content
Лекция 4. Преобразование бюджета в финансовый поток
Бюджет содержит ряд итоговых показателей, а также позволяет вам, вашим коллегам и партнерам увидеть, на какую сумму вам надо рассчитывать, чтобы проект состоялся.

Тем не менее, нельзя управлять действующим проектом, имея в своем арсенале один лишь набор итоговых показателей. На самом деле, нельзя считать формирование бюджета оконченным, если вы еще не определили периоды отчислений из бюджета. Случается так, что вы израсходовали деньги, а дохода пока нет, поэтому для таких ситуаций нужно установить, как будут покрываться счета, если на банковском счету проекта не осталось денег!

В Template 1 - budget and cashflow на втором листе книги Excel вы можете увидеть, как можно распределить итоговую сумму в строке доходов/расходов в рамках периода в 12 месяцев. Можете смело менять этот шаблон под себя. Если вместо разбивки по месяцам вы предпочитаете разбивку по неделям или кварталам, пожалуйста! Если ваш проект будет длиться более одного года, вы можете добавить в него дополнительные годы.

Обозначив слева направо в таблице нужный временной период, дальше нужно внести данные, когда в рамках этого периода вы будете получать доходы и нести расходы. Чтобы сделать это максимально точно, можно добавить больше строк под ключевыми заголовками, например, для того, чтобы разбить серию поэтапных платежей, выплачиваемых лицу за предоставление творческих услуг.

Также нужно учитывать любые временные задержки между выдачей /получением счета-фактуры и фактической датой оплаты. Например, если компания направляет вам счет-фактуру на арендованное вами оборудование, то срок оплаты по нему может составлять 30 дней. То есть, если они направляют вам счет 1-го числа месяца, они не надеются получить оплату ранее 30-го числа того же месяца.

Если ваш проект финансируется за счет грантов, нужно знать, будут ли эти средства предоставлены в виде аванса или выплачиваться поэтапно? Если деньги будут перечислены вашей компании сразу после утверждения выдачи вам гранта, значит они дают их в виде аванса до получения результата. Если же ваша организация, как большинство проектов, финансируемых ЕС, должна подавать ходатайство на выплату грантовых средств по ходу или в конце проекта, то это означает поэтапную выплату средств, т. е. после того, как вы понесли расходы. Это имеет существенное влияние на финансовый поток!

Таким образом, если составление бюджета предполагает поиск ответов на вопросы «какие у вас будут виды доходов и расходов и их объемы, то по финансовому потоку  «когда будет происходить вливание и отток этих средств?»

На что обратить внимание в финансовом потоке, и по каким документам его сверять:

  • Совпадает ли итоговая сумма бюджета с итоговой суммой, распределенной по этапам проекта?

  • Предусмотрели ли вы возможные задержки в получении денег или их выплате?

  • Имеются ли периоды дефицита баланса, т. е. когда расходы превышают доходы?

  • Если такие периоды дефицита имеются, то за счет чего будут покрываться эти расходы? Согласовали ли вы этот момент с коллегами?

  • Совпадают ли поступления и расходы, предусмотренные договорами с исполнителями, с разработанным вами финансовым потоком?

  • Согласовали ли вы со спонсором или со своими коллегами, какие документы вы будете использовать в качестве доказательства того, что деньги были потрачены, и оговорен ли этот момент в договорах, которые вы подписываете с исполнителями?

  • Оговорена ли в ваших договорах ситуация, когда расходы были понесены, а результата нет, покрывает ли ваш резервный бюджет подобные расходы? Если нет, то каким образом вы можете подстраховать себя в подобных ситуациях?

1. Что делать, если ваш финансовый поток прогнозирует периоды дефицита средств?

Не надо автоматически считать плохой ситуацию, когда ваш проект претерпевает период несения затрат, превышающих доходы. Здесь просто надо все грамотно спланировать.

Давайте рассмотрим пример: танцевальный коллектив выигрывает грант в 50 000 фунтов стерлингов на реализацию проекта, который будет длиться год. Эти средства будут выплачиваться в три этапа  15 000 в самом начале, 15 000 через полгода и 20 000 после его завершения, т. е. в 13-ый месяц, поскольку 12-ый месяц  последний месяц реализации проекта.

Общая сумма расходов по проекту, заложенная в бюджет,  55 000 фунтов стерлингов, учитывая, что танцевальный коллектив также планирует получить выручку от продажи билетов в размере 5 000 фунтов стерлингов.

Задача, вставшая перед руководителем проекта, заключалась в том, что в конце 11-го месяца по проекту ожидается период расходов на 40 000 фунтов, но к тому времени из грантовых средств они получат всего лишь 30 000 фунтов, и даже если им удастся заранее продать все билеты (5 000 фунтов), то все равно дефицит составит 5 000 фунтов. Также если к концу 11-го месяца они не выплатят зарплаты танцорам, то те могут отказаться принимать участие в выступлениях, что поставит под угрозу весь проект. Как поступить в такой ситуации?

Начнем с хорошей новости: благодаря финансовому потоку руководитель проекта и высшее руководство обнаружили эту проблему до того, как проект стартовал. На организационном уровне высшее руководство может обсудить с финансовым директором, имеются ли на их счетах достаточные средства, чтобы покрыть этот разрыв за счет внутренних денежных ресурсов компании, или же им следует обсудить с донором возможность изменить порядок выплаты грантовых средств, или взять заём в банке. Если организация решит взять заём, то сумма процентов по этому займу должна быть добавлена к сумме расходов по проекту до утверждения бюджета донором!

Таким образом, теперь вы можете:

  • Планировать периоды поступления и оттока денег.

  • Осуществлять поэтапные платежи по контрактам в соответствии с выполненными этапами работ.

  • Определить, будут ли по ходу проекта периоды дефицита средств, и, если будут, то вы сможете спланировать финансовый поток таким образом, чтобы покрыть этот разрыв.

  • Определить, кто будет ответственен за непредусмотренные или сверхбюджетные расходы, и зафиксировать всю эту информацию в договоре до начала проекта. 

Рассказать друзьям