În Regatul Unit, de exemplu, un donator întreba: Ce cunosc sau ce experiență au membrii consiliului de administrație al organizației dvs. în legătură cu beneficiarii cu care vreți să lucrați? Dacă în consiliul de administrație aveți persoane renumite sau influente, dar fără experienţă în domeniul sau localizarea proiectului, atunci trebuie să aduceți în consiliu noi membri, care au experiența necesară.

Unii donatori solicită declaraţii despre organizație sau anumite aspecte. Se includ aici: politicile de gen, accesul persoanelor cu dizabilități, politica privind drogurile, politicile privind munca copiilor, auditele financiare. Este bine ca aceste politici să fie formulate și implementate înainte de a solicita o finanțare. Ar fi foarte ciudat dacă declarația dvs. cu privire la gen este redactată doar cu o zi înaintea cererii.

În cazul în care un donator solicită auditele, atunci verificați frecvența lor. Nu este același lucru să fii obligat să prezinți documentație la fiecare trei ani sau la fiecare șase luni. Auditele sunt activități care necesită timp și atenție. Prin urmare, asigurați-vă că dispuneți de personal și sisteme pentru a putea gestiona aceste procese. Documentele trebuie să fie 100% exacte și trebuie prezentate astfel încât să fie ușor accesibile.

Unii donatori solicită conturi separate pentru fondurile pe care le oferă. Alții plătesc întârziat, deci verificați dacă vă puteți acoperi costurile suportate până la primirea fondurilor acordate.

Alții v-ar putea solicita să fiți contribuabili sau entități înmatriculate corespunzător în țara lor. Aceste etape sunt lungi și costisitoare. Dacă faceți greșeli, s-ar putea să vă coste organizația. Domeniul dezvoltării este plin de rețele care au eșuat. Foarte des, aceasta se întâmplă deoarece un birou de colectare de fonduri de pe un alt continent începe să activeze în mod independent de restul reţelei pe care ar trebui să o deservească.  Sfatul meu: Dacă deschideți un birou nou într-o locație nouă, acesta trebuie să fie în responsabilitatea unei persoane din restul rețelei.

Unii donatori au cerințe privind nivelurile dotării cu personal, cifra de afaceri anuală, rezervele financiare, înregistrarea juridică, declarațiile fiscale etc.

Solicitaţi administratorului dvs. să analizeze întâi aceste cerințe și discutați modul în care ele pot fi abordate, înainte de a solicita o întâlnire cu donatorul. Nu începeți cu ochii închiși procesul colectării de fonduri. Timpul dvs. este prețios, deci nu-l irosiți.

Timpul investit în toate aceste proceduri de suport administrativ nu este irosit, fiindcă majoritatea cerințelor respective vor exista și la alți donatori. Prezența tuturor acestor sisteme administrative vă va face mai competitivi, mai siguri și mai atractivi pentru donatori.