content
Лекция 5. Управление финансами действующего проекта
После утверждения бюджета и финансирования, следующая задача — управление доходами и расходами и умение адаптироваться к непредвиденным обстоятельствам и неожиданным ситуациям, которые могут возникнуть в ходе проекта.

1. Что вы можете предусмотреть до начала проекта?

Чем тщательнее вы продумаете все моменты в начале, тем меньше будет вероятность возникновения неприятных сюрпризов в дальнейшем. К таким моментам относится составление юридически грамотных договоров с поставщиками и четкого плана по использованию всех видов доходов по проекту, а также способность добиться максимально высокого уровня предварительных продаж или доходов, полученных до запуска проекта.

1.1. Управление расходами

Преимущество составления контрактов с четкими условиями и фиксированными ценами на услуги поставщиков в том, что вам будут заранее известны объемы работ и затраты по ним. То есть вместо переменных расходов, которые вносятся в бюджет по мере их наступления, у вас будет окончательная сумма, которую вы должны заплатить по каждому контракту.

Один из способов контроля фиксированных и переменных элементов бюджета  использовать цветную маркировку: зеленым выделять закрепленные контрактами и предварительно согласованные элементы, а оранжевым  области затрат, где возможны изменения, например, расходы на проезд, проживание, питание.

По тем элементам, которые занесены в бюджет, указанная сумма расходов будет максимальной. Ваша задача теперь  следить за расходами по мере их возникновения, и позаботиться, чтобы эта сумма не превышалась. Для этого вам надо организовать работу так, чтобы люди, вовлеченные в проект, подавали отчеты о расходах (Template 4 - expenses claim form), сопровождаемые квитанциями и счетами. Квитанции вам нужны в качестве доказательства того, что расходы действительно были. Их могут запросить в качестве обоснования затрат как ваши коллеги, так и донор. Для проектов, финансируемых ЕС, есть установленные шаблоны, обязательные для использования. По документам, составленным на их основе, аудиторы смогут отследить всю историю финансовых операций. Также могут быть предусмотрены правила и предписания касательно того, что относится к «приемлемым» расходам. Например, «Можно ли тратить деньги, полученные в виде гранта, на спиртное во время ужина? Можно ли заявить сумму чаевых, оставленных официанту?» Обычно у организации или у донора уже есть сформулированные стандартные требования. Вам надо ознакомиться с ними и довести до ведома коллег, которые расходуют деньги, а потом планируют заявить их к возмещению из бюджета!

Кто окончательно утверждает возмещение расходов? Ответственным за утверждение счетов-фактур и выплат по ним должен быть один человек. На корпоративном уровне это можете быть вы, как руководитель проекта, или начальник финансового отдела. Скорее всего, в вашей организации этот механизм уже налажен и вам просто надо все перепроверить и начать его использовать.

Еще один полезный совет  попросите поставщиков, которые помимо вашего проекта, вовлечены в другие проекты, на своих счетах-фактурах указывать, для какого проекта он был выставлен (или, при необходимости, предусмотреть в нем отдельную строку для вашего проекта). Вы ведь не хотите помимо расходов по своему проекту, оплачивать расходы и по другим?!

Таким образом, вы должны разработать механизм, который позволит:

  • Установить максимально допустимый уровень затрат для каждой расходной части, и определить результаты работ, для которых предусмотрены средства в этой бюджетной строке (эту информацию можно взять из бюджета).

  • Проверить, чтобы все запланированные расходы и результаты соответствовали финансовым операциям по контрактам, подписанным на раннем этапе проекта, и счетам по переменным расходам, ожидаемым в ходе реализации проекта.

  • В отношении таких переменных расходов, как путевые расходы, расходы на проживание, командировочные, заранее позаботиться о получении расходной ведомости и ее утверждении, до того, как по ней будут выданы деньги финансовым отделом. Это убережет от неожиданных или несогласованных расходов.

  • Быть осведомленным о конечных сроках предоставления данных о переменных затратах по окончании месяца  ведь вам не нужны ситуации, когда один из членов команды не представлял данных о расходах в течение нескольких месяцев, и вы думаете, что у вас остались неосвоенные средства. Вы перераспределяете их на другие нужды, а потом вдруг обнаруживается, что остались еще непогашенные счета по расходам.

  • Придерживаться установленных условий касательно максимально дозволенных расходов на проживание в отелях, обеды в ресторанах и т. д.

При реализации проекта вам надо будет сверять, совпадают ли прогнозируемые расходы с фактическими. Именно для этого вам и надо было разрабатывать не только бюджет, но и финансовый поток.

Вопрос в том, как часто надо обновлять финансовый поток, чтобы вовремя внести изменения в прогнозируемые расходы на основании фактических трат, и в целом иметь представление о реальном положении дел? Для долгосрочных проектов с планомерными и немногочисленными мероприятиями финансовый поток достаточно будет обновлять раз в месяц. Если же проект находится в середине периода насыщенной деятельности, то обновление финансового потока можно проводить еженедельно или каждые две недели.

В Template 1 - budget and cashflow на листе с финансовым потоком предусмотрен столбец для внесения в него суммы разницы межу прогнозируемыми и фактическими расходами. Он позволит вам увидеть недорасходуете или перерасходуете вы средства по каждой строке. Например, если вы планировали, что в январе потратите 200 фунтов стерлингов на страховку, а в конце января вы обнаруживаете, что этот счет не был оплачен, то фактические расходы в январе   0 фунтов стерлингов. Но также вам надо будет скорректировать финансовый поток с учетом того, что эти 200 фунтов будут перенесены на февраль, когда этот счет будет оплачен. В этом случае всего лишь изменился месяц несения расходов, а общая разница составит 0, поскольку вы попросту перенесли расходы с января на февраль.

Например, если вы планировали потратить в январе 500 фунтов на проживание в отелях, а когда вы видите, что согласно заявкам на возмещение расходов, которые предоставили члены вашей команды, участвующие в проекте, фактические расходы составили всего 471 фунт, то столбец с суммой разницы будет показывать, что в январе вы сэкономили 29 фунтов. Таким образом, вы осуществили все запланированные мероприятия и израсходовали меньше средств  браво, отличная экономия средств!

Чтобы облегчить процесс отслеживания расходов, можно вносить все операции по вашему проекту в систему финансового учета, имеющуюся в вашей организации. Если вы работаете в крупной организации, то эту работу может организовать ваш финансовый директор. Если вы работаете в небольшой организации, то можете обсудить со своим директором, какой механизм отслеживания финансов по проекту лучше всего использовать, и подходит ли для этих целей имеющееся на предприятии программное обеспечение для ведения бухгалтерского учета. Большинство бухгалтерских онлайн-систем, как, например, www.mycake.org (которая разработана специально для небольших креативных компаний), имеют такую функцию по умолчанию.

1.2. Отслеживание и увеличение доходов по проекту до максимальных показателей

Большинство творческих деятелей находят для себя более сложным спрогнозировать точные доходы по проекту, чем спланировать по нему расходы. На самом деле, это абсолютно другой навык, который нужен тем, кто хочет работать над большими проектами и занимать руководящие должности.

Но не стоит отчаиваться. Одна из самых популярных фраз о маркетинге гласит: «В маркетинге эффективна лишь половина мероприятий (по увеличению продаж)… интересно, какая именно!»

Это вовсе не означает, что маркетинг  это сплошные догадки. Отнюдь нет! Просто вам надо будет поработать со своей маркетинговой командой /агентством / внештатными сотрудниками, чтобы вместе вы могли спрогнозировать и отслеживать, как маркетинговые расходы превращаются в доходы от продажи билетов и другие виды доходов по проекту. С этой точки зрения данный онлайн‑курс не рассматривает вопрос влияния маркетинга на продажи, но этот навык очень важен, и им стоит овладеть либо самостоятельно, либо обратившись к профессионалу в этой сфере.

Хотя данный курс и не охватывает вопросы по маркетингу, но все-таки рекомендую отслеживать продажи первых дней после старта продаж билетов, поскольку в первую очередь их будут приобретать ваши самые преданные клиенты. Если они не купили ваши билеты, значит стоит пересмотреть либо прогнозы продаж, либо свой маркетинговый бюджет, поскольку вряд ли со временем ситуация изменится в лучшую сторону!

1.3. Вежливый отказ от предложений коррупционного характера

Если вы работаете в этой сфере уже долгое время, то, наверное, сталкивались с ситуациями, когда к вам обращались с предложениями коррупционного характера. Как от них уклониться и при этом продолжать свой проект, оградив свой бюджет от неблагоприятного влияния и сохранив возможность осуществить все задуманные мероприятия по нему?

Мое предложение может показаться слишком простым (хотя это далеко не так), но я бы рекомендовала оформить все обязательства по всем запланированным мероприятиям в виде четких и достаточно жестких договоров, и оплачивать счета только за выполненные работы, предусмотренные договорами, и в рамках соответствующих (согласованных) сумм. Также лучше заранее согласовать такие моменты, как максимально допустимая цена за сутки проживания в отеле или денежная норма на питание и проезд; или установить, что надо летать эконом- классом, а не бизнес-классом. Кроме того, вам определенно надо будет четко оговорить, каким должен быть конечный результат по каждому из договоров с поставщиками, а если предметом такого договора является материальный продукт (в отличие от договоров о сроках найма сотрудника), то нужно четко установить требования к уровню качества продукта, который вы приобретаете, чтобы в конце вы могли сравнить полученный и оплаченный продукт с этими требованиями.

Однако радует то, что заработав себе репутацию педантичного и неподкупного руководителя, вы заметите, что количество подобного рода предложений сократится в разы. Если же вы будете принимать даже незначительные предложения или допустите их принятие коллегами по проекту, которым вы руководите, то, скорее всего, это будет продолжаться, а масштабы только увеличиваться.

Таким образом, теперь вы можете:

  • Предусмотреть до начала проекта все возможные нюансы.

  • Регулярно (еженедельно или ежемесячно, в зависимости от периода насыщенности мероприятиями) обновлять свой финансовый поток.

  • Отслеживать полученные доходы по проекту, сравнивать эти показатели с прогнозами и корректировать свой маркетинговый бюджет или прогнозы продаж в ходе проекта.

  • Получать от коллег из отдела финансов актуальную информацию о переменных расходах за месяц.

  • Организовать механизм предоставления отчетов по расходам для более четкого контроля этой категории расходов.

  • Вежливо уклониться от предложений коррупционного характера.

Рассказать друзьям