Totuși, vom fi meticuloși și vom parcurge o listă de verificare a elementelor de care aveți nevoie pentru a raporta finanțele proiectului în mod eficient, exact și la timp.

Urmărirea veniturilor

• informațiile de la sistemul EPOS sau sistemul de taxare care prezintă valoarea vânzărilor

• notele informative ce confirmă granturile primite pentru proiect și datele la care ar trebui efectuată plata

• notele informative ce confirmă sponsorizarea și detalii despre modul și momentul oferirii acesteia către organizație

• metode care confirmă valoarea și primirea donaţiilor

• borderou, adică fila flux de numerar, actualizat după necesitate, având în vedere etapa de proiect în care sunteți (de ex. planificare vs. realizare)

Furnizarea unui rezumat la zi al costurilor

• chitanțe pe hârtie sau prin e-mail pentru toate costurile suportate în legătură cu proiectul. Dacă activitatea este facturată pe o singură factură care cuprinde mai multe proiecte, atunci trebuie să se indice care linii sunt atribuite proiectului pe care îl gestionați

• pistă de audit care indică aprobarea cheltuielilor suportate de către un manager competent

• documentația privind modul în care eventualele costuri indirecte sunt facturate proiectului și cum sunt ele calculate, verificate și aprobate

Raportarea surprizelor și a veniturilor/costurilor neprevăzute

• prezentarea procesului prin care a fost convenit costul, indicând cauza acestuia și alocarea conform bugetului de urgență

Păstrarea documentației pentru audit

• fișiere ordonate după dată și separate pe domenii principale de venit și de cost, cu copii pe hârtie ale tuturor facturilor, chitanțelor, confirmărilor de plată și contractelor

• dacă finanțatorii precizează modelul de utilizat, asigurați-vă că acesta este într-adevăr utilizat!

Deci acum puteți:

• să mențineți o documentație exactă a finanțelor proiectului

• să observați cât din venitul planificat a fost introdus

• să eliberați bonuri sau confirmări de acceptare a cheltuielilor

• să mențineți documentele pentru a fi auditate de un finanţator

Acest curs a reprezentat o primă introducere în bugetarea proiectului. Deși nu veți deveni peste noapte un expert, vă puteți face o idee despre factorii care trebuie luați în considerare.

În realitate, dacă nu ați mai gestionat un buget de proiect, veți începe probabil cu gestionarea unor proiecte mai mici, fără prea multe riscuri, dar nici prea multe ocazii de a face greșeli mari. Sau veți lucra la proiecte mari, dar veți raporta cuiva care are mai multă experiență decât dvs. în gestionarea finanțelor.

Această experienţă vă va pregăti pentru a lucra la proiecte mai mari și mai complexe.

Ca persoană care a elaborat bugete timp de câteva decenii, consider că există domenii în care am multă experiență și știu ce trebuie făcut pentru a lucra bine, dar există și domenii noi în care planific bugete pentru prima dată. Atunci când fac ceva nou, este posibil să omit planificarea unor lucruri și va fi necesar un buget de urgență ceva mai mare. Uneori aceasta înseamnă să mă asigur că există bunăvoință din partea clientului și a partenerilor, astfel încât, atunci când apare ceva neprevăzut, toți să contribuie cu timp și resurse pentru remediere. Acesta este cazul ideal. Însă viaţa nu ne pune întotdeauna în situații ideale, deci trebuie să planificați atât pentru cazul cel mai grav, cât și pentru cazul cel mai fericit!