content
Лекцыя 6. Складанне фінансавай справаздачнасці па праекце
Тэарэтычна, калі вы наладзілі ўсе працэсы па праекце ў адпаведнасці з папярэднімі часткамі гэтага онлайн-курса, то складанне фінансавай справаздачнасці не павінна вызваць у вас цяжкасцей!

Аднак, каб нiчога не ўпусцiць, давайце пройдземся па асноўных момантах, на якія варта звярнуць увагу, і якія дапамогуць падрыхтаваць дакладную, эфектыўную і своечасовую фінансавую справаздачу па праекце.

Адсочванне даходаў

  • дадзеныя з вашай сістэмы EPOS або сістэмы продажу білетаў, якія адлюстроўваюць аб'ём продажаў

  • лісты, якія пацвярджаюць прадастаўленне грантаў для гэтага праекта, з указаннем чаканых дат выплаты гэтых сродкаў

  • лісты, якія пацвярджаюць прадастаўленне спонсарскай падтрымкі, і падрабязная інфармацыя пра парадак і тэрміны выплат на карысць вашай арганізацыі

  • інфармацыя, якая пацвярджае суму ахвяраванняў і факт іх атрымання

  • зводная ведамасць, г. зн. справаздача пра рух грашовых сродкаў, якая змяшчае інфармацыю, актуальную для дадзенага этапу праекта (напрыклад, параўнанне запланаваных і дасягнутых вынікаў)

Прадастаўленне актуальнай зводнай інфармацыі пра выдаткі

  • папяровыя рахункі, або рахункі, атрыманыя на электронную пошту, па ўсіх расходах, панесеных у рамках праекта. Калі за выкананую працу быў выстаўлены адзін рахунак, які таксама ўключае і іншыя праекты, то неабходна ўказаць тую інфармацыю, якая адносіцца менавіта да вашага праекта.

  • аўдытарскі след, які адлюстроўвае пацвярджэнне выдаткаў, панесеных адпаведным менеджэрам

  • дасье дакументаў, якое дэманструе тое, якім чынам афармляюцца ўскосныя выдаткі ў рамках праекта, як яны падлічваюцца, правяраюцца і пацвярджаюцца

Прадстаўленне інфармацыі пра непрадбачаныя сітуацыі, непрадбачаныя
даходы / выдаткі

  • дэманстраванне таго, якім чынам гэтыя выдаткі былі ўзгоднены, чаму ўзнікла ў іх неабходнасць і як яны былі размеркаваны ў рамках рэзервовага бюджэту

Змест дасье дакументаў у гатоўнасці для аўдытарскай праверкі

  • файлы павінны быць арганізаваны ў храналагічным парадку і згрупаваны па асноўных даходных і расходным артыкулах; павінны мецца
    папяровыя / раздрукаваныя копіі ўсіх рахункаў, квітанцый, пацверджанняў плацяжоў і дагавораў

  • калі спонсары патрабуюць афармляць дакументы па пэўных шаблонах, прасачыце, каб яны афармляліся менавіта такім чынам!

Такім чынам, зараз вы можаце:

  • весці дакладнае дасье фінансавых дакументаў;

  • бачыць, колькі з запланаваных даходаў вам удалося забяспечыць;

  • выдаваць распіскі або пацверджанні адпаведных выдаткаў;

  • весці справаздачнасць для праверкі донарам.

Дадзены курс дае базавую інфармацыю па складанні бюджэту для праекта. Ён не зробіць з вас эксперта ў адно імгненне, ён дае агульнае ўяўленне пра тыя моманты, на якія варта звярнуць увагу.

У рэчаіснасці ж, калі вы раней не складалі бюджэты для буйных праектаў, то, магчыма, вам лепш для пачатку ўзяцца за кіраўніцтва невялікімі праектамі, дзе рызыкі не такія вялікія, і невялікія шанцы таго, што ўсё можа пайсці не так. Ці ж, калі ўсё ж вы выбралі працу з вялікім праектам, то лепш узяць сабе ў памочнікі спецыяліста, які мае добры вопыт кіравання фінансамі.

Гэты вопыт падрыхтуе вас да працы з больш буйнымі і складанымі праектамі. 

Як чалавек, які займаецца складаннем бюджэтаў ужо некалькі дзесяцігоддзяў, я ведаю, што ёсць аспекты, па якіх я валодаю велізарным вопытам, і ведаю, што рабіць, каб дасягнуць выніку. Але ў той жа час, увесь час з'яўляюцца новыя віды праектаў, з якімі я ніколі раней не сутыкалася ў сваёй працы. Калі мне даводзіцца працаваць з нечым новым, то я маю ўсе шанцы ўпусціць некаторыя моманты, таму рэзервовы бюджэт у такім выпадку я трохі павялічваю. Варта таксама ўлічваць і «добрую волю» кліентаў і партнёраў — ці гатовы будуць яны ў выпадку непрадбачаных сітуацый знайсці час і рэсурсы для выпраўлення сітуацыі. Гэта ў ідэале. У жыцці ж усё нашмат больш празаічна, таму трэба рыхтавацца як да горшага варыянту развіцця падзей, так і да лепшага!

Расказаць сябрам