregătit?

• Ați convenit cu finanțatorul sau în cadrul organizației dvs. ce documentaţie este necesară ca dovadă că mijloacele băneşti au fost folosite și ați menţionat aceasta în contractele dvs. cu furnizorii?

• Este prevăzut în contractele dvs. cine răspunde dacă costurile sunt suportate dar rezultatele nu sunt obţinute și acoperă bugetul dvs. de urgență astfel de cazuri? Dacă nu, sunteți asigurat în mod corespunzător?

1. Ce faceți dacă previziunea fluxului de numerar arată că veți ajunge în deficit?

Nu este neapărat o nenorocire dacă un proiect ajunge la un moment în care costurile suportate depășesc venitul. Totuși, este necesară o planificare.

De exemplu, o societate de coregrafie câștigă un grant de 50.000 lire sterline pentru un proiect care durează peste 12 luni. Fondurile vor fi plătite în trei rate - 15.000 lire sterline la început, 15.000 în luna a șasea și 20.000 după finalizare, adică în luna 13, deoarece proiectul se încheie în luna 12.

Costurile totale ale proiectului au fost bugetate la 55.000 lire sterline, deoarece societatea de coregrafie preconizează să obțină 5.000 de lire sterline din vânzarea biletelor.

Provocarea pentru liderul proiectului este că acesta preconizează să suporte costuri de 40.000 lire sterline până la finalul lunii 11, dar va primi doar 30.000 din grant până la acel moment, și chiar dacă poate vinde în avans toate biletele (5.000 lire sterline), va avea totuși un deficit de 5.000 lire sterline. Dacă facturile nu sunt plătite până la sfârșitul lunii 11, există riscul ca dansatorii să nu dorească să evolueze, ceea ce ar periclita întregul proiect. Ce se poate face în acest caz?

Ei bine, vestea bună este că în prognoza fluxurilor bănești această provocare a devenit vizibilă, deci este cunoscută de către managerul de proiect și conducerea superioară înainte de începutul proiectului. La nivel de organizaţie, membrii conducerii superioare pot stabili împreună cu directorul financiar dacă există suficiente fonduri în alte conturi pentru a putea acoperi acest deficit la nivel intern, sau este necesar fie să negocieze un alt grafic de plată cu finanțatorul, fie să obțină un împrumut bancar pentru a acoperi deficitul. Dacă organizația hotărăşte că are nevoie de un împrumut, atunci costul dobânzii pe care o percepe banca trebuie adăugat la costurile proiectului înainte de a definitiva bugetul cu finanțatorul!

Deci acum puteți:

• Să indicați momentele când mijloacele bănești sunt primite sau folosite

• Să introduceți plăți etapizate într-un contract pentru a reflecta etapele activității finalizate

• Să evaluați dacă proiectul dvs. va ajunge în deficit, iar dacă da, să planificați acoperirea acestuia

• Să stabiliți cine răspunde pentru costurile neplanificate sau depășirea bugetului și să puneți în ordine detaliile contractului înainte de începere