1. ზუსტი შეფასება

თქვენ მომავალს ვერ იწინასწარმეტყველებთ 100-პროცენტიანი სიზუსტით, მაგრამ შეგიძლიათ, გადაანაწილოთ რისკი და იქონიოთ სათადარიგო გეგმა.

ბიუჯეტი არის მომავალი ფასების შეფასება. ყველა სხვა წინასწარი დაგეგმვის მსგავსად, შეუძლებელია ამის გაკეთება 100%-იანი სიზუსტით, მაგრამ, მიუხედავად ამისა, არსებობს შეცდომების მინიმუმამდე დაყვანის ხერხები, იმგვარად, რომ ბიუჯეტსა და რეალობას შორის ნებისმიერმა განსხვავებამ პროექტზე რაც შეიძლება ნაკლები ზეგავლენა მოახდინოს. გთავაზობთ რამდენიმე ძირითად რჩევას.

შემოსავალი:

• გამოთვალეთ, მინიმუმ რამდენი გჭირდებათ პროექტის საფასურის დასაფარად.

• შეუთანხმდით თქვენს კოლეგებს, მთელ ამ ფულს გაიღებს თქვენი ორგანიზაცია თუ ნაწილი პარტნიორებისგან შემოვა; მთელი ფული ერთი დამფინანსებლისგან მოვა თუ სხვადასხვა დამფინანსებლებისგან; მთელ ამ ფულს გრანტით მიიღებთ თუ მოელით, რომ გექნებათ გამომუშავებული შემოსავალიც, მაგალითად, ბილეთების გაყიდვით.

• გრანტით მიღებული დაფინანსების და გამომუშავებული შემოსავლის თანაფარდობა შეადარეთ მსგავს ადრინდელ პროექტებს ან მსგავსი ორგანიზაციების მაჩვენებლებს, რათა დარწმუნდეთ, რომ თქვენი მიზნები რეალისტურია. მაგალითად, თუ საშუალო პროცენტული მაჩვენებელი, პროექტის ჯამური ღირებულების რა ნაწილი შეიძლება იყოს მიღებული კერძო შემოწირულობებიდან, თქვენს რეგიონში პროექტის ღირებულების 5-10%-ია, მაშინ სარისკო იქნება, ბიუჯეტის შეადგენისას ეს ციფრი გაზარდოთ, ვთქვათ, პროექტის ღირებულების 30%-მდე.

• დაადგინეთ, პროექტში როდის დაიწყება შემოსავლების შემოდინება და შეგიძლიათ თუ არა მოიპოვოთ ფულის რაღაც ნაწილი მაინც მანამდე, სანამ პროექტის საჭიროებებისთვის მის ხარჯვას დაიწყებდეთ. მაგ. თუ თქვენ იგებთ საგრანტო დაფინანსებას, თქვენ ის უნდა მიიღოთ პროექტის დაწყებამდე, თუ პროექტის ხარჯებს ბილეთების გაყიდვით ფარავთ, დარწმუნდით, შეგიძლიათ თუ არა მათი გაყიდვა წინასწარ, ისე, რომ არ ელოდოთ პროექტის დაწყებას. მაგალითად, www.unbound.com წინასწარ იღებს ფულის გადახდის დაპირებას და წიგნს მხოლოდ იმ შემთხვევაში გამოსცემს, თუ ვალდებულებების მინიმალური რაოდენობა მიიღწევა.

• თუ პროექტის შემოსავლის შემოტანის პასუხისმგებლობა რამდენიმე მხარეს ეკისრება, მკაფიოდ არის თუ არა განსაზღვრული, ვინ აგებს პასუხს შემოსავლის წყაროს თითოეულ სახეზე? აქვს თუ არა ყოველ პარტნიორს სამიზნე? როგორ შეძლებთ, თვალყური ადევნოთ ყოველი პარტნიორის საქმიანობის პროცესს ამ შემოსავლის უზრუნველყოფის საქმეში?

ხარჯები:

• დაადგინეთ, არის თუ არა ხარჯები, რომელთა გაღებაც მოგიწევთ პროექტის დაფინანსების მოსაპოვებლად; განსაზღვრეთ, რა გზით იქნება ისინი გადახდილი და საჭიროა თუ არა, პროექტის ბიუჯეტში შესული იყოს თანხა ორგანიზაციისთვის ამ გაწეული ხარჯის დასაბრუნებლად.

• როდესაც მუშაობთ ადამიანებთან, რომლებიც არ არიან თქვენი ორგანიზაციის თანამშრომლები (მაგ. ხელოვანები), იმსჯელეთ, რამდენი დღის სამუშაოს შესრულება მოუწევთ და რა არის ის დღიური ანაზღაურება, რომელიც თქვენ მზად ხართ, გადაიხადოთ და ისინი თანახმა არიან, აიღონ. ამას მიეცით ოფიციალური წერილობითი დოკუმენტის სახე, ისე, რომ ყოველმა მხარემ იცოდეს, რას მოელიან მათგან. შეათანხმეთ, შეთანხმებული დროითი ვალდებულების გარდა, კიდევ რა ხარჯები დაიფარება პროექტის ბიუჯეტით და მათ ორგანიზაცია შეუკვეთავს თუ თავად ხელოვანი – ასეთებია, მაგალითად, მოგზაურობა, საცხოვრებელი, მასალები, დამზადება, დაზღვევა. როცა ეს შესაძლებელია, შეთანხმება აქციეთ ხელშეკრულებად, რომელსაც ორივე მხარე მოაწერს ხელს. ასევე შეათანხმეთ, როდის გადაიხდით გარე მომსახურების საფასურს, რადგან ეს ზეგავლენას ახდენს ბრუნვაზე და გაძლევთ საშუალებას, უზრუნველყოთ პროექტის მიზნების მიღწევა.

• პარტნიორებთან მუშაობისას წინასწარ შეთანხმდით, რომელ ორგანიზაციას აკისრია პროექტის თითოეული მიზნის შესრულება და ვინ აგებს პასუხს ამასთან დაკავშირებულ ხარჯებზე.

• გარე მომსახურებასთან ხელშეკრულების დადებისას, მაგალითად, აღჭურვილობის დაქირავებისას, განიხილეთ სამი სხვადასხვა მომწოდებლის შემოთავაზება, რათა შეგეძლოთ, აჩვენოთ, რომ სამუშაოს შესასრულებლად შეარჩიეთ ისეთი გარე სერვისი, რომელმაც ხარისხისა და რენტაბელურობის საუკეთესო შეფარდება შემოგთავაზათ.

• გადაწყვიტეთ, საჭიროა თუ არა თქვენს ხელშეკრულებებში შეიტანოთ პუნქტი, რომლის მიხედვითაც მომწოდებლისთვის უკვე გადახდილი თანხა უკან დაგიბრუნდებათ, თუ ვერ მოგაწოდებენ შეთანხმებული ხარისხის სამუშაოს ან შეთანხმებულ ვადებში. ვინ იქნება პასუხისმგებელი, თუ ფული ვერ დაიბრუნეთ და იძულებული გახდით, მეორე მომწოდებლისთვის გადაგეხადათ ან თუ დამფინანსებელი უარს ამბობს, აანაზღაუროს ის, რაც არ მოგეწოდათ შეთანხმებული სტანდარტით?

• გადახედეთ ადრინდელ პროექტებს, ნახეთ, მოცემულია თუ არა მათში შესადარი ხარჯები, და განოიყენეთ ის ამოსავალ ნიშნულად.

• დარწმუნდით, რომ ბიუჯეტში ყველა აუცილებელი არაპირდაპირი ხარჯი გაქვთ შეტანილი. რა წილი უნდა დაუმატოთ ორგანიზაციის მიმდინარე ხარჯებს, როგორებიცაა ელექტროობა, დაზღვევა და დასუფთავება?

• პროექტის ჯამური ღირებულების 3-7% მოულოდნელი ხარჯების წილად გაითვალისწინეთ. პროექტზე მუშაობისას აუცილებლად გამოჩნდება მოულოდნელი ხარჯები, რომლებიც უბრალოდ შეუძლებელი იყო წინასწარ დაგენახათ. ამიტომ, გადადეთ ფული მათ დასაფარად.

2. ბიუჯეტის შედგენა, როდესაც საქმეში სხვა ორგანიზაციაც არის ჩართული

პროექტის წარმართვა და მისი შესრულება ყოველთვის მხოლოდ რომელიმე ერთი ორგანიზაციის საქმე არ არის ხოლმე: ამაში რეალურად არმდენიმე პარტნიორი შეიძლება იყოს ჩართული.

ასეთ შემთხვევებში არსებობს რამდენიმე საკითხი, რომელიც წინასწარ უნდა გაარკვიოთ. უპირველესად, უნდა შეთანხმდეთ, რომელია „წამყვანი“ ორგანიზაცია და რით არის გამორჩეული მისი პასუხისმგებლობები. ჩვეულებრივ, წამყვან ორგანიზაციას ეკისრება პასუხისმგებლობა ბიუჯეტსა და პროექტის შედეგის უზრუნველყოფაზე. ეს ნიშნავს, რომ დაფინანსების უმეტესი წილი მთავარი წყაროდან ჩვეულებრივ მოწოდებული იქნება წამყვანი პარტნიორის გზით და ხშირად სწორედ წამყვანი პარტნიორი უზრუნველყოფს მთელ პროექტს ფინანსური მართვისთვის საჭირო სისტემით, აგრეთვე, საბილეთო სისტემით გაყიდვების საწარმოებლად.­

თუ ინდივიდუალური პარტნიორები პასუხისმგებლები არიან „შესატყვისი“ დაფინანსების (‘match’ funding) მოძიებაზე, მაშინ ეს შეიძლება უშუალოდ ერთი პარტნიორის ბიუჯეტში იქნეს შეტანილი.

თუ თქვენ წამყვანი პარტნიორი ხართ, უნდა უზრუნველყოთ, რომ არსებობდეს საკმარისი ბიუჯეტი არა მხოლოდ იმ აქტივობების „პირდაპირი“ ხარჯების დასაფარად, რომლებზეც ხართ პასუხისმგებელი, არამედ „არაპირდაპირი“ ხარჯებისთვისაც, როგორიცაა მარკეტინგი, ადმინისტრაციული ხარჯები, ფინანსური მენეჯმენტი, დაზღვევა და სხვა.

იმის მიუხედავად, თუ როგორ ხდება პროექტში ფულის ბრუნვა, თქვენ წინასწარ უნდა შეათანხმოთ გადახდების ვადები პროდუქტის მიწოდების შესაბამისად. ეს განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია პატარა ორგანიზაციებისთვის, რომლებსაც ხშირად მცირე ბრუნვა აქვთ.

როგორც წამყვანი ორგანიზაცია, თქვენ პასუხისმგებელი იქნებით იმ ბიუჯეტების კომპილირებაზე, რომლებსაც ყველა პარტნიორი გაწვდით, და იმის უზრუნველყოფაზე, რომ დაკმაყოფილებული იქნეს მთავარი დამფინანსებლის პირობები. სავარაუდოდ, თქვენ აგრეთვე პასუხისმგებელი იქნებით აუდიტორული დანიშნულების საბუთების მოკრებაზე.

3. რა არის „არაფულადი“ ღირებულება და როგორ აღრიცხავთ მათ ბიუჯეტში?

შეიძლება, კოლეგების და დამფინანსებლებისგან გაიგონოთ ლაპარაკი „არაფულად“ ხარჯებზე, ამიტომ, მოდით, განვიხილოთ, რა არის ისინი და როგორ უნდა ვიმუშაოთ მათზე.

როდესაც საქონელის ან მომსახურების მოწოდება არაფულადია, ეს ნიშნავს, რომ თქვენ მათში არ იხდით ფულს ტრანზაქციის მომენტში. მაგალითად, სახელოვნებო ორგანიზაცია შეიძლება აკეთებდეს არაფულად შემოწირულობას თავისი მოხალისეების დროის სახით – ფულს არავის უხდიან, მაგრამ დრო ის ღირებულებაა, რომელიც არ უნდა უგულებელვყოთ. არაფულადი წვლილის სხვა მაგალითებია:

• ოთახები და სივრცეები, რომლებიც ეთმობა პროექტს, მფლობელი ორგანიზაციის მხრიდან ქირის საფასურის მოთხოვნის გარეშე

• პროექტის შესასრულებლად საჭირო ადმინისტრაციული და ფინანსური შესაძლებლობების მოწოდება უფრო დიდი ორგანიზაციის მიერ, რომელიც ამაში თავის სარგებელს არ ითხოვს

• მომწოდებლის მიერ მასალის ჩუქება

მაშ, რა გზით მიანიჭებთ ღირებულებას ამ ტიპის შენატანს?

ზოგ დამფინანსებელს ექნება ინსტრუმენტი, რომელიც არსობრივად „ტარიფების ნუსხაა“ – მასში აღწერილია ამა თუ იმ სამუშაოს კვალიფიკაციურობის დონე და შესაბამებული აქვს ფასი, რაც შეგიძლიათ, სააღრიცხვო დანიშნულებით გამოიყენოთ. სხვა შემთვევებში თქვენ შეგიძლიათ, შეაფასოთ შენატანი იმის მიხედვით, თუ რა დაგიჯდებოდათ ის, გადასახდელი რომ გქონოდათ – ვთქვათ, საჭირო სივრცეები, რომლებიც თქვენ უსასყიდლოდ დაგითმეს კეთილი ნების კარნახით, მაგრამ, ეს რომ არა, მასში საათობრივი ან დღიური საფასურის გადახდა მოგიწევდათ.

დაფინანსების ზოგი ტიპი შესაძლებლობას მოგცემთ, თქვენთვის მოცემულ თანხას „შეუსატყვისოთ“ არაფულადი წვლილი, თქვენი მხრივ. ეს სასარგებლოა, თუ შეზღუდული თანხები გაქვთ, შესატყვის დაფინანსებად შესათავაზებლად.

აქ მთავარი კითხვა, რომელიც ისმის, არის: „ჩემს ბიუჯეტში თუ მოიძებნება როლი არაფულადი შენატანისთვის და, თუ არის, რომელ არეებში შეიძლება მისი გამოყენება?“

უმჯობესია, ბიუჯეტის შედგენისას არაფულადი შენატანი გამოყოფილი იყოს თანხებისგან. ასევე, კარგი იქნება, შეთანხმებული იქნეს, რა პროცესით უნდა მოხდეს არაფულადი შენატანის განხორციელების ჩვენება. მაგალითად, თუ თქვენ ატარებთ სემინარს ან კონფერენციას, სადაც დასასწრები ბილეთები უფასოა, შეიძლება, მოისურვოთ, მის მონაწილეთა დრო არაფულად წვლილად გამოაცხადოთ. აგრეთვე, შეიძლება, სპიკერის დრო ჩაითვალოს წვლილად, თუ მათ გასამრჯელოს არ უხდით.

ამგვარად, ახლა შეგიძლიათ:

• უფრო დიდი სიზუსტით შეაფასოთ ხარჯები

• კარგად გქონდეთ წარმოდგენილი, სად შეიძლება დაგჭირდეთ გაუთვალისწინებელი ხარჯები

• შეადაროთ თქვენი მიდგომა ადრინდელ მსგავს პროექტებს და მათ ბიუჯეტებს

• მოიპოვოთ შემოთავაზებები კომპეტენტური მომწოდებლებისგან

• შეთანხმდეთ ხელშეკრულებაში ჩადებულ ფასებზე

• ითანამშრომლოთ სხვა ორგანიზაციებთან საერთო პროექტებში

• აღრიცხოთ არაფულადი ხარჯები და შეიტანოთ ისინი თქვენს ბიუჯეტში, როგორც „შესატყვისი“ დაფინანსება