1. რამდენი რამ შეგიძლიათ ურყევად განსაზღვროთ თავიდანვე?

რაც მეტი რამ გექნებათ უცვლელად განსაზღვრული დასაწყისშივე, მით ნაკლები იქნება ალბათობა, მოულოდნელობებს გადააწყდეთ. ეს ნიშნავს მომწოდებლებთან კარგად შედგენილ ხელშეკრულებებს და მკაფიო გეგმას პროექტის გამომუშავებული შემოსავლის ნაწილისთვის, წინასწარი გაყიდვების და ადრეული შემოსავლების იმდენად მაღალი დონით, რამდენის საშუალებასაც იძლევა რეალისტური შეფასება.

1.1 ხარჯების მართვა

მომწოდებლებთან მყარი ხელშეკრულების დადების უპირატესობა ის გახლავთ, რომ თქვენ იცით, ისინი რის გამკეთებლები არიან და რა ეღირება ეს. ამგვარად, იმის მაგივრად, რომ გქონდეთ ღია (open-ended) ხარჯები, რომლებსაც უბრალოდ აღრიცხავთ მათი გაწევის კვალად, თქვენ ეფექტიანად უთითებთ ლიმიტს, თუ რა რაოდენობა დაგეხარჯებათ ხელშეკრულებით მიღებულ ყოველ ელემენტზე.

ერთ-ერთი ხერხი, გაიადვილოთ თვალყურის დევნება თქვენი ბიუჯეტის მყარ თუ ცვლად ელემენტებზე, არის მათთვის ფერადი კოდის მინიჭება – მწვანედ გააფერადეთ ხელშეკრულებაში გაფორმებული და წინასწარ შეთანხმებული ელემენტები, ნარინჯისფრად – ისეთი ხარჯები, რომლებიც შეიძლება იცვლებოდეს, მაგ. სამოგზაურო ხარჯები ან კვების და საცხოვრებლის ანგარიშები.

ასეთი ელემენტებისთვის თქვენი ბიუჯეტით განსაზღვრული იქნება მაქსიმალური ღირებულება. ამის მერე თქვენ გევალებათ, თვალყური ადევნოთ ხარჯებს მათი გაწევის კვალად და დარწმუნდეთ, რომ არ გექნებათ გადახარჯვა. ამის გასაკეთებლად საჭირო იქნება, შემოიღოთ წესი, რომლის მიხედვითაც პროექტში ჩართული ადამიანები შეავსებენ ხარჯვის ფორმებს (Template 4 - expenses claim form) ჩეკებით. ჩეკები გჭირდებათ იმის დასადასტურებლად, რომ ხარჯები ნამდვილად იქნა გაწეული. შესაძლოა, ამის დადასტურება მხოლოდ შიდა დონზე გჭირდებოდეთ ან შესაძლოა, საჭირო იყოს ამ მტკიცებულების წარდგენა გრანტის დამფინანსებელთან. ევროკავშირის მიერ დაფინანსებული პროექტებისთვის არსებობს დადგენილი ნიმუშები, რომლებიც უნდა გამოიყენოთ, რათა, თუ საჭირო გახდა, დანამდვილებით შეგეძლოთ სრული აუდიტორული დოკუმენტაციის მიწოდება. ასევე შეიძლება არსებობდეს წესები და რეგულაციები იმის შესახებ, თუ რა ხარჯები არის „სათანადო“ – შეგიძლიათ თუ არა გრანტის ფულის დახარჯვა სადილზე ალკოჰოლური სასმელის მისართმევად? შეიძლება თუ არა მოითხოვოთ ოფიციანტისთვის მიცემული დამატებითი გასამრჯელოს ანაზღაურება? როგორც წესი, ორგანიზაციას ან დამფინანსებელს უკვე წინასწარ ექნება დადგენილი საკუთარი სტანდარტული მიდგომა. თქვენ უბრალოდ უნდა იცოდეთ ის და გააცნოთ სხვებს, ვინც ხარჯავს ფულს, რომლის ანაზღაურებასაც პროექტის ბიუჯეტიდან მოელის!

ვინ აწერს ხელს ხარჯებზე? ინვოისების დამტკიცებაზე და დათანხმებაზე, რომ ისინი უნდა ანაზღაურდეს, ერთი ადამიანი უნდა იყოს პასუხისმგებელი. შიდა დონეზე უნდა შეათანხმოთ, ეს იქნებით თქვენ, როგორც პროექტის ლიდერი, თუ ფინანსური განყოფილების ხელმძღვანელი. ისევ, ხშირად ამის წესი უკვე წინასწარ იქნება გაწერილი თქვენს ორგანიზაციაში, თქვენ მხოლოდ უნდა იცოდეთ,როგორია ეს წესი, და გამოიყენოთ ის!

კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი რჩევაა, სთხოვოთ მომწოდებლებს, რომლებიც შეიძლება რამდენიმე პროექტზე მუშაობდნენ, დააკონკრეტონ, მათი ინვოისი (ან, თუ საჭიროა, ინვოისის ცალკეული ხაზი) რომელ პროექტს მიემართება. ეს დაგეხმარებათ, უზრუნველყოთ, რომ იმ შემთხვევაში, როცა თქვენს პროექტს ინვოისის მხოლოდ ნაწილის გადახდა ეკუთვნის, არ გადაიხდით მას მთლიანად!

საბოლოოდ თქვენ გინდათ, მიიღოთ პროცესი, რომელიც შესაძლებლობას გაძლევთ:

• დაადგინოთ მაქსიმუმი ხარჯების სფეროსთვის და იცოდეთ, რა პროდუქტს მოიცავს ბიუჯეტის მოცემული სტატია (ეს უნდა ჩანდეს თქვენი ბიუჯეტიდან)

• გადაამოწმოთ შესრულებული სამუშაოს და ხარჯების ეს დაგეგმილი პაკეტი როგორც დადებული ხელშეკრულებების მიხედვით პროექტის დასაწყისში, ასევე ცვლადი ელემენტების ინვოისებით, რომლებიც პროექტის მიმდინარეობისას შემოვა.

• ისეთი ცვლადი ხარჯებისთვის, როგორიცაა მგზავრობა, საცხოვრებელი და სხვა, დაადგინოთ წესი, რომლის მიხედვითაც ხარჯების მონაცემებს მანამდე იღებთ და ამტკიცებთ, სანამ მას ფინანსური განყოფილება აანაზღაურებს. ეს დაგაზღვევთ ხარჯებისგან, რომლებსაც არ ელოდით ან არ ეთანხმებოდით.

• უზრუნველყოთ, რომ იცოდეთ, თვის დასრულების მერე რამდენად მალე გახდება ცნობილი ცვლადი ხარჯები – თქვენ გინდათ, თავიდან აირიდოთ სიტუაცია, როცა გუნდის წევრი არ ავსებს ინვოისს რამდენიმე თვის განმავლობაში, თქვენ ჩათვლით, რომ დანაზოგი გაქვთ და ფინანსებს გადაანაწილებთ, შემდეგ კი აღმოჩნდება, რომ თურმე ანგარიში გქონიათ გასასწორებელი!

• არ გადახვიდეთ შეთანხმებულ პროტოკოლს სასტუმროების, რესტორნის და ა.შ. მაქსიმალური ღირებულების თაობაზე.

პროექტის მიმდინარეობის კვალად საჭიროა, შეადაროთ პროგნოზირებული ხარჯები რეალურად გაწეულ ხარჯებს. ეს გახლავთ მიზეზი იმისა, თუ რატომ უნდა გქონდეთ არა მხოლოდ ბიუჯეტი, არამედ ბრუნვაც.

კითხვა ისმის: რამდენად ხშირად უნდა გააახლოთ ბრუნვა, რათა შეცვალოთ მოსალოდნელი ხარჯი ნამდვილი მონაცემებით და იცოდეთ საქმის რეალური ვითარება? გრძელვადიან პროექტში, რომელიც საკმაოდ მდორე და წინასწარ განსაზღვრული აქტივობებისგან შედგება, შეიძლება საკმარისი იყოს, თვეში ერთხელ განაახლოთ თქვენი ბრუნვა და პროგნოზირებული ხარჯები რეალურით ჩაანაცვლოთ. თუ თქვენ ძალიან ინტენსიური საქმიანობის პერიოდს გადიხართ, შეიძლება, საჭირო იყოს, ბრუნვა ყოველკვირეულად ან კვირაში ორჯერაც კი განაახლოთ.

რაკი საჭიროა, თვალყური ადევნოთ განსხვავებას პროგნოზირებულსა და რეალურს შორის, ამ მიზეზით Template 1 - budget and cashflow-ში, ბრუნვის ტაბულაში, ჩართული არის სხვაობის სვეტი. ეს სვეტი გიჩვენებთ, თითოეულ სტატიაში გაქვთ თუ არა დანაზოგი ან გადახარჯვა. ამგვარად, თუ გეგმავდით, რომ იანვარში £200 დაგეხარჯებოდათ დაზღვევაზე, მაგრამ იანვრის ბოლოს აღმოაჩენთ, რომ ინვოისი არ აგინაზღაურებიათ, მაშინ იანვრის რეალური ხარჯი იქნება £0, მაგრამ ამავე დროს საჭირო იქნება, ბრუნვა იმგვარად შეცვალოთ, რომ ეს £200 გადახდილი იყოს თებერვალში, ინვოისის ვადების შესაბამისად. ასეთ შემთვევაში, თუ თქვენ უბრალოდ გადაავადებთ გადახდას იანვრიდან თებერვალშე, ფული უბრალოდ გადახდილი იქნება არა დაგეგმილ, არამედ სხვა თვეში, და საერთო სხვაობა იქნება ნული.

მაგრამ, თუ თქვენ გეგმავდით იანვარში £500-ის დახარჯვას სასტუმროებში, რეალური ხარჯების შემოწმებისას კი, რომლებიც პროექტზე მომუშავე გუნდის წევრების მიერ წარმოდგენილ ანგარიშებში ჩანს, ხედავთ, რომ სინამდვილეში დაგიხარჯავთ მხოლოდ £471, მაშინ სხვაობის სვეტი იანვარში £29 დანაზოგს გიჩვენებთ. თუ დავუშვებთ, რომ ამ ნაკლები ხარჯით თქვენ განახორციელეთ ყველა საჭირო აქტივობა, მაშინ ყოჩაღ და ბარაქალა თქვენს ხარჯეფექტიანობას!

ხარჯების თვალყურის დევნების გასაიოლებელი ერთ-ერთი გზაა, პროექტი გაფორმებული გქონდეთ იმ საბუღალტრო სისტემაში, რომელსაც თქვენი ორგანიზაცია იყენებს. თუ თქვენ მუშაობთ მსხვილი ორგანიზაციისთვის, ეს შეიძლება თქვენმა ფინანსურმა დირექტორმა მოაგვაროს. თუ პატარა ორგანიზაციაში მუშაობთ, მაშინ შეგიძლიათ, გადაამოწმოთ თქვენს დირექტორთან, თუ რა გზით ედევნება თვალყური პროექტის ფინანსებს და შეიძლება თუ არა, თქვენი საბუღალტრო პროგრამები ამაში დაგეხმაროთ. ონლაინ საბუღალტრო სისტემებს, როგორიცაა www.mycake.org (რომელიც სპეციალურად პატარა შემოქმედებითი კოლექტივების საჭიროებებისთვის არის შექმნილი) უმრავლეს შემთხვევებში სტანდარტულად მოეპოვებათ ეს ფუნქცია.

1.2. გამომუშავებული შემოსავლის თვალყურის დევნება და მაქსიმალურად გაზრდა

კულტურის სფეროს ბევრ სპეციალისტს ბევრად უფრო უჭირს გამომუშავებული შემოსავლის ზუსტად პროგნოზირება, ვიდრე პროექტის ღირებულების ბიუჯეტის შედგენა. ეს მართლაც განსხვავებული უნარია, მაგრამ ამავე დროს არის უნარი, ურომლისოდაც იოლას ვერ გახვალთ, მით უფრო, თუ აპირებთ მსხვილ პროექტებში ჩართვას და უფრო ხელმძღვანელი როლების შესრულებას.

შეგიძლიათ, თავი ინუგეშოთ იმით, რომ ერთ-ერთი უძველესი მარკეტინგული ანდაზა გახლავთ: „წარმოებული მარკეტინგის ნახევარს აქვს მხოლოდ შედეგი (გაყიდვებში) … ნეტავ კი ვიცოდე, რომელ ნახევარს!“

ეს არ ნიშნავს, თითქოს ვამბობდეთ, რომ მარკეტინგი ალალბედზე მოქმედებაა, ნამდვილად არა! იმას ვამბობთ, რომ თქვენ ალბათ დაგჭირდებათ თქვენს მარკეტინგულ გუნდთან/სააგენტოსთან/ფრილანსერებთან მუშაობა, რათა წინასწარაც განსაზღვროთ და თვალყურიც ადევნოთ, მარკეტინგზე გაწეული ხარჯები როგორ შემოგიბრუნდებათ გაყიდულ ბილეთებად ან გამომუშავებული შემოსავლის სხვა ფორმებად. ამ თვალსაზრისით მარკეტინგის და გაყიდვების თემა სცდება ამ ელექტრონული კურსის კომპეტენციას, მაგრამ ეს მნიშვნელოვანი ცოდნაა, რომელიც ან თავად უნდა შეიძინოთ ან იპოვოთ მათი მომწოდებელი წყარო.

ჩვენ არ განვიხილავთ მარკეტინგს ამ კურსში, მაგრამ თქვენ განსაკუთრებული თვალყური უნდა ადევნოთ პირველი რამდენიმე დღის გაყიდვებს, რადგან ბილეთების პირველი მყიდველები თქვენი ყველაზე უფრო მონდომებული მუშტრები იქნებიან. თუ ისინი ისე არ ყიდულობენ, როგორც მოსალოდნელი იყო, ეს ნიშნავს, რომ შეიძლება გადასამოწმებელი იყოს ან თქვენი გაყიდვების ვარაუდები, ან თქვენი მარკეტინგის ბიუჯეტი, რადგან არ უნდა გქონდეთ მოლოდინი, რომ მოგვიანებით ყველაფერი თავისით გამოსწორდება!

1.3. თავაზიანი უარის თქმა შემოთავაზებულ კორუფციაზე

თუ უკვე საკმარისად დიდი ხანია, ამ დარგში მუშაობთ, დადგება მომენტი, შეიძლება რეგულარულადაც, როდესაც შემოგთავაზებენ, მონაწილეობა მიიღოთ ამა თუ იმ სახის კორუფციაში. როგორ შეგიძლიათ, თავიდან აირიდოთ ამაში მონაწილეობა, ამავე დროს, არ შეფერხდეს თქვენი პროექტის მიმდინარეობა და თქვენი ბიუჯეტი შეინახოთ იმ აქტივობებისთვის, რომლების შესრულება და რომელთა პროდუქტის ჩაბარებაც გინდათ?

შეიძლება, ეს ზედმეტად მარტივად ჟღერდეს (თუმცა სულ არ არის მარტივი), მაგრამ მე გირჩევდით, აგერჩიათ ამგვარი სტრატეგია: უზრუნველყავით, რომ ყველა აქტივობაზე დადოთ რაც შეიძლება მყარი ხელშეკრულებები და აანაზღაუროთ მხოლოდ ის ინვოისები, რომლებიც ხელშეკრულებით განსაზღვრულ და უკვე მოწოდებულ აქტივობებს შეესაბამება, შესაბამისი (და შეთანხმებული) ფასით. ეს შეიძლება ნიშნავდეს, რომ თქვენ უნდა შეათანხმოთ ისეთი რამეები, როგორიცაა სასტუმროში ერთ ღამეში გადასახდელი თანხის მაქსიმუმი ან კვებისთვის თუ მგზავრობისთვის თანხის გამოყოფა; ან განსაზღვროთ, რომ ბილეთები უნდა იყოს ეკონომკლასის, და არა ბიზნესკლასის. ეს თითქმის დანამდვილებით ნიშნავს, რომ მომწოდებლებთან დადებულ ყველა ხელშეკრულებაში ზუსტად უნდა იყოს განსაზღვრული მოსაწოდებელი პროდუქტი და თუ ეს ეხება ხელშესახებ პროდუქტს (დროზე დადებული ხელშეკრულებისგან განსხვავებით), მაშინ შეიძლება დაგჭირდეთ, დააკონკრეტოთ იმ პროდუქტის ხარისხის დონე, რომელსაც ყიდულობთ, იმგვარად, რომ შეგეძლოთ, სპეციფიკაციები შეადაროთ იმ ობიექტს, რომელიც მოგაწოდეს და რის ანგარიშიც წარმოგიდგინეს.

აქ დადებითი მხარე გახლავთ ის, რომ, მას მერე, რაც მოიპოვებთ პედანტი და კორუფციის არდამშვები ადამიანის რეპუტაციას, შეამჩნევთ, რომ თხოვნების და შემოთავაზებების რაოდენობა შემცირდება. და პირიქით, თუ თქვენ მონაწილეობას მიიღებთ თუნდაც წვრილმან კორუფციაში, ან დაუშვებთ მას თქვენ მიერ წარმართულ პროექტებში, მოსალოდნელია, რომ თქვენ გააგრძელებთ იმავე გეზით სვლას და კორუფციის მასშტაბები გაიზრდება.

ამგვარად, ახლა თქვენ შეგიძლიათ:

• პროექტის დასაწყისში რაც შეიძლება ბევრი რამ განსაზღვროთ ურყევად.

• რეგულარად განაახლოთ თქვენი ბრუნვა (ყოველკვირეულად ან ყოველთვიურად, აქტივობების ინტენსიობის მიხედვით).

• თვალყური ადევნოთ შემოსავალს, რომელსაც გამოიმუშავებთ, შეადაროთ ის თავდაპირველ მოლოდინებს და პროექტის წარმართვის კვალად შესაბამისად შეცვალოთ თქვენი მარკეტინგის ბიუჯეტი ან გაყიდვების მოლოდინები.

• მიიღოთ საფინანსო გუნდისგან განახლებული მონაცემები თვის განმავლობაში დახარჯული ცვლადი ხარჯების შესახებ.

• პროექტის თანამშრომლებს მისცეთ საშუალება, შეავსონ დანახარჯების ფორმები, რათა უკეთ შეგეძლოთ ამ ტიპის ხარჯების ყურადღებით მართვა.

• თავაზიანად იუაროთ კორუფციაში მონაწილეობის შემოთავაზებები.