content
ლექცია 6. პროექტის ფინანსური ანგარიში
თეორიულად, თუ თქვენ ყველა პროცესი კარგად ააწყვეთ, როგორც ეს აღწერილი იყო ამ სასწავლო ელექტრონული კურსის წინა ნაწილებში, მაშინ ფინანსური ანგარიშის შედგენა უნდა გაგიიოლდეთ!

მაგრამ მოდით, ბოლომდე მივიყვანოთ საქმე და გადავხედოთ ყველაფერს, რაც დაგჭირდებათ იმისათვის, რომ ეფექტიანად, სიზუსტით და დროულად ჩააბაროთ პროექტის ფინანსური ანგარიში.

შემოსავლების თვალყურის დევნება

  • ინფორმაცია თქვენი ელექტრონული გაყიდვის წერტილის (EPOS) სისტემიდან ან საბილეთო სისტემისგან, რომელიც გიჩვენებთ განხორციელებული გაყიდვების ღირებულებას

  • წერილები, რომლებიც ადასტურებენ ამ პროექტისთვის თქვენ მიერ მიღებულ გრანტებს და თარიღებს, როდესაც მოსალოდნელია მათი გადახდა

  • წერილები, რომლებიც ადასტურებს სპონსორულ დახმარებას და დეტალები, რა გზით და როდის გადაეხდება ის ორგანიზაციას

  • მეთოდები, რომლებიც ადასტურებს შემოწირულობების ღირებულებას და მიღებას

  • ჯამური ტაბულა, ანუ ბრუნვის ტაბულა, რომელიც იმდენად ხშირად იქნება განახლებული, რამდენადაც საჭიროება მოითხოვს – გააჩნია, პროექტის რა სტადიაზე იმყოფებით (მაგ. დაგეგმვის თუ განხორციელების)

ხარჯების შეჯამების უახლესი მაჩვენებლით უზრუნველყოფა

  • პროექტთან დაკავშირებული ყველა გაწეული ხარჯის დამადასტურებელი ქაღალდის ან ელექტრონული ჩეკები. თუ აქტივობა აირიცხება ერთი ინვოისით, რომელიც რამდენიმე პროექტს ფარავს, მაშინ საჭიროა დეტალები, რომლებიც განსაზღვრავს, კერძოდ რა ხაზები უკავშირდება თქვენ მიერ წარმართულ პროექტს.

  • აუდიტორული დოკუმენტაცია, რომელიც აჩვენებს გაწეული ხარჯების დადასტურებას სათანადო მენეჯერის მიერ

  • დოკუმენტაცია, რომელიც ათანხმებს, თუ როგორ გამოიწერება ანგარიში პროექტის ყველა არაპირდაპირ ხარჯზე და როგორ ხდება მათი დათვლა, შემოწმება და დადასტურება

მოულოდნელობებისა და გაუთვალისწინებელი შემოსავლების/ხარჯების ანგარიში

  • იმ პროცესების ჩვენება, რომლითაც ხარჯი შეთანხმდა, მითითება, თუ რატომ გახდა ის საჭირო და მისი მოთავსება გაუთვალისწინებელი ხარჯების ბიუჯეტში

დოკუმენტაციის მზად ქონა აუდიტისთვის მისაწოდებლად

  • თარიღის მიხედვით დახარისხებული და შემოსავლის და ხარჯის ძირითად არეებად გაყოფილი ფაილები, ყველა ინვოისის, ჩეკის, გადახდის დადასტურების და ხელშეკრულების ასლებით/ამონაბეჭდებითურთ

  • თუ დამფინანსებლებს განსაზღვრული აქვთ შაბლონი, რომელიც გამოყენებული უნდა იქნეს, დარწმუნდით, რომ მართლაც იყენებთ მას!

ამგვარად, ახლა თქვენ შეგიძლიათ:

  • აწარმოოთ თქვენი პროექტის ფინანსების ზუსტი დოკუმენტაციური თვალყურის დევნება

  • ნახოთ, თქვენი დაგეგმილი შემოსავლიდან ზუსტად რამდენი შემოგივიდათ

  • გასცეთ ჩეკები ან ხარჯის თანხმობის დადასტურება

  • აწარმოოთ დოკუმენტაცია, რაც დამფინანსებლის მიერ აუდიტის ჩატარების შემთხვევაში დაგჭირდებათ

ეს კურსი გახლდათ პროექტის ბიუჯეტის შედგენის შესავალი. მართალია, მისი მეშვეობით თქვენ ვერ გახდებით ექსპერტი ერთ დღეში, მაგრამ ის გაძლევთ წარმოდგენას, რა ფაქტორები უნდა გაითვალისწინოთ.

რეალურ ცხოვრებაში, თუ თქვენ აქამდე არასოდეს შეგიდგენიათ პროექტის ბიუჯეტი, ალბათ დაიწყებთ მომცრო პროექტებით, რომლებიც ნაკლებ რისკსაც შეიცავს და ძალიან სავალალო შედეგების შესაძლებლობებიც ნაკლები ახლავს. ან ასე უნდა მოიქცეთ, ან იმუშაოთ მსხვილ პროექტებზე,მაგრამ ანგარიში აბაროთ სხვა, ფინანსების მართვაში თქვენზე მეტად გამოცდილ ადამიანს. ეს გამოცდილება მოგამზადებთ უფრო მსხვილ და რთულ პროექტებზე სამუშაოდ.

მე, როგორც ადამიანმა, რომელიც უკვე ორი ათეული წელიწადია, პროექტებისთვის ბიუჯეტს ადგენს, შემიძლია გითხრათ, რომ არის სფეროები, სადაც მე დიდი გამოცდილება მაქვს და ვიცი, რა არის საჭირო ამ სამუშაოს შესასრულებლად, მაგრამ აგრეთვე არსებობს რაღაცები, როსთვისაც ბიუჯეტს ცხოვრებაში პირველად ვადგენ ხოლმე. როდესაც რაღაც ახალს ვაკეთებ, მოსალოდნელია, რომ ზოგ რამეს ისე ვერ დავგეგმავ, როგორც საჭიროა და ცოტა უფრო მეტი გაუთვალისწინებელი ბიუჯეტი დამჭირდება. ამისთვის ზოგჯერ საკმარისია, დარწმუნდე კლიენტის და პარტნიორის „კეთილ ნებაში“: ანუ ვიცოდე, როცა რაღაც მოულოდნელობა ხდება, მის მოსაგვარებლად ყველა გაიღებს თავის დროს და რესურსებს. ეს იდეალური შემთხვევაა. მაგრამ ცხოვრება ყოველთვის იდეალურ ვარიანტებს არ გიმზადებთ, ამიტომ უნდა გქონდეთ გეგმა როგორც ყველაზე უარესი, ასევე საუკეთესო ვარიანტებისთვის! 

ვუამბოთ მეგობრებს