Тым не менш, нельга кіраваць дзеючым праектам, маючы ў сваім арсенале адзін толькі набор выніковых паказчыкаў. На самай справе, нельга лічыць фарміраванне бюджэту скончаным, калі вы яшчэ не вызначылі перыяды адлічэнняў з бюджэту. Здараецца так, што вы зрасходавалі грошы, а даходу пакуль няма, таму для такіх сітуацый трэба ўсталяваць, як будуць пакрывацца рахункі, калі на банкаўскім рахунку праекта не засталося грошай!

У Template 1 - budget and cashflow на другім лісце кнігі Excel вы можаце ўбачыць, як можна размеркаваць выніковую суму ў радку даходаў / расходаў у рамках перыяду ў 12 месяцаў. Можаце смела мяняць гэты шаблон пад сябе. Калі замест разбіўкі па месяцах вы аддаеце перавагу разбіўцы па тыднях або кварталах, калі ласка! Калі ваш праект будзе працягвацца больш за адзін год, вы можаце дадаць у яго дадатковыя гады.

Пазначыўшы злева направа ў табліцы патрэбны часавы перыяд, далей трэба ўнесці дадзеныя, калі ў рамках гэтага перыяду вы будзеце атрымліваць даходы і несці выдаткі. Каб зрабіць гэта максімальна дакладна, можна дадаць больш радкоў пад ключавымі загалоўкамі, напрыклад, для таго, каб разбіць серыю паэтапных плацяжоў, што выплачваюцца асобе за прадастаўленне творчых паслуг.

Таксама трэба ўлічваць любыя часовыя затрымкі паміж выдачай / атрыманнем рахунка-фактуры і фактычнай датай аплаты. Напрыклад, калі кампанія накіроўвае вам рахунак-фактуру на арандаванае вамі абсталяванне, то тэрмін аплаты па ім можа складаць 30 дзён. Гэта значыць, калі яны накіроўваюць вам рахунак 1-га чысла месяца, яны не спадзяюцца атрымаць аплату раней 30-га чысла таго самага месяца.

Калі ваш праект фінансуецца за кошт грантаў, трэба ведаць, ці будуць гэтыя сродкі выдзелены ў выглядзе авансу або выплачвацца паэтапна? Калі грошы будуць пералічаны вашай кампаніі адразу пасля зацвярджэння выдачы вам гранта, значыць яны даюць іх у выглядзе авансу да атрымання выніку. Калі ж ваша арганізацыя, як большасць праектаў, што фінансуюцца ЕС, павінна падаваць хадайніцтва на выплату грантавых сродкаў па ходу або ў канцы праекта, то гэта азначае паэтапную выплату сродкаў, г. зн. пасля таго, як вы панеслі выдаткі. Гэта мае істотны ўплыў на фінансавы паток!

Такім чынам, калі складанне бюджэту прадугледжвае пошук адказаў на пытанні «якія ў вас будуць вiды даходаў і выдаткаў і іх аб'ёмы?», то па фінансаваму патоку - «калі будзе адбывацца ўліванне і адток гэтых сродкаў?»

На што звярнуць увагу ў фінансавым патоку, і па якіх дакументах яго звяраць:

• Ці супадае выніковая сума бюджэту з выніковай сумай, размеркаванай па этапах праекта?

• Ці прадугледзелі вы магчымыя затрымкі ў атрыманні грошай або іх выплаце?

• Ці маюцца перыяды дэфіцыту балансу, г. зн. калі выдаткі перавышаюць даходы?

• Калі такія перыяды дэфіцыту маюцца, то за кошт чаго будуць пакрывацца гэтыя выдаткі? Ці ўзгаднілі вы гэты момант з калегамі?

• Ці супадаюць паступленні і выдаткі, прадугледжаныя дагаворамі з выканаўцамі, з распрацаваным вамі фінансавым патокам?

• Ці ўзгаднілі вы са спонсарам або са сваімі калегамі, якія дакументы вы будзеце выкарыстоўваць у якасці доказу таго, што грошы былі зрасходаваны, і ці абмеркаваны гэты момант у дагаворах, якія вы падпісваеце з выканаўцамі?

• Ці абмеркавана ў вашых дагаворах сітуацыя, калі выдаткі былі панесены, а выніку няма, ці пакрывае ваш рэзервовы бюджэт падобныя выдаткі? Калі не, то якім чынам вы можаце падстрахаваць сябе ў падобных сітуацыях?

1. Што рабіць, калі ваш фінансавы паток прагназуе перыяды дэфіцыту сродкаў?

Не трэба аўтаматычна лічыць дрэннай сітуацыю, калі ваш праект перажывае перыяд нясення выдаткаў, якія перавышаюць даходы. Тут проста трэба ўсё пісьмова спланаваць.

Давайце разгледзім прыклад: танцавальны калектыў выйграе грант у
50 000 фунтаў стэрлінгаў на рэалізацыю праекта, які будзе працягвацца год. Гэтыя сродкі будуць выплачвацца ў тры этапы — 15 000 у самым пачатку, 15 000 праз паўгода і 20 000 пасля яго завяршэння, г. зн. у 13-ы месяц, паколькі 12-ты месяц — апошні месяц рэалізацыі праекта.

Агульная сума выдаткаў па праекце, закладзеная ў бюджэт, —
55 000 фунтаў стэрлінгаў, улічваючы, што танцавальны калектыў таксама плануе атрымаць выручку ад продажу білетаў у памеры 5 000 фунтаў стэрлінгаў.

Задача, што паўстала перад кіраўніком праекта, заключалася ў тым, што ў канцы
11-га месяца па праекце чакаецца перыяд выдаткаў на 40 000 фунтаў, але да таго часу з грантавых сродкаў яны атрымаюць усяго толькі 30 000 фунтаў, і нават калі ім удасца загадзя прадаць усе білеты (5 000 фунтаў), то ўсё роўна дэфіцыт складзе
5 000 фунтаў. Таксама калі да канца 11-га месяца яны не выплацяць зарплаты танцорам, то тыя могуць адмовіцца прымаць удзел у выступленнях, што паставіць пад пагрозу ўвесь праект. Як паступіць у такой сітуацыі?

Пачнём з добрай навіны: дзякуючы фінансаваму патоку, кіраўнік праекта і вышэйшае кіраўніцтва выявілі гэту праблему да таго, як праект стартаваў. На арганізацыйным узроўні вышэйшае кіраўніцтва можа абмеркаваць з фінансавым дырэктарам, ці маюцца на іх рахунках дастатковыя сродкі, каб пакрыць гэты разрыў за кошт унутраных грашовых рэсурсаў кампаніі, ці ж ім варта абмеркаваць з донарам магчымасць змяніць парадак выплаты грантавых сродкаў, або ўзяць пазыку ў банку. Калі арганізацыя вырашыць узяць пазыку, то сума працэнтаў па гэтай пазыцы павінна быць дададзеная да сумы выдаткаў па праекце да зацвярджэння бюджэту донарам!

Такім чынам, зараз вы можаце:

• Планаваць перыяды паступлення і адтоку грошай.

• Ажыццяўляць паэтапныя плацяжы па кантрактах у адпаведнасці з выкананымі этапамі работ.

• Вызначыць, ці будуць па ходзе праекта перыяды дэфіцыту сродкаў, і, калі будуць, то вы зможаце спланаваць фінансавы паток такім чынам, каб пакрыць гэты разрыў.

• Вызначыць, хто будзе адказны за непрадугледжаныя або звышбюджэтныя выдаткі, і зафіксаваць усю гэту інфармацыю ў дагаворы да пачатку праекта.