1. მიზნები

ამიტომ, უპირვლეს ყოვლის, უნდა უზრუნველყოთ, გქონდეთ მიზნების მკაფიო პაკეტი. ამით განსხვავდება დავალება, მოამზადოთ „ზოგადად გამოფენის“ ბიუჯეტი დავალებისგან, მოამზადოთ იმ გამოფენის ბიუჯეტი, რომელიც ერთი თვის მანძილზე გაგრძელდება მომავალი წლის ივლისში და მასზე წარმოდგენილი იქნება 5 ხელოვანის ნამუშევრები, 2D და 3D ნიმუშების ნარევი, გალერეაში, რომლისთვისაც თქვენ მუშაობთ და სადაც 2000 დამთვალიერებლის მოზიდვას გეგმავთ.

ამგვარად, თქვენ, როგორც ბიუჯეტის შემდგენელ პიროვნებას, უნდა გქონდეთ მაქსიმალურად მკაფიო პასუხი კითხვაზე „რის მიღწევას ცდილობთ?“ იდეალურ სამყაროში გამოიყენებდით მიზნების SMART პაკეტს – ბიუჯეტი უნდა იყოს კონკრეტული, გაზომვადი, მიღწევადი, სათანადო და დროული (specific, measurable, achievable, relevant and timely).

2. არსებობს ზოგადი მიახლოებითი ხარჯები?

მეორე კითხვა კვლავ გამიზნულია იმისათვის, რომ დაგეხმაროთ თქვენი დროის ფოკუსირებაში. ადგილობრივი მხატვრების ნამუშევრების, ადგილობრივ აუდიტორიაზე გათვლილი გამოფენის მოსაწყობად საჭირო ბიუჯეტი სავარაუდოდ ძალიან განსხვავებული იქნება იმ გამოფენის ბიუჯეტისგან, სადაც საერთაშორისო ხელოვანთა ნამუშევრებს წარმოადგენენ, სადაც მხატვრები და მათი ნამუშევრები თვითმფრინავებით უნდა ჩამოვიდნენ და სადაც საერთაშორისო აუდიტორიის მოზიდვას და საერთაშორისო აღიარების მოხვეჭა გაქვთ მიზნად. ამიტომ, ცხადია, არ არსებობს რაღაც ზოგადი საშუალო ბიუჯეტი, ასე რომ, კარგი იქნება გამორკვევა, დაახლოებით მაინც თუ ივარაუდება, რა ორგანიზაცია თუ დამფინანსებელი აპირებს ფულის დახარჯვას მოცემულ პროექტზე.

ზოგჯერ არის, რომ დამფინანსებელმა თუ სპონსორმა იცის, მაქსიმუმ რა თანხის დახარჯვას აპირებს. თუ ასეთი შემთხვევა გაქვთ, ნამდვილად სასარგებლო იქნება ამის ცოდნა, რათა შეგეძლოთ ამ ლიმიტის ფარგლებში მუშაობა და საუკეთესო გზის დადგენა რაც შეიძლება მეტი ღირებულების მისაღებად. თქვენს ორგანიზაციას ამ ფინანსების მოსაპოვებლად შეიძლება უწევდეს ან არ უწევდეს კონკურენციაში ჩართვა. კონკურენტულ გარემოში ბიუჯეტი გახლავთ საკვანძო ნაწილი, რომელიც აჩვენებს, რომ წესით სწორედ თქვენი ორგანიზაციის შეთავაზებამ უნდა მოიპოვოს დაფინანსება. კონკურენციის გარემოში თქვენ ცდილობთ, აჩვენოთ, რომ თქვენი ბიუჯეტი არის როგორც რენტაბელური, ასევე რეალისტური. აზრი არ აქვს ფასების ზემეტად შემცირებას, თუ თქვენ არ შეგეძლებათ მოახერხოთ სამუშაოს შესრულება ბიუჯეტში მითითებული თანხით. ანალოგიურად, თუ თქვენ ზედმეტობით გაითვალისწინებთ ფასებს, მაშინ არის საშიშროება, რომ წარადგინოთ ზედმეტად მაღალი ბიუჯეტი, რომელიც არ იქნება კონკურენტული.

ასე, რომ აქ უნდა დასვათ შემდეგი კითხვა: „თუ არსებობს რაღაც მიახლოებითი სიდიდე ბიუჯეტისთვის, რომელსაც არ უნდა გადავიდე?“ და „რამდენად რისკიანი/ფრთხილი უნდა ვიყო ფასების განსაზღვრისას?“

მესამე კითხვა,რომელიც შეიძლება ამ ეტაპზე გაგიჩნდეთ, არის: „ასეთი რამ ადრე უკვე გვიკეთებია?“ რადგან, თუ თქვენ გაქვთ და არსებობს წინა პროექტის ბიუჯეტი, ყოველთვის სასარგებლოა, დახედოთ მას. არა იმიტომ, რომ ახლაც იგივე დაგჭირდებათ, არამედ იმისათვის, რომ იცოდეთ, ხარჯების რა ტიპების და დონეების დანახვას არის ჩვეული ორგანიზაცია ან დამფინანსებელი, და შეგეძლოთ ამის გათვალისწინება საკუთარი ბიუჯეტის შედგენისას.

ამგვარად, როგორც ხედავთ, აქ ჩვენ ვცდილობთ, აგარიდოთ საჭიროება, მუშაობა სუფთა ფურცლიდან ან ექსელის ცარიელი ტაბულით დაიწყოთ. ამ კითხვის საბოლოო ვერსია არის: ვინმემ თუ შეადგინა პროექტის აქტივობების გეგმა იმ პროექტისთვის, რომლისთვისაც ბიუჯეტს ამზადებთ?

იმ დროისთვის, როცა ბიუჯეტის წერას შეუდგებით, იმედია, უკვე ხელთ გექნებათ ამათგან ერთი ან რამდენიმე:

• პროექტის ამოცანების და მიზნების კრებული, პროდუქტის/შედეგის შესახებ მაქსიმალურად დეტალური განმარტებით

• წარმოდგენა თანხის მიახლოებით რაოდენობაზე, რომლის ფარგლებშიც უნდა იმოქმედოთ ამ პროექტისთვის, რათა ორგანიზაციის ან დამფინანსებლების მოლოდინები გაამართლოთ

• წინა პროექტების ბიუჯეტების ნიმუშები

• პროექტის აქტივობების პაკეტი ან განრიგი ამ პროექტისთვის

ეს ინფორმაცია მნიშვნელოვანია, რადგანაც იძლევა საზღვრებს, რომლის შიგნითაც შეგიძლიათ მუშაობა ან ძირითადი დებულებების კრებულს, რომლებზე დაყრდნობითაც შეგეძლებათ საბიუჯეტო გადაწყვეტილებების მიღება.

ამგვარად, თქვენ ახლა შეგიძლიათ:

• სანამ ბიუჯეტის შედგენას დაიწყებდეთ, გაარკვიოთ, სხვა რა დოკუმენტების ხელმისაწვდომობა დაგჭირდებათ

• იმუშავოთ წინასწარ განსაზღვრული განრიგის ან პროექტის მიახლოებითი ღირებულების ჩამოსაყალიბებლად

• გაითვალისწინოთ, რა დონის რისკი არის მისაღები ორგანიზაციის ან დამფინანსებლისთვის