1. АНАЛИЗ ИСХОДНЫХ ДАННЫХ

Убедитесь, что следующие аспекты тщательно проанализированы:

• проблема и ее контекст: область применения, частота, результаты воздействия;

• причины и следствия;

• потенциальные синергии;

• обоснование: почему вы выбрали именно эту проблему, почему собираетесь работать в этой среде, почему решили работать с этими партнерами/людьми, почему сейчас лучшее для этого время?

Также можно использовать:

• ссылки на стратегические документы, международные и национальные: отчеты, «белые» и «зеленые» документы, планы развития;

• цитаты из публикаций, исследований;

• передовой опыт и примеры других подобных проектов.

2. ОПИСАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

При подготовке описания организации не забудьте указать:

• Кто вы? Есть ли у вас основание/полномочия на такие действия?

• Организационную структуру, сферу и масштаб вашей деятельности (количество сотрудников, источники финансирования).

• Большой ли у вас опыт (уровень компетентности, ноу-хау, успешные проекты)

• С какими самыми важными целевыми группами вы работали и на какие имели долгосрочное воздействие?

• Насколько большая у вас сеть контактов?

3. КАЧЕСТВО ПАРТНЕРСТВА / КОНСОРЦИУМ ПАРТНЕРОВ

Если вы хотите убедить экспертов, что обладаете хорошим потенциалом для сотрудничества в рамках консорциума, пожалуйста, сосредоточьтесь на следующих фактах:

• Как вы нашли своих партнеров и что в них вас привлекло (система общих ценностей, приоритеты или общая цель, разнообразие ресурсов)?

• Как разрабатывалась и формировалась идея (контакты, участие всех партнеров)?

• Сможете ли вы самостоятельно продолжить проект? Благодаря чему?

4. Руководство

Хорошее руководство является одним из важнейших элементов для успешного применения и беспроблемной реализации проекта. При подготовке этой части не забывайте о следующем:

• руководителях, их функциях, взаимоотношениях и положении в иерархии в отношении принятия решений;

• коммуникации и координации в команде: инструменты, частота встреч;

• планировании и осуществлении расчетов с точки зрения разделения задач и обязанностей;

• о юридических и финансовых процедурах: обороте денежных средств и необходимых документах;

• о контроле: проверке соответствия заявки, бюджета и графика

5. Продвижение

Результаты проекта и его воздействия необходимо надлежащим образом и эффективно представить миру. Раздел о популяризации с информацией о продвижении и (довольно часто) факторах, обеспечивающих экологическую и социально-экономическую устойчивость, должен содержать:

• указание цели продвижения и целевой аудитории;

• анализ целевых групп/заинтересованных сторон/аудиторий (поведение, привычки, вкусы, умения, авторитет);

• выбор каналов продвижения; инструменты и действия, необходимые для каждой выбранной аудитории;

• последовательный посыл как на визуальном уровне, так и на уровне идеи;

• потенциал проекта, влияющий на его рост.

6. РЕАЛИЗАЦИЯ

Пройдя долгий и трудный путь, мы добрались до того момента, когда можно описать то, что на самом деле хотим сделать в проекте.

Обратите внимание, что следует четко прописать два уровня.

Описание методологии:

• какую стратегию вы выбрали и почему?
• как это отразится на ролях заинтересованных лиц (кто участвует и почему?)
• особенности контекста, включая предпосылки и риски;
• необходимые ресурсы (человеческие, технические).

Описание деятельности:

• Что планируется сделать? (формы мероприятий/деятельности и их содержание)

• Как и кем? (организаторы, эксперты)

• Кто будет приглашен и кто будет прямо/косвенно участвовать?

• Указать место проведения

• Сколько времени займет подготовка/организация/подведение итогов/оценка событий?

НЕКОТОРЫЕ СОВЕТЫ ПО СОСТАВЛЕНИЮ БЮДЖЕТА И ГРАФИКА:

1. Всегда проверяйте в соответствующих инструкциях предложения:

• какие расходы допускаются и на какой срок необходимо финансирование (дата начала и окончания);

• существуют ли какие-либо ограничения для разделов (например, для управления, продвижения и т.д.);

• гибкий ли бюджет (какой процент затрат вы можете переместить из одного раздела в другой без получения разрешения соответствующего агентства/оператора конкурса);

• какие сведения необходимо предоставить (очень часто адекватность бюджета оценивается на основе предоставленных сведений и уровня расходов)

2. Постарайтесь реально оценивать нагрузку на людей, обеспечивающих качество проекта, в следующих категориях:

• менеджеры;

• другие специалисты;

• секретари;

• бухгалтеры;

• адвокаты;

• аудиторы;

• IT-персонал;

• PR-менеджеры.

3. Проверьте средние ставки по рынку относительно указанных выше категорий. Очень часто у вас будут запрашивать обоснование для них (соотношение: цена-качество).

4. Даже если вам известен хороший недорогой вариант размещения/путешествия, всегда для таких затрат имейте запасной вариант. Вы можете обсудить некоторые цены с экспертами, но билеты на самолет вряд ли можно будет найти дешевле.

5. Желательно отвести 2-3 месяца собственно на подготовку проекта:

• если у вас нет хорошей опытной команды — у вас будет возможность найти и подобрать наиболее надежных людей и дать им возможность привыкнуть друг к другу;

• если ваш проект достаточно масштабный и требует специальных процедур (например, официальный тендер) с субподрядчиками/предоставлением услуг — у вас будет возможность его тщательно спланировать и перепроверить, чтобы все хорошо работало;

• если вы работаете с международными партнерами — у вас будет возможность подписать контракт с указанием взаимных обязанностей и организовать предварительную рабочую встречу, на которой вы обсудите все правовые разногласия и препятствия, с которыми можно столкнуться при реализации проекта.

6. Не менее важно отвести 2-3 месяца на подведение итогов проекта: 

• у вас будет возможность сделать выводы и представить их широкой аудитории (окончательная оценка вашего проекта от этого повысится);

• у вас будет возможность еще раз просмотреть все документы и проверить, все ли в порядке. Если нужно будет внести некоторые изменения, после официального окончания проекта это сделать будет уже слишком поздно.