1. Cât de mult poate fi ”bătut în cuie” la început?

Cu cât stabiliți mai multe la început, cu atât există mai puține situații care vă prind pe picior greșit. Aceasta presupune contracte bune cu furnizorii și un plan clar pentru elementele venitului obținut din proiect, cu un nivel cât mai realist al venitului obținut din vânzările în avans sau în perioada de promoție.

1.1 Gestionarea costurilor

Avantajul unor contracte ferme cu furnizorii este că știți ce urmează să facă aceștia și care sunt costurile, deci în locul unui set de costuri deschise, care sunt doar facturate atunci când sunt suportate, dvs. de fapt stabiliți un plafon pentru suma pe care o veți cheltui la orice element contractat.

O modalitate de a distinge elementele fixe ale bugetului dvs. de cele variabile este să le colorați - verde pentru elementele contractate și cele convenite în avans și portocaliu pentru domeniile de cheltuieli care sunt variabile, de ex. cheltuieli de deplasare sau facturi pentru masă și cazare.

Pentru aceste elemente, bugetul dvs. vă arată care sunt cheltuielile maxime. Acum, sarcina dvs. este să urmăriți cheltuielile pe măsură ce sunt suportate și să verificați dacă apar supra-cheltuieli. Pentru aceasta, trebuie să creați un proces prin care persoanele implicate în proiect prezintă formulare de cheltuieli (Template 4 - expenses claim form) cu chitanțe. Chitanțele sunt necesare pentru a dovedi că costurile au fost suportate efectiv. Dovada poate fi prezentată doar la nivel intern, sau finanțatorului. Pentru proiectele finanțate de UE există modele pe care ar trebui să le utilizați pentru dvs. și pentru a oferi o pistă de audit completă, dacă este necesar. Mai pot exista reglementări privind costurile eligibile - puteți folosi bani din grant pentru băuturi alcoolice la o cină? Puteți deconta un bacșiș oferit unui ospătar? De obicei o organizație sau un finanțator a decis deja care este abordarea standard. Trebuie doar să o cunoașteți și să o transmiteți oricărei persoane care cheltuie sume pe care va încerca să le deconteze din bugetul proiectului!

Cine aprobă costurile? Trebuie să existe o singură persoană responsabilă pentru aprobarea facturilor și avizarea plății acestora. La nivel intern trebuie să stabiliți dacă acea persoană sunteți dvs., ca lider al proiectului, sau șeful departamentului finanțe. Și pentru aceasta există deseori un proces deja stabilit în organizația dvs. - trebuie doar să știți care este și să-l utilizați!

Un alt sfat esențial este să rugați furnizorii care lucrează în mai multe proiecte să indice proiectul la care se referă factura (sau, după caz, linia dintr-o factură). Astfel vă puteți asigura că, în cazul în care doar o parte din factură se referă la proiectul dvs., nu veți ajunge să achitați toată factura!

Scopul este să obțineți un proces care vă permite:

• Să stabiliți cheltuielile maxime pentru un domeniu de cost și să aflați care sunt rezultatele acoperite de acea linie bugetară (care ar trebui să apară din bugetul dvs.)

• Să verificaţi acest set planificat de rezultate și costuri comparativ cu contractele încheiate la începutul proiectului și cu facturile pentru elementele variabile care vor apărea pe parcursul proiectului

• Pentru costuri variabile, cum ar fi cele de deplasare, cazare și subzistenţă, procesul dvs. de primire a unei fișe de cheltuieli și de aprobare a acesteia înainte de a fi achitată de către departamentul finanțe reprezintă o garanţie că nu veți ajunge să suportați costuri la care nu vă aşteptaţi sau pe care nu le-ați convenit.

• Să verificați cât de rapid devin cunoscute costurile variabile după sfârșitul lunii - vreți să evitați situația în care un membru al echipei nu a prezentat cheltuieli timp de câteva luni, credeți că aveți cheltuieli sub nivelul prevăzut și realocați fondurile, descoperind apoi că există o factură de achitat!

• Să respectați protocoalele convenite privind costurile maxime pentru cazare la hotel, mese la restaurant etc.

Pe măsură ce proiectul se derulează, trebuie să reconciliați cheltuielile preconizate cu cele reale. Acesta este motivul pentru care aveți nu doar un buget, ci și un flux de numerar.

Întrebarea este: cât de des trebuie să actualizați fluxul de numerar astfel încât să transformați cheltuielile preconizate în cheltuieli efective și să aflați care este situația reală? La un proiect pe termen lung, cu activităţi destul de lente și previzibile, ar fi suficient ca fluxul de numerar să fie actualizat din preconizat în efectiv o dată pe lună. Dacă vă aflați la mijlocul unei perioade de activitate foarte intensă, fluxul de numerar ar putea fi actualizat săptămânal sau chiar bisăptămânal.

Necesitatea de a urmări diferența dintre preconizat și efectiv este motivul pentru care există o coloană a variaţiei în fila flux de numerar din Template 1 - budget and cashflow. Această coloană vă va arăta dacă aveți cheltuieli excesive sau deficitare pe fiecare linie. Deci dacă ați preconizat că veți cheltui 200 lire sterline pentru asigurare în ianuarie, dar la sfârșitul lui ianuarie observați că factura nu a fost plătită, atunci efectiv pe ianuarie aveți 0 lire sterline, dar mai trebuie să ajustați fluxul de numerar astfel încât cele 200 lire sterline să fie plătite în februarie, atunci când factura devine scadentă. În acest caz mijloacele bănești vor fi folosite nu în luna preconizată, iar variaţia generală va fi zero dacă mutați cheltuielile din ianuarie în februarie.

Totuși, dacă planificați cheltuieli de 500 lire sterline pentru hotel în ianuarie și, atunci când examinați cheltuielile efective pe baza notelor de cheltuieli ale membrilor echipei care participă la proiect, observați că s-au cheltuit de fapt doar 471 lire sterline, atunci coloana variaţiei va indica 29 de lire sterline fonduri neutilizate în ianuarie. Presupunând că ați realizat toate activitățile necesare cu aceste cheltuieli, atunci bravo și felicitări pentru că ați obținut eficiență din punct de vedere al costurilor!

O modalitate de a urmări mai ușor costurile este ca proiectul să fie introdus în sistemul de contabilitate utilizat de organizația dvs. Dacă aveți o organizație mare, acest lucru îl poate face directorul financiar. Dacă aveți o organizație mică, atunci puteți afla de la director cum sunt urmărite finanțele proiectului și dacă software-ul de contabilitate pe care îl utilizați vă poate ajuta. Majoritatea sistemelor de contabilitate online, cum ar fi www.mycake.org (proiectat special pentru necesităţile micilor întreprinderi creative) au această facilitate în varianta standard.

1.2 Urmărirea și maximizarea venitului obținut

Mulți specialişti în domeniul culturii constată că previziunea exactă a venitului obținut este mult mai dificilă decât bugetarea costurilor unui proiect. În realitate, este vorba despre o competență aparte, dar una pe care trebuie să o dobândiți, în special dacă aveți proiecte mari și mai multe roluri de conducere.

Dar nu vă îngrijorați - una din cele mai vechi zicale în domeniul marketingului spune că ”doar jumătate din marketing funcționează (în vânzări) ... aș vrea doar să știu care jumătate”!

Totuşi, nu putem spune că marketingul se face pe ghicite - nicidecum! Dar probabil că va trebui să colaborați cu echipa/agenția/liber-profesioniştii de marketing, atât pentru a preconiza, cât și pentru a urmări cheltuielile de marketing care se transformă în vânzare de bilete și alte forme de venituri obținute. În acest sens, marketingul și vânzarea nu intră în cuprinsul acestui curs de învățare electronică, dar sunt competențe importante care trebuie fie dobândite de către dvs., fie folosite dintr-o sursă externă.

Nu ne ocupăm de marketing în acest curs, dar ar trebui să urmăriți în special primele zile de vânzare a biletelor, deoarece primii care le vor cumpăra sunt clienții dvs. cei mai fideli. Dacă ei nu le cumpără conform așteptărilor, ar trebui să vă revizuiți fie previziunea vânzărilor, fie bugetul de marketing - să nu vă așteptați că vânzarea va merge mai bine de la sine!

1.3 Evitarea în mod politicos a invitațiilor la corupție

Dacă activați de mai mult timp în domeniu, apar momente, probabil în mod regulat, când sunteți solicitat să luați parte la acte de corupție de o anumită formă. Cum puteți evita implicarea în aceste acte, menținând totuşi parcursul proiectului și protejând bugetul dvs. pentru activitățile pe care doriți să le realizați?

Cu riscul de a spune lucruri banale (dar nu este deloc așa), recomand ca strategie să vă asiguraţi că există contracte cât mai ferme pentru toate activităţile pe care le realizați și să achitaţi facturi doar pentru activitățile contractate și realizate, cu cheltuielile aferente (și convenite). Acest lucru poate însemna că trebuie să conveniți aspecte precum costul maxim al unei cazări peste noapte la un hotel sau indemnizația de masă și deplasare, sau rezervarea biletelor de călătorie la clasa economic, nu business. Aproape sigur, aceasta va însemna convenirea unor rezultate precise în orice contract cu un furnizor, iar dacă este vorba de un produs palpabil (spre deosebire de contractarea unei durate de timp), atunci ar trebui să indicați nivelul de calitate al produsului pe care îl cumpărați, astfel încât să puteți compara specificația cu obiectul livrat și facturat.

Partea bună este că, după ce vă câștigați o reputație de persoană pedantă și incoruptibilă, veți vedea că solicitările și invitațiile la acte de corupție se reduc ca număr. Dimpotrivă, dacă vă implicați în ele în mică măsură sau permiteți ca ele să apară în proiectele pe care le gestionați, vor exista așteptări să continuați în același mod și nivelul corupției va crește.

Deci acum puteți:

• Să fixați cât mai multe lucruri la începutul proiectului

• Să actualizați regulat fluxul de numerar (săptămânal sau lunar, în funcție de nivelul de activitate)

• Să urmăriți venitul obținut, să-l comparaţi cu aşteptările iniţiale și să ajustați previziunile privind bugetul de marketing sau vânzările pe măsură ce proiectul evoluează

• Să obțineți de la echipa finanțe actualizări privind costurile variabile suportate într-o lună

• Să permiteți personalului proiectului să prezinte formulare de cheltuieli, astfel încât să gestionați atent aceste tipuri de costuri

• Să evitați în mod politicos invitațiile la acte de corupție