content
Лекция 2. Подготовка бюджета
Бюджет нужен для того, чтобы заранее определить приблизительные расходы по проекту.

Бюджет также создает основу для формирования плана денежных поступлений и выплат. Разница между бюджетом и финансовым потоком состоит в том, что бюджет отражает суммарные показатели, а финансовый поток разбивает общую сумму по временным интервалам: периоды планируемых расходов или периоды ожидаемых поступлений.

Как правило, необходимость в составлении бюджета у творческих работников возникает по одной или нескольким из следующих причин:

  • Этого требует руководитель.

  • Этого требует донор.

  • Этого требуют условия конкурса на получение финансирования.

  • Чтобы переложить ответственность за расходы с руководителя на вас.

Поэтому бюджет обязательно надо составлять перед началом проекта. В идеале подготовку бюджета надо осуществлять параллельно с утверждением результатов проекта, ведь довольно глупо брать на себя обязательства по осуществлению мероприятий, не зная в какую сумму, они вам обойдутся!

Попросту говоря, бюджет   это перечень всех действий, выполняемых в рамках проекта с максимально точным расчетом суммы расходов по каждому пункту. Для составления такой сметы расходов полезно использовать таблицы Excel, и не только потому, что они дают возможность легко выполнять различные арифметические действия и анализировать данные. Вам также будет необходимо составить письменный документ, в котором будут кратко изложены все ключевые моменты, касающиеся вашего Excel-файла со сметой. Например, вам может понадобиться получить определенную страховку по проекту, то в таком случае Excel-файл может содержать сметные расходы, а Word-файл давать информацию о том, на основе каких данных выполнялись эти расчеты, и какие обязательства будут покрываться той страховкой, которую вы планируете приобрести.

Вы можете обнаружить, что есть способы безвозмездного заимствования ресурсов, например, партнер может бесплатно предоставить вам площадку для проведения мероприятия. Если такое возможно, то вам с партнером следует оформить эту договоренность в письменном виде, и предоставить подписанный документ вместе с Excel-файлом.

1. Что должно быть внесено в бюджет?

Обычно творческие люди довольно хорошо ориентируются в ценах касательно всего, что имеет отношение к искусству. Но причиной бессонных ночей для них могут стать беспокойства по поводу того, правильно ли они рассчитали маркетинговые затраты, издержки по раскрутке проекта и по другим мероприятиям, направленным на привлечение аудитории. Что может быть упущено при формировании бюджета проекта, так это так называемые «скрытые» расходы: плата за электроэнергию, отопление, освещение, страховки, организационные моменты, и т. д.

Чтобы не упустить все эти моменты, вы можете использовать Template 1 - budget and cashflow, в котором представлен перечень элементов доходов и затрат. Из них вы сможете выбрать те, которые подходят именно вашему проекту.

В Template 2 - assets and income streams изложена краткая информация о том, какие бывают виды доходов, на тот случай, если вы рассматриваете способы разносторонне развить свой проект и источники организационных доходов, чтобы у вас было с чем работать!

Еще один способ, который поможет разобраться с этим вопросом,  нарисовать диаграмму по аналогии с той, что представлена ниже, и использовать ее, чтобы увидеть, как будут развиваться события по мере реализации этапов проекта от «возникновения творческой идеи» до «привлечения аудитории», и затем использовать вершину треугольника, чтобы убедиться, что вы учли все «скрытые» или косвенные расходы, которые должна понести организация, а также все источники доходов от смежных видов деятельности, например, доходы от работы магазина или кафе.

В разделе дополнительных источников информации вы найдете ссылки на различные документы о диверсификации (возможности разнообразить) источники доходов.

2. Что лучше, оптимистичный настрой или осторожность при планировании бюджета?

Если вы продумываете наихудший вариант развития событий, то вряд ли добьетесь успеха.

Вне зависимости от того, финансируется проект полностью за счет грантов или частично, общая тенденция такова, что творческие организации должны самостоятельно стремиться увеличивать объем своих доходов из других источников, помимо грантов. И хотя этот курс посвящен вопросам планирования бюджета, а не навыкам создания множественных источников доходов, некоторое внимание уделить им все-таки стоит.

При планировании дохода от реализации проекта, в первую очередь стоит задаться таким вопросом «Какими активами мы располагаем и как мы можем их монетизировать?» Перечень возможных активов представлен в Template 2 - assets and income streams.

Второй вопрос должен звучать так «Каков максимальный потенциал актива?   Сколько зрителей вмещает театр? Сколько гостей может обслужить кафе за день? Каков объем продаж магазина за месяц?».

Ответив на все эти вопросы, можно приступать к постановке целей по доходам от реализации проекта. В идеале у вас должно быть два набора данных по доходам от реализации проекта. Первый, оптимистичный набор данных, основанный на победных целях, вы покажете маркетологам, отделу продаж и спонсорам. А второй, сдержанный набор данных, который будет отображать минимальный объем средств, необходимых для покрытия разрыва в финансировании между суммой выделенного гранта и расходами по бюджету, вы будете использовать в качестве целевых показателей проекта при общении с донорами и другими третьими лицами.

Чтобы вам легче было определить для себя достижимые цели, вы должны иметь представление о нормативных или средних показателях по стране для предприятий вашего уровня в вашем секторе. Хотя мы не располагаем местными данными, которые можно было бы использовать в качестве ориентира, у нас есть достоверные сравнительные данные о британских организациях. В Template 3 - benchmark data представлены данные по пяти категориям организаций, сгруппированным в зависимости от их размера. Например, для организаций с оборотом менее 200 тысяч фунтов стерлингов средний процент дохода, полученного организацией в качестве частных пожертвований составляет 2,1%, в то время как для организации с оборотом более 10 млн фунтов стерлингов средний процент дохода, полученного от работы кафе и деятельности по организации питания, составил 13,7%.

Эти данные получены из ресурса Culture Benchmark, который содержит финансовую информацию о прибыли и убытках приблизительно 1500 некоммерческих организаций, работающих в сфере культурных и креативных индустрий.

Таким образом, теперь вы можете:

  • Понять, для кого составлять бюджет, и на основе этого  какую информацию указывать.

  • Определить, накладывает ли этот бюджет еще больше обязательств на вас, или наоборот, освобождает от их части.

  • Составить длинный перечень возможных видов доходов, актуальных для вашего проекта.

  • Проанализировать имеющиеся активы и подумать, как их можно использовать для получения дополнительного дохода.

  • Видеть разницу по среднему уровню разных видов доходов у британских организаций схожего размера.

  • Определить целевые показатели по доходам для своего проекта.

Рассказать друзьям