მაგრამ თქვენ ვერ გაუძღვებით ამუშავებულ პროექტს უბრალოდ ჯამების კრებულზე დაყრდნობით. რეალურად, მართლაც ვერ მისცემთ ბიუჯეტს დასრულებულ სახეს, თუ არ გამოითვლით, როდის დაიხარჯება ფული, რადგან არის შემთხვევები, როცა თქვენ ფულს მანამდე ხარჯავთ, სანამ შემოსავალს მიიღებთ, შესაბამისად, უნდა განსაზღვროთ, როგორ გადაიხდით ასეთ ჩეკებს, თუ პროექტის ანგარიში ცარიელი იქნება!

Template 1 - budget and cashflow-ში მოცემულია ფაილის მეორე გვერდი, სადაც ნახავთ, რომ შეგიძლიათ, აიღოთ შემოსავალ/ხარჯის სტრიქონის მთლიანი რაოდენობა და გაანაწილოთ ის 12-თვიან პერიოდზე. ეს შეგიძლიათ, თავისუფლად შეცვალოთ თქვენი შეხედულებისამებრ. თუ გსაურთ, თვეების ნაცვლად კვირების ან კვარტლების მიხედვით იმუშაოთ, ასეც მოიქეცით. თუ თქვენი პროექტი ერთ წელიწადზე მეტ ხანს გაგრძელდება, ჩაამატეთ ახალი წლები.

მას მერე, რაც ტაბულაში მარცხნიდან მარჯვნისკენ გადაანაწილებთ თქვენთვის საჭირო დროის პერიოდს, თქვენი მომდევნო ამოცანაა გამოთვალოთ, ამ განრიგში როდის განხოციელდება შემოსავლის თუ ხარჯის თითოეული ნაწილი. ამის სიზუსტით გასაკეთებლად შეიძლება დაგჭირდეთ რამდენიმე სტრიქონის დამატება ძირითადი სათაურების ქვეშ, იმისათვის, რომ შეგეძლოთ გამოყოთ, მაგალითად, ეტაპობრივი გადახდების პაკეტი შემკვეთის შემსრულებელი ხელოვანებისთვის.

ამას გარდა, უნდა გაითვალისწინოთ, ხომ არ იქნება დროითი დაყოვნება ინვოისის გაცემას ან მიღებას და მისი გადახდის თარიღს შორის. მაგალითად, თუ კომპანია გიგზავნით ინვოისს, ვთქვათ, თქვენ მიერ დაქირავებული რაღაც აღჭურვილობისთვის, შესაძლებელია, 30-დღიანი საკრედიტო პერიოდი გქონდეთ. ანუ, თუ ინვოისს გიგზავნიან თვის პირველ რიცხვში, ისინი არ მოელიან,რომ იმ თვის 30 რიცხვამდე გადაუხდით.

თუ პროექტს გრანტებით აფინანსებთ, უნდა დაადგინოთ, დამფინანსებელი წინასწარ გიხდით თუ მიწოდების მერე. თუ ფულს თქვენს კომპანიას ურიცხავენ მაშინვე, როგორც კი გრანტი მოპოვებული იქნება, მაშასადამე, გიხდიან წინასწარ, პროდუქტის მიწოდებამდე. თუ, როგორც ევროკავშირის მიერ დაფინანსებული ბევრი პროექტის შემთვევაში, თქვენი ორგანიზაცია გრანტს ითხოვს პროექტის მიმდინარეობისას ან მისი დასრულების მერე, ესე იგი, თქვენ გაფინანსებენ მიწოდების მერე, ანუ, მას შემდეგ, რაც ხარჯი უკვე გაწეულია. ამას არსებითი გავლენა აქვს ბრუნვაზე!

ამგვარად, თუ ბიუჯეტის შედგენით განსაზღვრება, რა და რამდენი იქნება შემოსავალი და ხარჯი, მაშინ ბრუნვის შედგენა პასუხობს კითხვას, ეს ფული როდის შემოვა ან გავა.

რა უნდა შეამოწმოთ თქვენს ბრუნვაში და საბუთებში, რომლებსაც უნდა შეადაროთ თქვენი ბრუნვა:

• ბიუჯეტის ჯამი თუ ემთხვევა იმ თანხის სრულ რაოდენობას, რაც პროექტის განრიგში გაანაწილეთ?

• თუ გაითვალისწინეთ შესაძლო შეფერხებები ფულის მიღებაში ან მის გადახდაში?

• თუ გაქვთ პერიოდები, როცა თქვენი ხარჯები აჭარბებს შემოსავალს?

• როცა თქვენი ხარჯები აჭარბებს შემოსავალს, როგორ გადაიხდით ანგარიშებს?თუ ხართ ამაზე შეთანხმებული ორგანიზაციაში?

• მომწოდებლებთან დადებული ხელშეკრულებები თუ ემთხვევა თქვენ მიერ მომზადებულ ბრუნვას, იმ პუნქტებში, თუ როდის უნდა იყოს ფული მიღებული ან გადახდილი?

• თუ შეუთანხმდით დამფინანსებელს ან მოილაპარაკეთ თქვენს ორგანიზაციაში, რა დოკუმენტაციაა საჭირო იმის დასადასტურებლად, რომ ფული დაიხარჯა, და თუ გაქვთ ეს დათქმული თქვენს მომწოდებლებთან დადებულ ხელშეკრულებებში?

• თქვენს ხელშეკრულებებში თუ არის აღნიშნული, ვინ არის პასუხისმგებელი, თუ ხარჯები გაწეულია, მაგრამ საჭირო პროდუქტი არ არის მოწოდებული, და დაფარავს თუ არა ამას თქვენი ბიუჯეტის გაუთვალისწინებელი ხარჯების ნაწილი? თუ არა, თუ ხართ სათანადოდ დაზღვეული?

1. როგორ უნდა მოიქცეთ, თუ თქვენი ბრუნვის პროგნოზით, თქვენი ხარჯები გადააჭარბებს შემოსავალს?

თუ პროექტს უდგება პერიოდი, როცა მისი გაწეული ხარჯები შემოსავალს აღემატება, ეს ყოველთვის და აუცილებლად ცუდს არ ნიშნავს, თუმცა დაგეგმვას საჭიროებს.

მოდით, განვიხილოთ მაგალითი: ცეკვის ანსამბლს მოგებული აქვს £50,000 ღირებულების გრანტი და პროექტი 12-თვიან პერიოდში უნდა განახორციელოს. ეს ფული გადახდილი იქნება სამ შენატანად: დასაწყისში გადაეცემათ £15,000, შემდეგ, მეექვსე თვეს – £15,000 და დარჩენილი £20,000 – დასრულების შემდეგ, ანუ მე-13 თვეს, როცა პროექტი 12 თვეში სრულდება.

პროექტის სრული ბიუჯეტი არის £55,000, რამდენადაც ცეკვის ანსამბლი მოელის, რომ £5,000-ის ღირებულების ბილეთებს გაყიდიან.

პროექტის ლიდერის გამოწვევა მდგომარეობს იმაში, რომ მე-11 თვის ბოლოს მათ უწევთ £40,000იანი ხარჯის დაფარვა, მაგრამ ამ დროისთვის გრანტით მიღებული ექნებათ მხოლოდ £30,000 და თუნდაც რომ მოახერხონ ყველა ბილეთის წინასწარ გაყიდვა (£5,000-ის ღირებულების), მათ £5,000 მაინც დააკლდებათ. თუ მე-11 თვის ბოლოსთვის ანგარიშებს არ გაასწორებენ, გაჩნდება საშიშროება, რომ მოცეკვავეები არ მოინდომებენ წარმოდგენაში მონაწილეობას ანაზღაურების გარეშე, რაც მთელ პროექტს საფრთხეს შეუქმნის. რის გაკეთება შეიძლება ამ სიტუაციაში?

ამ ამბის დადებითი მხარე ისაა, რომ ბრუნვის პროგნოზმა ეს გამოწვევა თვალსაჩინო გახადა და ის პროექტის მენეჯერისთვის და უფროსი მენეჯმენტისთვის ჯერ კიდევ პროექტის დაწყებამდე არის ცნობილი. საორგანიზაციო დონეზე უფროს მენეჯმენტს ფინანსურ დირექტორთან ერთად შეუძლია განსაზღვროს, თუ აქვთ საკმარისი თანხა თავიანთ სხვა ანგარიშებზე იმისათვის, რომ შიდა რესურსებით ამოავსონ ეს ნაპრალი, თუ საჭიროა ან გადახდის სხვა განრიგი შეათანხმონ დამფინანსებელთან, ან ბანკიდან სესხი გამოიტანონ მის დასაფარად. თუ ორგანიზაცია გადაწყვეტს, რომ სესხი სჭირდებათ, მაშინ დამფინანსებელთან ბიუჯეტის საბოლოო შეთანხმებამდე პროექტის ხარჯებს უნდა დაემატოს ბანკის მომსახურებისთვის გადახდილი პროცენტის რაოდენობა!

ამგვარად, ახლა თქვენ შეგიძლიათ:

• დაგეგმოთ, დროის რა მომენტში მიიღებთ ან დახარჯავთ ფულს.

• ხელშეკრულებით შეათანხმოთ ეტაპობრივი გადახდა, რომელიც ასახავს შესრულებული სამუშაოს ეტაპებს.

• შეაფასოთ, თქვენს პროექტში ხომ არ იქნება მომენტი, როცა ხარჯები გადააჭარბებს შემოსავალს, და ასეთი შემთხვევისთვის დაგეგმოთ ბრუნვის ნაპრალის ამოვსების გზები.

• განსაზღვროთ, ვინ არის პასუხისმგებელი დაუგეგმავ ან გადაჭარბებულ ხარჯებზე და შეათანხმოთ დეტალები ხელშეკრულებით, სანამ შესრულებას შეუდგებოდეთ.