1. Цели

Поэтому в первую очередь нам надо четко сформулировать цели. Согласитесь, что это абсолютно разные вещи, когда вас просят подготовить бюджет «для выставки», и когда вас просят подготовить бюджет для выставки, которая будет длиться месяц, проходить в июле следующего года, где будут представлены работы пяти художников, выполненные в 2D- и 3D-графике в галерее (где вы работаете), и на которую мы планируем привлечь 2000 посетителей.

Поэтому вы, как лицо, ответственное за подготовку бюджета, должны дать максимально четкий ответ на вопрос «Чего мы стремимся достичь?». В идеальных условиях для постановки целей стоит использовать метод SMART —  specific (конкретность), measurable (измеримость), achievable (достижимость), relevant (актуальность) and timely (соотносимость с конкретным сроком).

2. А можно ли вообще определить приблизительную сумму расходов?

Второй вопрос тоже поможет вам эффективно использовать время. Бюджет для организации выставки местных художников, чьей аудиторией должно стать местное население, скорее всего, будет очень отличаться от бюджета выставки мастеров международного уровня, на которую самих художников и их работы планируется доставлять по воздуху, и которая нацелена на международную аудиторию и международное признание. Поэтому, разумеется, нельзя говорить о таком понятии как «средний бюджет», но имеет смысл получить информацию о том, сколько приблизительно организация или спонсор планирует выделить средств на данный проект.

В некоторых случаях донор или спонсор имеет представление о максимальной сумме, которую он готов выделить. Если это так, то будет очень полезно знать такую информацию, т. к. это поможет вам организовать свою работу в рамках этих средств и выбрать наилучший путь для обеспечения наилучшего результата. Ваша организация может участвовать в конкурсах на получение финансирования, а может и не участвовать. Если вы все-таки находитесь в конкурентной среде, то бюджет является ключевой мерой демонстрации того, что именно ваша организация должна получить финансирование. В обстановке конкурентной борьбы вам надо показать, что ваша бюджетная программа эффективна с точки зрения расходов и реалистична для выполнения. Нет смысла занижать суммы затрат, если вы не сможете выполнить работу в пределах заложенной бюджетом суммы. В то же время, если вы будете сверхосторожны в отношении расходов, то рискуете составить завышенную смету, которая не сможет конкурировать.

В этом случае вам необходимо задать себе такие вопросы: «Известна ли приблизительная сумма для расчета бюджета, на которую следует ориентироваться?» и «Стоит ли мне проявлять больше смелости/осторожности при составлении сметы расходов?»

Третий вопрос, который стоит задать на этом этапе, звучит так: «Делали ли мы нечто подобное раньше?». Если делали, и имеется бюджет по предыдущему проекту, то всегда стоит к нему обратиться. Не потому, что вы сможете скопировать его для своего нового проекта, а потому что в нем вы сможете найти типичные виды и суммы расходов, которые организация или донор привыкли видеть в бюджете, и учесть их при составлении собственного бюджета.

Таким образом, как вы видите, сейчас мы пытаемся подсказать вам, как уже с самых первых шагов можно обзавестись полезной информацией для формирования бюджета, чтобы вы не начинали с чистого листа или новой книги Еxcel. Ну и, наверное, что можно еще узнать, так это был ли кем-либо составлен план проектных мероприятий по тому проекту, для которого вы сейчас формируете бюджет?

К тому времени, когда вы сядете составлять бюджет, при удачном раскладе в вашем распоряжении уже будет вся или часть следующей информации:

• Цели и задачи проекта с максимально подробной информацией о желаемых результатах.

• Приблизительная сумма, на которую стоит ориентироваться при планировании бюджета проекта, чтобы оправдать ожидания организации и доноров.

• Примеры бюджетов по предыдущим проектам.

• План мероприятий по проекту или график их проведения.

Эта информация очень важна, поскольку она устанавливает рамки, в пределах которых вам надо работать, или же поможет сформулировать ряд ключевых допущений, на основании которых вы сможете принимать решения по бюджету.

Таким образом, теперь вы можете:

• Подумать о том, какие другие документы могут вам понадобиться перед тем, как приступить к составлению бюджета.

• Действовать по заранее составленному графику или ориентироваться на приблизительную стоимость проекта.

• Рассчитать степень риска, приемлемую для организации или донора.