1. Што вы можаце прадугледзець да пачатку праекта?

Чым дбайней вы прадумаеце ўсе моманты ў пачатку, тым менш будзе верагоднасць узнікнення непрыемных сюрпрызаў у далейшым. Да такіх момантах адносіцца складанне юрыдычна пісьменных дагавораў з пастаўшчыкамі і выразнага плана па выкарыстанні ўсіх відаў даходаў па праекце, а таксама здольнасць дасягнуць максімальна высокага ўзроўню папярэдніх продажаў або даходаў, атрыманых да запуску праекта.

1.1. Кіраванне выдаткамі

Перавага складання кантрактаў з выразнымі ўмовамі і фіксаванымі цэнамі на паслугі пастаўшчыкоў у тым, што вам будуць загадзя вядомы аб'ёмы работ і выдаткі па іх. Гэта значыць замест зменных выдаткаў, якія ўносяцца ў бюджэт па меры іх наступлення, у вас будзе канчатковая сума, якую вы павінны заплаціць па кожным кантракце.

Адзін са спосабаў кантролю фіксаваных і зменных элементаў бюджэту — выкарыстоўваць каляровую маркіроўку: зялёным вылучаць замацаваныя кантрактамі і папярэдне ўзгодненыя элементы, а аранжавым — вобласці выдаткаў, дзе магчымы змены, напрыклад, выдаткі на праезд, пражыванне, харчаванне.

Па тых элементах, якія занесены ў бюджэт, указаная сума выдаткаў будзе максімальнай. Ваша задача цяпер — сачыць за выдаткамі па меры іх узнікнення, і паклапаціцца, каб гэта сума не ўзрастала. Для гэтага вам трэба арганізаваць працу так, каб людзі,уцягнутыя ў праект, падавалі справаздачы пра выдаткі (Template 4 - expenses claim form), якія суправаджаюцца квітанцыямі і рахункамі. Квітанцыі вам патрэбны ў якасці доказу таго, што выдаткі сапраўды былі. Іх могуць запытаць у якасці абгрунтавання выдаткаў як вашы калегі, так і донар. Для праектаў, што фінансуюцца ЕС, ёсць устаноўленыя шаблоны, абавязковыя для выкарыстання. Па дакументах, складзеных на іх аснове, аўдытары змогуць адсачыць усю гісторыю фінансавых аперацый. Таксама могуць быць прадугледжаны правілы і загады датычна таго, што адносіцца да «прымальных» выдаткаў. Напрыклад, «Ці можна траціць грошы, атрыманыя ў выглядзе гранта, на спіртное падчас вячэры? Ці можна заявіць суму чаявых, пакінутых афіцыянту?» Звычайна ў арганiзацыi або ў донара ўжо ёсць сфармуляваныя стандартныя патрабаванні. Вам трэба азнаёміцца ​​з імі і давесці да ведама калег, якія расходуюць грошы, а потым плануюць заявіць іх да пакрыцця з бюджэту!

Хто канчаткова зацвярджае пакрыццё расходаў? Адказным за зацвярджэнне рахункаў-фактур і выплатах па іх павінен быць адзін чалавек. На карпаратыўным узроўні гэта можаце быць вы, як кіраўнік праекта, або начальнік фінансавага аддзела. Хутчэй за ўсё, у вашай арганізацыі гэты механізм ужо наладжаны і вам проста трэба ўсё пераправерыць і пачаць яго выкарыстоўваць.

Яшчэ адна карысная парада — папрасіце пастаўшчыкоў, якія акрамя вашага праекта, уцягнуты ў іншыя праекты, на сваіх рахунках-фактурах указваць, для якога праекту ён быў выстаўлены (ці, пры неабходнасці, прадугледзець у ім асобны радок для вашага праекта). Вы ж не хочаце акрамя расходаў па свайму праекту, аплачваць выдаткі і па іншых?!

Такім чынам, вы павінны распрацаваць механізм, які дазволіць:

• Устанавіць максімальна дапушчальны ўзровень затрат для кожнай расходнай часткі, і вызначыць вынікі работ, для якіх прадугледжаны сродкі ў гэтым бюджэтным радку (гэту інфармацыю можна ўзяць з бюджэту).

• Праверыць, каб усе запланаваныя выдаткі і вынікі адпавядалі фінансавым аперацыям па кантрактах, падпісаных на раннім этапе праекта, і рахункам па пераменных расходах, што чакаюцца ў ходзе рэалізацыі праекта.

• У дачыненні да такіх зменных выдаткаў, як дарожныя выдаткі, выдаткі на пражыванне, камандзіровачныя, неабходна загадзя паклапаціцца пра атрыманне расходнай ведамасці і яе зацвярджэнні, да таго, як па ёй будуць выдадзены грошы фінансавым аддзелам. Гэта зберажэ ад нечаканых або няўзгодненых выдаткаў.

• Ведаць пра канчатковыя тэрміны прадастаўлення дадзеных аб зменных выдатках па заканчэнні месяца — бо вам не патрэбны сітуацыі, калі адзін з членаў каманды не прадастаўляў дадзеных аб выдатках на працягу некалькіх месяцаў, і вы думаеце, што ў вас засталіся незасвоеныя сродкі. Вы пераразмяркоўвайце іх на іншыя патрэбы, а потым раптам выяўляецца, што засталіся яшчэ непагашаныя рахункі па расходах.

• Прытрымлівацца ўстаноўленых умоў наконт максімальна дазволеных выдаткаў на пражыванне ў гатэлях, абеды ў рэстаранах і г. д.

Пры рэалізацыі праекта вам трэба будзе звяраць, ці супадаюць прагназуемыя выдаткі з фактычнымі. Менавіта для гэтага вам і трэба было распрацоўваць не толькі бюджэт, але і фінансавы паток.

Пытанне ў тым, як часта трэба абнаўляць фінансавы паток, каб своечасова ўнесці змены ў прагназуемыя выдаткі на падставе фактычных выдаткаў, і ў цэлым мець уяўленне пра рэальнае становішча спраў? Для доўгатэрміновых праектаў з планамернымі і нешматлікімі мерапрыемствамі фінансавы паток дастаткова будзе абнаўляць раз у месяц. Калі ж праект знаходзіцца ў сярэдзіне перыяду насычанай дзейнасці, то абнаўленне фінансавага патоку можна праводзіць штотыдзень або кожныя два тыдні.

У Template 1 - budget and cashflow на лісце з фінансавым патокам прадугледжаны слупок для ўнясення ў яго сумы розніцы паміж прагназуемымі і фактычнымі выдаткамі. Ён дазволіць вам убачыць недарасходуеце або перарасходуеце вы сродкі па кожнаму радку. Напрыклад, калі вы планавалі, што ў студзені расходуеце 200 фунтаў стэрлінгаў на страхоўку, а ў канцы студзеня вы выяўляеце, што гэты рахунак не быў аплочаны, то фактычныя выдаткі ў студзені — 0 фунтаў стэрлінгаў. Але таксама вам трэба будзе скарэктаваць фінансавы паток з улікам таго, што гэтыя 200 фунтаў будуць перанесены на люты, калі гэты рахунак будзе аплочаны. У гэтым выпадку ўсяго толькі змяніўся месяц нясення расходаў, а агульная розніца складзе 0, паколькі вы папросту перанеслі выдаткі са студзеня на люты.

Напрыклад, калі вы планавалі патраціць у студзені 500 фунтаў на пражыванне ў гатэлях, а калі вы бачыце, што згодна з заяўкамі на пакрыццё расходаў, якія перадалі члены вашай каманды, якія ўдзельнічаюць у праекце, фактычныя выдаткі склалі ўсяго 471 фунт, то слупок з сумай розніцы будзе паказваць, што ў студзені вы сэканомілі 29 фунтаў. Такім чынам, вы ажыццявілі ўсе запланаваныя мерапрыемствы і зрасходавалі менш сродкаў — брава, выдатная эканомія сродкаў!

Каб палегчыць працэс адсочвання выдаткаў, можна ўносіць усе аперацыі па вашым праекце ў сістэму фінансавага ўліку, якая ёсць у вашай арганізацыі. Калі вы працуеце ў буйной арганізацыі, то гэту працу можа арганізаваць ваш фінансавы дырэктар. Калі вы працуеце ў невялікай арганізацыі, то можаце абмеркаваць са сваім дырэктарам, які механізм адсочвання фінансаў па праекце лепш за ўсё выкарыстоўваць, і ці падыходзіць для гэтых мэт наяўнае на прадпрыемстве праграмнае забеспячэнне для вядзення бухгалтарскага ўліку. Большасць бухгалтарскіх онлайн-сістэм, як, напрыклад, www.mycake.org (якая распрацавана спецыяльна для невялікіх крэатыўных кампаній), маюць такую функцыю па змаўчанні.

1.1. Адсочванне і павелічэнне даходаў па праекце да максімальных паказчыкаў

Большасць творчых дзеячаў знаходзяць для сябе больш складаным спрагназаваць дакладныя даходы па праекце, чым спланаваць па ім выдаткі. На самай справе, гэта абсалютна іншы навык, які патрэбен тым, хто хоча працаваць над вялікімі праектамі і займаць кіруючыя пасады.

Але не трэба адчайвацца. Адна з самых папулярных фраз пра маркетынг абвяшчае: «У маркетынгу эфектыўная толькі палова мерапрыемстваў (па павелічэнні продажаў) ... цікава, якая менавіта!»

Гэта зусім не азначае, што маркетынг – гэта адны здагадкі. Зусім не! Проста вам трэба будзе папрацаваць са сваёй маркетынгавай камандай / агенцтвам / пазаштатнымі супрацоўнікамі, каб разам вы маглі спрагназаваць і адсочваць, як маркетынгавыя выдаткі ператвараюцца ў даходы ад продажу білетаў і іншыя віды даходаў па праекце. З гэтага пункту гледжання дадзены онлайн курс не разглядае пытанне ўплыву маркетынгу на продажы, але гэты навык вельмі важны, і ім трэба авалодаць альбо самастойна, альбо звярнуўшыся да прафесіянала ў гэтай сферы.

Хоць дадзены курс і не ахоплівае пытанні па маркетынгу, але ўсё ж рэкамендую адсочваць продажы першых дзён пасля старту продажаў білетаў, паколькі ў першую чаргу іх будуць набываць вашы самыя адданыя кліенты. Калі яны не купілі вашы білеты, значыць трэба перагледзець або прагнозы продажаў, або свой маркетынгавы бюджэт, паколькі наўрад ці з часам сітуацыя зменіцца ў лепшы бок!

1.3. Ветлівая адмова ад прапаноў карупцыйнага характару

Калі вы працуеце ў гэтай сферы ўжо доўгі час, то, напэўна, сутыкаліся з сітуацыямі, калі да вас звярталіся з прапановамі карупцыйнага характару. Як ад іх ухіліцца і пры гэтым працягваць свой праект, абараніўшы свой бюджэт ад неспрыяльнага ўплыву і захаваўшы магчымасць ажыццявіць усе задуманыя мерапрыемствы па ім?

Мая прапанова можа здацца занадта простай (хоць гэта далёка не так), але я б рэкамендавала аформіць усе абавязацельствы па ўсіх запланаваных мерапрыемствах у выглядзе дакладных і дастаткова жорсткіх дагавораў, і аплачваць рахункі толькі за выкананыя работы, прадугледжаныя дагаворамі, і ў рамках адпаведных (узгодненых ) сум. Таксама лепш загадзя ўзгадніць такія моманты, як максімальна дапушчальная цана за суткі пражывання ў гатэлі ці грашовая норма на харчаванне і праезд; ці ўсталяваць, што трэба лётаць эканом-класам, а не бізнэс-класам. Акрамя таго, вам пэўна трэба будзе дакладна агаварыць, якім павінен быць канчатковы вынік па кожным з дагавароў з пастаўшчыкамі, а калі прадметам такога дагавора з'яўляецца матэрыяльны прадукт (у адрозненне ад дагавароў пра тэрміны найму супрацоўніка), то трэба дакладна ўсталяваць патрабаванні да ўзроўню якасці прадукту, які вы набываеце, каб у канцы вы маглі параўнаць атрыманы і аплачаны прадукт з гэтымі патрабаваннямі.

Аднак радуе тое, што зарабіўшы сабе рэпутацыю педантычнага і непадкупнага кіраўніка, вы заўважыце, што колькасць падобнага роду прапаноў зменшыцца ў разы. Калі ж вы будзеце прымаць нават нязначныя прапановы або дапусціце іх прыняцце калегамі па праекце, якім вы кіруеце, то, хутчэй за ўсё, гэта будзе працягвацца, а маштабы толькі павялічвацца.

Такім чынам, зараз вы можаце:

• Прадугледзець да пачатку праекта ўсе магчымыя нюансы.

• Рэгулярна (штотыдзень або штомесяц, у залежнасці ад перыяду насычанасці мерапрыемствамі) абнаўляць свой фінансавы паток.

• Адсочваць атрыманыя даходы па праекце, параўноўваць гэтыя паказчыкі з прагнозамі і карэктаваць свой маркетынгавы бюджэт або прагнозы продажаў у ходзе праекта.

• Атрымліваць ад калег з аддзела фінансаў актуальную інфармацыю аб зменных выдатках за месяц.

• Арганізаваць механізм прадастаўлення справаздач па выдатках для больш выразнага кантролю гэтай катэгорыі выдаткаў.

• Ветліва ўхіліцца ад прапаноў карупцыйнага характару.