განსხვავება ბიუჯეტსა და ბრუნვას შორის ის გახლავთ, რომ ბიუჯეტი, როგორც წესი, აჩვენებს ჯამურ მნიშვნელობებს, მაშინ, როცა ბრუნვა ჯამს შლის დროის ჩარჩოს შესაბამისად და აჩვენებს, როდის იქნება მოსალოდნელი ხარჯი ან როდის მიიღება შემოსავალი.

ჩვეულებრივ, კულტურის სფეროს სპეციალისტებს სჭირდებათ ხოლმე ბიუჯეტის მომზადება შემდეგი ერთი ან რამდენიმე დანიშნულებით:

• თქვენი მენეჯერისთვის

• დამფინანსებლისთვის

• დაფინანსების მოსათხოვნად

• ხარჯვის პასუხისმგებლობის გადმოსატანად მენეჯერისგან თქვენზე

ასე რომ ,ყველა შემთხვევაში თქვენ ამზადებთ ბიუჯეტს პროექტის დაწყებამდე. იდეალურ შემთხვევაში ბიუჯეტს მოამზადებთ პროექტის შედეგების აღწერის პარალელურად. ბოლოს და ბოლოს, არ იქნება გონივრული, აიღოთ ისეთი აქტივობების ჩატარების ვალდებულება, რომლის ფასიც არ იცით!

არსებითად, ბიუჯეტი არის ჩამონათვალი ყველა იმ აქტივობისა, რომლებიც პროექტის ნაწილია, და მაქსიმალურად მიახლოებული ვარაუდი, თუ რა იქნება თითოეული მათგანის ფულით გამოხატული ღირებულება. გონივრული იქნება, გამოიყენოთ ექსელის პროგრამა ფასების ამ სიის შედგენისას, ნაწილობრივ იმიტომაც, რომ იოლად შეგეძლოთ მასში სხვადასხვა გამოთვლების და შეჯამებების ჩართვა. ამას გარდა, დაგჭირდებათ წერილობითი დოკუმენტი, სადაც შეჯამებული იქნება ყველა ძირითადი შენიშვნა, რომელიც ექსელის გვერდს ახლავს. მაგალითად, თქვენ შეიძლება დაგჭირდეთ განსაკუთრებული დაზღვევა პროექტისთვის, ამ შემთხვევისთვის ექსელის ტაბულა შეიძლება შეიცავდეს სავარაუდო ღირებულებას და ვორდის დოკუმენტი შეიძლება შეიცავდეს დეტალებს, თუ ვისგან გაქვთ მიღებული ამ ფასის შემოთავაზება და რა ვალდებულებებს ფარავს დაზღვევა, რომლის აღებასაც აპირებთ.

შეიძლება აღმოჩნდეს, რომ არსებობს ხერხები, ისარგებლოთ რესურსებით ისე, რომ მათში ფულის გადახდა არ მოგიხდეთ: მაგალიტად, პარტნიორმა ორგანიზაციამ შეიძლება უსასყიდლოდ დაგითმოთ ფართი. თუ ასეთ შემთხვევასთან გექნებათ საქმე, თქვენი მხრივ საჭირო იქნება, ეს წერილობით შეათანხმოთ პარტნიორთან და საჭირო იქნება, აღნიშნოთ ეს წერილობით დოკუმენტში, რომელიც ახლავს ექსელის ტაბულას.

1. დადგენა, რა შედის ბიუჯეტში

როგორც წესი, შემოქმედებითი სფეროს სპეციალისტები საკმაოდ კარგად ახერხებენ განსაზღვრას, რა იქნება შემოქმედებითი აქტივობის ღირებულება. უძილო ღამეები ეწყებათ მაშინ, როცა მიადგებიან მარკეტინგს, პრომოუშენს და სხვა ისეთ აქტივობებს, რომლებიც აუდიტორიის მისაზიდადაა განკუთვნილი. ყველაზე მეტი ალბათობაა, ბიუჯეტში გამოგრჩეთ ისეთი „დამალული“ ხარჯები, როგორიცაა ელექტროობა, გათბობა, განათება, დაზღვევა, ხელმძღვანელობა და ა.შ.

ამ საკითხში დასახმარებლად, ნახავთ, რომ Template 1 - budget and cashflow-ში გაწვდით როგორც შემოსავლების, ასევე ხარჯების პუნქტების სიას. თქვენ შეგიძლიათ, მის მიხედვით განსაზღვროთ, მათგან რომელია თქვენი პროექტის შესაბამისი.

Template 2 - assets and income streams-ში ნახავთ, რომ გაწვდით მოკლე განმარტებათა კრებულს შემოსავლების სხვადასხვა ტიპების შესახებ, ისე, რომ, თუ ფიქრობთ, რა გზით შეიძლება თქვენი პროექტის თუ ორგანიზაციული შემოსავლების დივერსიფიცირება, შეგიძლიათ, ჩვენ შემოთავაზებულ ვარიანტებზეც დაფიქრდეთ!

ამ საკითხზე დაფიქრების კიდევ ერთი ხერხია, გადაიხატოთ ქვემოთ მოცემული დიაგრამა და მისი გამოყენებით განსაზღვროთ, რა ხდება, როცა პროექტი „შემოქმედებით აღძრულიდან“ გადაინაცვლებს „აუდიტორიაზე ფოკუსირებულისკენ“, და სამკუთხედის მესამე წვერო გამოიყენოთ გადასამოწმებლად, რომ ბიუჯეტში უკვე ჩართეთ ყველა „დამალული“ თუ არაპირდაპირი ხარჯი, რომელიც ორგანიზაციას ექნება, და ყველა შემოსავალი, რომელსაც მიიღებთ გვერდითი აქტივობებით, როგორიცაა მაღაზია ან კაფე.

დამატებითი რესურსების ნაწილში ნახავთ ბმულებს სხვადასხვა ნაშრომებთან, რომლებშიც განსაკუთრებით იქნება განხილული შემოსავლების დივერსიფიცირება.

2. ოპტიმისტი vs ფრთხილი შემოსავლების დაგეგმვაში

თუ თქვენ გეგმავთ ყველაზე უარესი შესაძლო ვარიანტის მიხედვით, მაშინ წარმატების მოპოვება ძალიან პრობლემური ხდება.

თქვენ შეიძლება მოახერხოთ ან ვერ მოახერხოთ ბიჯეტის 100%-ის გრანტით დაფინანსება. მთელ მსოფლიოში არსებული ტენდენციით, სახელოვნებო ორგანიზაციებს სთხოვენ, რომ ისინი შემოსავლის სულ უფრო მზარდ წილს არა-საგრანტო წყაროებიდან იღებდნენ. ამგვარად, თუმცა ეს კურსი ყურადღებას ამახვილებს ბიუჯეტის შედგენის უნარებზე და არა შემოსავლის მიღების უნარებზე, ჯობია, ეს უკანასკნელი ცოტათი მაინც განვმარტოთ.

პროექტის მიერ მიღებული შემოსავლის დაგეგმვისას პირველი კითხვა, რომელიც ისმის, ასეთია: „რა აქტივები გვაქვს და როგორ შეგვიძლია მისი ფულად ქცევა?“ ამ საკითხის განსახილველად იხ. შესაძლო აქტივების Template 2 - assets and income streams.

მეორე კითხვა ასეთი ისმის: რა არის აქტივების მაქსიმალური შესაძლებლობა: რამდენი ადგილია თეატრში? რამდენი მაგიდაა კაფეში? ჩვეულებრივ რამდენისას ვაჭრობს მაღაზია თვის განმავლობაში?

ამ კითხვებზე პასუხის გაცემის შემდეგ შეგიძლიათ დაიწყოთ თქვენი პროექტისთვის მიღებული შემოსავლების მიზნების დასახვა. იდეალურ შემთხვევაში თქვენ აწარმოებთ მიღებული შემოსავლის რაოდენობების ორ ვარიანტს: ოპტიმისტურ ვარიანტს, რომელიც მიზნების დასახვის აგრესიული ვარიანტია და რომელსაც შეათანხმებთ მარკეტინგის, გაყიდვების და სპონსორობის საკითხების გუნდებთან. დამფინანსებლებთან და სხვა გარე პირებთან საუბრისას კი პროექტის მიზნად დასახავთ თქვენი მიზნების ფრთხილ ვარიანტს, რომელიც მოიცავს მინიმალურ რაოდენობას, რაც სჭირდება გამოყოფილ გრანტსა და პროექტის ღირებულებას შორის არსებული დაფინანსების ნაპრალის დაფარვას.

რეალისტური მიზნების დასახვაში დაგეხმარებათ იმის ცოდნა, თქვენს ქვეყანაში რა ნორმები ან საშუალო მაჩვენებლები არსებობს თქვენი მოცულობის ორგანიზაციისთვის და თქვენი სექტორისთვის. ჩვენ არ გვაქვს ადგილობრივი მონაცემები, თქვენთვის ამოსავალ ნიშნულად რომ შემოგვეთავაზებინა, მაგრამ შეგვიძლია გაგაცნოთ გაერთიანებული სამეფოს ორგანიზაციების შედარებითი მონაცემების შთამბეჭდავი კრებული.Template 3 - benchmark data-ში ნახავთ, რომ ჩამოწერილი გვაქვს ხუთი სხვადასხვა ზომის ორგანიზაციები, მათი ჯამური შემოსავლის მიხედვით. ეს მოცემულია სვეტებში. სტრიქონებში ნახავთ, რომ ნაჩვენები გვაქვს, მთლიანი შემოსავლის რა საშუალო პროცენტი, შემოსავლის დასახელებული ტიპიდან მიღებული, შეესაბამება თითოეულს ორგანიზაციათა ამ ხუთი ზომიდან. მაგალითად, ორგანიზაციებში, რომელთა ბრუნვაც £200,000-ზე ნაკლებია, კეძო შემოწირულობებით მიღებული საშუალო პროცენტი 2.1%‑ს შეადგენს, მაშინ, როცა ორგანიზაციაში £10 მილიონზე მეტი ბრუნვით კაფედან და კვების მომსახურებით მიღებული შემოსავლის საშუალო პროცენტულობა 13.7%-ია. ეს მონაცემები აღებულია Culture Benchmark-იდან, რომელსაც მოეპოვება დაახლოებით 1500 სახელოვნებო არაკომერციული ორგანიზაციის მოგების და წაგების ფინანსური ინფორმაცია.

ამგვარად, ახლა თქვენ შეგიძლიათ:

• გადაწყვიტოთ, ვისთვის არის ბიუჯეტი განკუთვნილი, და შესაბამისად, რა დონის დეტალიზება არის საჭირო;

• განსაზღვროთ, ეს ბიუჯეტი თუ აძლევს სხვებს თქვენზე უფლებების დელეგირების შესაძლებლობას ან თუ გაძლევთ შესაძლებლობას თქვენ, სხვებზე მოახდინოთ უფლებების დელეგირება;

• განიხილოთ შემოსავლების შესაძლო ტიპების გრძელი ჩამონათვალი, რომლებიც შეიძლება თქვენი პროექტისთვის შესაფერისი აღმოჩნდეს;

• გადახედოთ, რა ხელმისაწვდომი აქტივები გაქვთ და დაფიქრდეთ, როგორ შეიძლება მათი გამოყენება ისე, რომ გამომუშავებული შემოსავალი მოგიტანონ;

• დაინახოთ განსხვავება სხვადასხვა ტიპის შემოსავლების საშუალო დონეებს შორის გაერთიანებული სამეფოს შესადარი ზომის ორგანიზაციებში;

• დასახოთ გამომუშავებული შემოსავლის მიზნები თქვენი პროექტისთვის.