content
Cursul 1. Ce trebuie să știți înainte de a începe
Un buget are scopul de a calcula în avans cât va costa realizarea unui set de obiective stabilit.

1. Obiective

Prin urmare, în primul rând trebuie să verificați dacă aveți un set clar de obiective. Aici este vorba despre diferența dintre a elabora un buget pentru ”o expoziție” și a elabora un buget pentru o expoziție care va avea loc în iulie anul viitor, unde se vor expune lucrările a cinci artiști într-o combinație bidimensională-tridimensională a galeriei de artă (pentru care lucrați) și care își propune să atragă 2000 de vizitatori.

Deci, ca responsabil pentru pregătirea bugetului, trebuie să dați un răspuns cât mai clar la întrebarea: ”Ce încercăm să obținem?” Ideal ar fi să utilizați un set de obiective ”SMART” - specifice, măsurabile, realiste, relevante, oportune.

2. Există o aproximare generală?

A doua întrebare are tot rolul de a vă ajuta să vă organizați timpul. Bugetul pentru organizarea unei expoziţii de artişti locali și atragerea publicului local poate fi foarte diferit de bugetul unei expoziții de artiști internaționali, în care artiștii și lucrările trebuie aduse de la distanță și prin care urmăriți să obțineți recunoaștere internațională și să atrageți publicul mondial. Din acest motiv, evident că nu există noțiunea de buget mediu, deci merită să aflați dacă există vreo cifră aproximativă privind suma pe care o organizație sau un finanțator este dispus să o aloce proiectului respectiv.

Există momente când un finanțator sau un sponsor are idee despre plafonul cheltuielilor pe care le va acoperi. Dacă este așa, evident că trebuie să știți, astfel încât să vă puteți încadra în limitele date și să stabiliți modalitatea optimă de a obține valoarea maximă. Organizaţia dvs. poate sau nu să atragă fonduri în mod competitiv. Dacă există un mediu concurenţial, atunci bugetul este o parte esenţială a mijloacelor prin care demonstrați că oferta organizației dvs. trebuie să obțină fonduri. Într-un mediu concurențial veți căuta să demonstrați că bugetul dvs. este atât cost-eficient, cât și realist. Subestimarea nu are sens dacă nu veți putea să realizați lucrarea cu suma bugetată. De asemenea, dacă sunteţi prea precaut în privinţa costurilor, riscați să ajungeți la un buget prea mare, care nu este competitiv.

Deci întrebările la care trebuie să răspundeți aici sunt: ”Există vreo aproximare pentru bugetul pe care trebuie să-l respect?” și ”Cât de precaut trebuie să fiu față de riscuri atunci când însumez costurile?”

A treia întrebare care s-ar putea pune în această etapă este ”Am mai făcut acest gen de lucruri înainte?”, iar dacă răspunsul este afirmativ și există bugetul unui proiect anterior, atunci merită să-l studiați. Nu pentru că ar fi același, ci pentru că puteți afla tipul și nivelul costurilor pe care organizaţia sau finanțatorul le-a utilizat pentru a elabora bugetul, de care puteți ține seama atunci când vă elaborați propriul buget.

Așadar, după cum puteţi vedea, ceea ce încercăm să facem acum este să prevenim situaţia în care trebuie să începeţi având în față o foaie de hârtie sau un tabel Excel pe care nu există nimic. Varianta finală a acestei întrebări ar fi: a planificat oare cineva activitățile care există în proiectul pentru care elaborați bugetul?

Înainte de a vă așeza să elaboraţi un buget adecvat, va trebui să aveți unul sau mai multe din următoarele elemente:

  • Un set de obiective ale proiectului, cu cât mai multe detalii despre produsul/rezultatul dorit

  • O idee despre cifra aproximativă cu care trebuie să lucrați pentru ca proiectul dvs. să atingă așteptările organizației sau ale finanțatorului

  • Exemple de bugete ale proiectelor anterioare

  • Un set de activităţi ale proiectului sau calendarul proiectului respectiv

Aceste informații sunt importante, deoarece vă oferă limitele în care puteți acționa sau un set de ipoteze cheie pe baza cărora puteți lua deciziile referitoare la buget.

Deci acum puteți:

  • Să stabiliţi ce documente vă mai sunt necesare înainte de a începe pregătirea unui buget

  • Să întocmiți un calendar prealabil sau un cost orientativ al proiectului

  • Să luați în considerare nivelul de risc corespunzător organizației sau finanțatorului 

Spuneți prietenilor