1. Проведение точной оценки бюджета

Нельзя спрогнозировать будущее со 100% точностью, но можно распределить риски и предусмотреть план действий на случай непредвиденных обстоятельств.

Бюджет — это оценка будущих затрат. Как правило, перспективное планирование никогда не бывает 100% точным. Однако можно минимизировать вероятность появления ошибок с тем, чтобы разница между бюджетом и реальным положением дел имела минимальные последствия для проекта. Ниже несколько подсказок, как это сделать.

Доходы:

• Определите минимальную сумму, необходимую для покрытия расходов по проекту.

• Обсудите со своими коллегами, будут ли все эти средства поступать только от вашей организации или часть денег смогут предоставить партнеры; будут ли все эти средства предоставлены одним донором или несколькими; будут ли все эти средства предоставлены в виде гранта или же часть из них будет поступать в виде дохода, например, от продажи билетов.

• Опираясь на опыт предыдущих похожих проектов и организаций, убедитесь, что такая комбинация из грантового финансирования и доходов от основной деятельности будет оптимальной для реализации своих целей. Например, если средний процент от общих затрат по проекту, который может быть обеспечен за счет частных пожертвований, составляет 5-10% от затрат по проекту, то будет довольно рискованно заложить в бюджет сумму, которая будет составлять, скажем, 30% от затрат по проекту.

• Определите период, когда проект начнет приносить доходы, и оцените свою возможность привлечь дополнительные средства на то время, пока вы не сможете расходовать этот доход на проект. Например, если вам удалось получить грант, нужно обеспечить гарантию его предоставления до начала проекта, если расходы по проекту планируется окупить за счет продажи билетов, то вы можете организовать предварительную продажу, а не ждать запуска проекта, например, www.unbound.com берут деньги в виде залога и публикуют книгу только тогда, когда будет собрана минимальная обязательная сумма, необходимая для ее публикации.

• Если за привлечение дохода по проекту отвечают несколько сторон, нужно четко определить, какая сторона за какой вид дохода будет отвечать. Всем ли партнерам установили плановые показатели? Как вы будете отслеживать прогресс по достижению этих показателей каждым партнером?

Расходы:

• Выясните, придется ли вам нести какие-либо расходы для того, чтобы получить финансирование для проекта, и определите, каким образом они будут покрываться, а также нужно ли заложить в бюджет проекта сумму для возврата этих денег.

• Планируя сотрудничество с людьми, которые не состоят в штате вашей организации (например, художники), обсудите конкретное количество трудовых дней, в течение которых они будут работать с вами, и суточную ставку, которая бы устроила и вас, и их. Оформите эти условия в виде письменного документа, чтобы каждая сторона знала свои обязательства. Согласуйте, какие дополнительные расходы, помимо оплаты за отработанное время, будут покрываться бюджетом проекта, и кто будет их оплачивать, организация или сам исполнитель. Сюда можно отнести расходы на проезд и проживание, на материалы, изготовление, страхование. При возможности все эти моменты следует оформлять в виде договоров, которые должны подписать обе стороны. Также оговорите сроки и порядок осуществления всех платежей, предусмотренных для сторонних исполнителей, поскольку это может влиять на ваш финансовый поток, и дает возможность гарантии, что результаты будут достигнуты.

• Если вы работаете с партнерами, опять же, заранее обсудите, какие задачи по проекту будут закреплены за каждой организацией, и кто за какие расходы будет отвечать.

• Привлекая к сотрудничеству третьи стороны для предоставления услуг, например, аренда оборудования, рассмотрите ценовые предложения трех разных исполнителей, чтобы продемонстрировать, что вы выбрали поставщика услуг с самым лучшим предложением по соотношению цена/качество.

• Решите, нужно ли добавить в ваши договоры пункт о возмещении средств, уплаченных исполнителю в случае, если он не смог предоставить услуги надлежащего качества или в установленные сроки. Кто будет нести ответственность в случае, если деньги не были возвращены и пришлось нанимать другого исполнителя, или если донор отказался платить за работу, которая не соответствует согласованным требованиям?

• Обратитесь к предыдущим проектам, были ли в них сопоставимые расходы? Если да, то используйте их в качестве отправной точки.

• Убедитесь, что вы предусмотрели все необходимые косвенные расходы. Какие дополнительные расходы, помимо текущих расходов организации, нужно внести? Например, плата за электроэнергию, уборку помещений, сумму страховых взносов.

• Заложите в бюджет сумму на случай непредвиденных обстоятельств в размере 3–7% от общей суммы проектных расходов. При реализации проекта могут возникнуть неожиданные изменения, которые сложно спрогнозировать в самом начале, поэтому такой случай вам следует резервировать средства.

2. Планирование бюджета при участии в проекте еще одной организации

Есть проекты, в которых участвует больше одной организации. Бесспорно, в проекте может участвовать несколько организаций.

В этом случае есть несколько моментов, которые необходимо согласовать в самом начале. Прежде всего, нужно определить, кто будет «главной» организацией, и каковы обязанности каждой. Обычно главная организация несет основную ответственность за бюджет и за результат. Это означает, что значительная часть финансирования из главного источника в большинстве случаев будет осуществляться через главного партнера, и именно он зачастую предоставляет механизмы управления финансами всего проекта, а также системами продажи билетов, чтобы контролировать продажи.

Если отдельные партнеры ответственны за обеспечение встречного финансирования, то это можно сразу заносить в бюджет проекта одного партнера.

Если ваша организация является главной, то вы должны убедиться не только в том, что в бюджете достаточно средств для покрытия «прямых» расходов по тем видам деятельности, за которые ответственны вы, но и «косвенных» расходов, таких как маркетинговые, административные расходы, расходы на финансовое управление, страхование и т. д.

Независимо от того, каким будет финансовый поток по проекту, вы должны заранее согласовать сроки оплаты за все результаты работ по проекту. Это особенно важно при работе с небольшими организациями, где финансовый поток часто неустойчивый.

Как главная организация вы будете ответственны за формирование единого бюджета из тех, что будут предоставлены всеми партнерами, и за обеспечение выполнения условий основного донора. Также вероятно, что вы будете ответственны за подготовку досье документов для аудиторов.

3. Что такое расходы «в натуральном выражении» и как их отображать в бюджете?

Возможно, вам приходилось слышать от своих коллег и доноров фразу расходы «в натуральном выражении», поэтому давайте разберемся, что это такое и как ими управлять.

Когда товары и услуги предоставляют в натуральном выражении, это означает, что вам не надо платить за них наличные деньги в момент осуществления сделки. Например, творческая организация может предоставить своих волонтеров в качестве вклада в натуральном выражении — никто никому не платит наличные деньги, а вот время имеет ценность, и об этом нельзя забывать. Вот другие примеры вклада в натуральном выражении:

• Организация предоставляет залы и помещения, которыми она владеет, для проведения мероприятий по проекту и не берет за это арендную плату.

• Крупная компания бесплатно предоставляет административные и финансовые ресурсы для реализации проекта.

• Поставщик дарит материалы.

Как же тогда определить ценность такого рода вклада?

Обычно у некоторых доноров есть нечто вроде «тарифной карты», в которой описан квалификационный уровень работ и указаны соответствующие цены на эти работы, которые и используются для целей учета расходов. Или же можно оценить вклад той суммой, которую пришлось бы заплатить, если бы он оценивался в денежном выражении, например, место проведения мероприятия, предоставленное бесплатно из соображений доброжелательности, за которое в ином случае пришлось бы платить почасовую или посуточную арендную плату.

Некоторые виды финансирования предусматривают возможность «сочетать» денежные средства, предоставленные со своей стороны, и вклад в натуральном выражении с вашей стороны. Такой подход удобен, если ваши денежные ресурсы, выделенные для использования в качестве встречного финансирования, ограничены.

Главный вопрос, который стоит задать, звучит так «Предусматривает ли мой бюджет возможность внесения вклада в натуральной форме? Если да, для каких направлений это актуально?»

Учет вкладов в натуральной форме лучше вести отдельно от «денежной» части бюджета. Также нужно согласовать, как следует оформить факт внесения вклада в натуральном виде. Например, если вы планируете провести бесплатный семинар или конференцию, то время слушателей можно отнести к вкладу в натуральном выражении, сюда же можно отнести и время выступлений докладчиков, если за их выступления не предусмотрен гонорар.

Таким образом, теперь вы можете: 

• Более точно рассчитать смету расходов.

• Иметь четкое представление о том, в каких ситуациях необходимо формировать резервный бюджет.

• Сравнить вашу методику с прошлыми похожими проектами и их бюджетами.

• Запросить предложения от конкурирующих поставщиков.

• Согласовать расходы по договорам.

• Наладить сотрудничество с другими организациями по совместным проектам.

• Вести учет расходов в натуральном выражении и вносить их в бюджет в качестве встречного финансирования.