content
Лекцыя 3. Нівеліраванне бюджэту
Падрыхтоўка бюджэту — гэта адно, а вось знівеліраваць яго так, каб ён быў максімальна дакладным — гэта зусім іншае!

1. Правядзенне дакладнай ацэнкі бюджэту

Нельга спрагназаваць будучыню са 100% дакладнасцю, але можна размеркаваць рызыкі і прадугледзець план дзеянняў на выпадак непрадбачаных абставін.

Бюджэт — гэта ацэнка будучых выдаткаў. Як правіла, перспектыўнае планаванне ніколі не бывае 100% дакладным. Аднак можна мінімізаваць верагоднасць з'яўлення памылак з тым, каб розніца паміж бюджэтам і рэальным становішчам спраў мела мінімальныя наступствы для праекта. Ніжэй некалькі падказак, як гэта зрабіць.

Даходы:

  • Вызначце мінімальную суму, неабходную для пакрыцця выдаткаў па праекце.

  • Абмяркуйце са сваімі калегамі, ці будуць усе гэтыя сродкі паступаць толькі ад вашай арганізацыі або частку грошай змогуць даць партнёры; ці будуць усе гэтыя сродкі выдзелены адным донарам або некалькімі; ці будуць усе гэтыя сродкі выдзелены ў выглядзе гранта або ж частка з іх будзе паступаць у выглядзе прыбытку, напрыклад, ад продажу білетаў.

  • Абапіраючыся на вопыт папярэдніх падобных праектаў і арганізацый, пераканайцеся, што такая камбінацыя з грантавага фінансавання і даходаў ад асноўнай дзейнасці будзе аптымальнай для рэалізацыі сваіх мэт. Напрыклад, калі сярэдні працэнт ад агульных выдаткаў па праекце, які можа быць забяспечаны за кошт прыватных ахвяраванняў, складае 5-10% ад выдаткаў па праекце, то будзе даволі рызыкоўна закласці ў бюджэт суму, якая будзе складаць, скажам, 30% ад затрат па праекце.

  • Вызначце перыяд, калі праект пачне прыносіць даходы, і ацаніце сваю магчымасць прыцягнуць дадатковыя сродкі на той час, пакуль вы не зможаце расходаваць гэты даход на праект. Напрыклад, калі вам удалося атрымаць грант, трэба забяспечыць гарантыю яго прадастаўлення да пачатку праекта, калі выдаткі па праекце плануецца акупіць за кошт продажу білетаў, то вы можаце арганізаваць папярэдні продаж, а не чакаць запуску праекта, напрыклад, www.unbound.com бяруць грошы ў выглядзе закладу і публікуюць кнігу толькі тады, калі будзе сабрана мінімальная абавязковая сума, неабходная для яе публікацыі.

  • Калі за прыцягненне даходу па праекце адказваюць некалькі бакоў, трэба дакладна вызначыць, які бок за які выгляд даходу будзе адказваць. Ці ўсім партнёрам устанавілі планавыя паказчыкі? Як вы будзеце адсочваць прагрэс па дасягненні гэтых паказчыкаў кожным партнёрам?

Выдаткі:

  • Высветліце, ці прыйдзецца вам несці якія-небудзь выдаткі для таго, каб атрымаць фінансаванне для праекта, і вызначыце, якім чынам яны будуць пакрывацца, а таксама ці трэба закласці ў бюджэт праекта суму для вяртання гэтых грошай.

  • Плануючы супрацоўніцтва з людзьмі, якія не знаходзяцца ў штаце вашай арганізацыі (напрыклад, мастакі), абмяркуйце канкрэтную колькасць працоўных дзён, на працягу якіх яны будуць працаваць з вамі, і сутачную стаўку, якая б задаволіла і вас, і іх. Аформіце гэтыя ўмовы ў выглядзе пісьмовага дакумента, каб кожны бок ведаў свае абавязацельствы. Узгадніце, якія дадатковыя выдаткі, акрамя аплаты за адпрацаваны час, будуць пакрывацца бюджэтам праекта, і хто будзе іх аплачваць, арганізацыя або сам выканаўца. Сюды можна аднесці выдаткі на праезд і пражыванне, на матэрыялы, выраб, страхаванне. Пры магчымасці ўсе гэтыя моманты варта афармляць у выглядзе дагавораў, якія павінны падпісаць абодва бакі. Таксама агаварыце тэрміны і парадак ажыццяўлення ўсіх плацяжоў, прадугледжаных для іншых выканаўцаў, паколькі гэта можа ўплываць на ваш фінансавы паток, і дае магчымасць гарантыі, што вынікі будуць дасягнуты.

  • Калі вы працуеце з партнёрамі, зноў жа, загадзя абмяркуйце, якія задачы па праекце будуць замацаваны за кожнай арганізацыяй, і хто за якія выдаткі будзе адказваць.

  • Прыцягваючы да супрацоўніцтва трэція бакі для прадастаўлення паслуг, напрыклад, арэнда абсталявання, разгледзьце цэнавыя прапановы трох розных выканаўцаў, каб прадэманстраваць, што вы выбралі пастаўшчыка паслуг з самай лепшай прапановай па суадносінах кошт / якасць.

  • Вырашыце, ці трэба дадаць у вашы дагаворы пункт пра зварот сродкаў, выплачаных выканаўцу ў выпадку, калі ён не змог прадаставіць паслугі належнай якасці або ва ўстаноўленыя тэрміны. Хто будзе несці адказнасць у выпадку, калі грошы не былі вернуты і давялося наймаць іншага выканаўца, або калі донар адмовіўся плаціць за працу, якая не адпавядае ўзгодненым патрабаванням?

  • Звярніцеся да папярэдніх праектаў, ці былі ў іх супастаўныя выдаткі? Калі так, то выкарыстоўвайце іх у якасці адпраўной кропкі.

  • Пераканайцеся, што вы прадугледзелі ўсе неабходныя ўскосныя выдаткі. Якія дадатковыя выдаткі, акрамя бягучых выдаткаў арганізацыі, трэба ўнесці? Напрыклад, плата за электраэнергію, уборку памяшканняў, суму страхавых узносаў.

  • Закладзеце ў бюджэт суму на выпадак непрадбачаных абставін у памеры 3-7% ад агульнай сумы праектных выдаткаў. Пры рэалізацыі праекта могуць паўстаць нечаканыя змены, якія складана спрагназаваць у самым пачатку, таму на такі выпадак вам варта рэзерваваць сродкі.

2. Планаванне бюджэту пры ўдзеле ў праекце яшчэ адной арганізацыі

Ёсць праекты, у якіх удзельнічае больш адной арганізацыі. Бясспрэчна, у праекце можа ўдзельнічаць некалькі арганізацый.

У гэтым выпадку ёсць некалькі момантаў, якія неабходна ўзгадніць у самым пачатку. Перш за ўсё, трэба вызначыць, хто будзе «галоўнай» арганізацыяй, і якія абавязкі кожнай. Звычайна галоўная арганізацыя нясе асноўную адказнасць за бюджэт і за вынік. Гэта азначае, што значная частка фінансавання з галоўнай крыніцы ў большасці выпадкаў будзе ажыццяўляцца праз галоўнага партнёра, і менавіта ён часцяком прадастаўляе механізмы кіравання фінансамі ўсяго праекта, а таксама сістэмамі продажу білетаў, каб кантраляваць продажы.

Калі асобныя партнёры адказныя за забеспячэнне сустрэчнага фінансавання, то гэта можна адразу заносіць у бюджэт праекта аднаго партнёра.

Калі ваша арганізацыя з'яўляецца галоўнай, то вы павінны пераканацца не толькі ў тым, што ў бюджэце дастаткова сродкаў для пакрыцця «прамых» выдаткаў па тых відах дзейнасці, за якія адказныя вы, але і «ўскосных» выдаткаў, такіх як маркетынгавыя, адміністрацыйныя выдаткі, выдаткі на фінансавае кіраванне, страхаванне і г. д.

Незалежна ад таго, якім будзе фінансавы паток па праекце, вы павінны загадзя ўзгадніць тэрміны аплаты за ўсе вынікі работ па праекце. Гэта асабліва важна пры працы з невялікімі арганізацыямі, дзе фінансавы паток часта няўстойлівы.

Як галоўная арганізацыя вы будзеце адказныя за фарміраванне адзінага бюджэту з тых, што будуць прадастаўлены ўсімі партнёрамі, і за забеспячэнне выканання ўмоў асноўнага донара. Таксама верагодна, што вы будзеце адказныя за падрыхтоўку дасье дакументаў для аўдытараў.

3. Што такое выдаткі «ў натуральным выражэнні» і як іх адлюстроўваць у бюджэце?

Магчыма, вам даводзілася чуць ад сваіх калег і донараў фразу выдаткі «ў натуральным выражэнні», таму давайце разбяромся, што гэта такое і як імі кіраваць.

Калі тавары і паслугі прадастаўляюць у натуральным выражэнні, гэта азначае, што вам не трэба плаціць за іх наяўныя грошы ў момант ажыццяўлення здзелкі. Напрыклад, творчая арганізацыя можа даць сваіх валанцёраў у якасці ўкладу ў натуральным выражэнні – ніхто нікому не плаціць наяўныя грошы, а вось час мае каштоўнасць, і пра гэта нельга забываць. Вось некалькі прыкладаў іншага ўкладу ў натуральным выражэнні:

  • Арганізацыя прадастаўляе залы і памяшканні, якімі яна валодае, для правядзення мерапрыемстваў па праекце і не бярэ за гэта арэндную плату.

  • Буйная кампанія бясплатна прадастаўляе адміністрацыйныя і фінансавыя рэсурсы для рэалізацыі праекта.

  • Пастаўшчык дорыць матэрыялы.

Як жа тады вызначыць каштоўнасць такога роду ўкладу?

Звычайна ў некаторых донараў ёсць нешта накшталт «тарыфнай карты», у якой апісаны кваліфікацыйны ўзровень работ і прыпісаны цэны на гэтыя работы, якія і выкарыстоўваюцца для ўліку выдаткаў. Ці ж можна ацаніць уклад той сумай, якую давялося б заплаціць, калі б ён ацэньваўся ў грашовым выражэнні, напрыклад, месца правядзення мерапрыемства, прадастаўленае бясплатна з меркаванняў добразычлівасці, за якое ў іншым выпадку прыйшлося б плаціць пагадзінную або пасутачную арэндную плату.

Некаторыя віды фінансавання прадугледжваюць магчымасць «спалучаць» грашовыя сродкі, прадастаўленыя са свайго боку, і ўклад у натуральным выражэнні з вашага боку. Такі падыход зручны, калі вашы грашовыя рэсурсы, выдзеленыя для выкарыстання ў якасці сустрэчнага фінансавання, абмежаваныя.

Галоўнае пытанне, якое трэба задаць, гучыць так «Ці прадугледжвае мой бюджэт магчымасць унясення ўкладу ў натуральнай форме? Калі так, для якіх напрамкаў гэта актуальна?»

Улік укладаў у натуральнай форме лепш весці асобна ад «грашовай» часткі бюджэту. Таксама трэба ўзгадніць, як варта аформіць факт унясення ўкладу ў натуральным выражэнні. Напрыклад, калі вы плануеце правесці бясплатны семінар або канферэнцыю, той час слухачоў можна аднесці да ўкладу ў натуральным выражэнні, сюды ж можна аднесці і час выступленняў дакладчыкаў, калі за іх выступленні не прадугледжаны ганарар.

Такім чынам, зараз вы можаце:

  • Больш дакладна разлічыць каштарыс расходаў.

  • Мець дакладнае ўяўленне пра тое, у якіх сітуацыях неабходна фарміраваць рэзервовы бюджэт.

  • Параўнаць вашу методыку з мінулымі падобнымі праектамі і іх бюджэтамі.

  • Запытаць прапановы ад канкуруючых пастаўшчыкоў.

  • Узгадніць выдаткі па дагаворах.

  • Наладзіць супрацоўніцтва з іншымі арганізацыямі па сумесных праектах.

  • Весці ўлік выдаткаў у натуральным выражэнні і ўносіць іх у бюджэт у якасці сустрэчнага фінансавання.

Расказаць сябрам