Однако, чтобы ничего не упустить, давайте пройдемся по основным моментам, на которые стоит обратить внимание, и которые помогут подготовить точный, эффективный и своевременный финансовый отчет по проекту.

Отслеживание доходов

• данные из вашей системы EPOS или системы продажи билетов, отображающие объем продаж

• письма, подтверждающие предоставление грантов для данного проекта, с указанием ожидаемых дат выплаты этих средств

• письма, подтверждающие предоставление спонсорской поддержки, и подробная информация о порядке и сроках выплат в пользу вашей организации

• информация, подтверждающая сумму пожертвований и факт их получения

• сводная ведомость, т. е. отчет о движении денежных средств, содержащий информацию, актуальную для данного этапа проекта (например, сравнение запланированных и достигнутых результатов)

Предоставление актуальной сводной информации о расходах

• бумажные счета, или счета, полученные на электронную почту, по всем расходам, понесенным в рамках проекта. Если за выполненную работу был выставлен один счет, который также включает и другие проекты, то необходимо указать ту информацию, которая относится именно к вашему проекту.

• аудиторский след, отображающий подтверждение расходов, понесенных соответствующим менеджером

• досье документов, демонстрирующее то, каким образом оформляются косвенные расходы в рамках проекта, как они подсчитываются, проверяются и подтверждаются

Представление информации о непредвиденных ситуациях, непредвиденных доходах/расходах

• демонстрирование того, каким образом эти расходы были согласованы, почему возникла в них необходимость и как они были распределены в рамках резервного бюджета

Содержание досье документов в готовности для аудиторской проверки

• файлы должны быть организованы в хронологическом порядке и сгруппированы по основным доходным и расходным статьям; должны иметься бумажные/распечатанные копии всех счетов, квитанций, подтверждений платежей и договоров

• если спонсоры требуют оформлять документы по определенным шаблонам, проследите, чтобы они оформлялись именно таким образом!

Таким образом, теперь вы можете:

• вести достоверное досье финансовых документов;

• видеть, сколько из запланированных доходов вам удалось обеспечить;

• выдавать расписки или подтверждения соответствия расходов;

• вести отчетность для проверки донором.

Данный курс дает базовую информацию по составлению бюджета для проекта. Он не сделает из вас эксперта в один миг, он дает общее представление о тех моментах, на которые следует обратить внимание.

В действительности же, если вы ранее не составляли бюджеты для крупных проектов, то, возможно, вам лучше для начала взяться за руководство небольшими проектами, где риски не так велики, сколь невелики и шансы того, что все может пойти не так. Или же, если все-таки вы выбрали работу с большим проектом, то лучше взять себе в помощники специалиста, имеющего хороший опыт управления финансами.

Этот опыт подготовит вас к работе с более крупными и сложными проектами.

Как человек, который занимается составлением бюджетов уже несколько десятилетий, я знаю, что есть аспекты, по которым я обладаю огромным опытом и знаю, что делать, чтобы достичь результата. Но в то же время, все время появляются новые виды проектов, с которыми я никогда раньше не сталкивалась в своей работе. Если мне приходится работать с чем-то новым, то я имею все шансы упустить некоторые моменты, поэтому резервный бюджет в таком случае я немного увеличиваю. Стоит также учитывать и «добрую волю» клиентов и партнеров — готовы ли будут они в случае непредвиденных ситуаций найти время и ресурсы для исправления ситуации. Это в идеале. В жизни же все намного прозаичнее, поэтому нужно готовиться как к худшему варианту развития событий, так и к лучшему!