1. Мэты

Таму ў першую чаргу нам трэба дакладна сфармуляваць мэты. Пагадзіцеся, што гэта абсалютна розныя рэчы, калі вас просяць падрыхтаваць бюджэт «для выставы», і калі вас просяць падрыхтаваць бюджэт «для выставы», якая будзе працягвацца месяц, праходзіць у ліпені наступнага года, дзе будуць прадстаўлены работы пяці мастакоў, выкананыя ў 2D- і 3D-графіцы ў галерэі (дзе вы працуеце), і на якую мы плануем прыцягнуць 2000 наведвальнікаў.

Таму вы, як асоба, адказная за падрыхтоўку бюджэту, павінны даць максімальна выразны адказ на пытанне «Чаго мы імкнёмся дасягнуць?». У ідэальных умовах для пастаноўкі мэт варта выкарыстоўваць метад SMART – specific (канкрэтнасць), measurable (вымяральнасць), achievable (дасягальнасць), relevant (актуальнасць) and timely (суадносныя з канкрэтным тэрмінам).

2. А ці можна наогул вызначыць прыблізную суму выдаткаў?

Другое пытанне таксама дапаможа вам эфектыўна выкарыстоўваць час. Бюджэт для арганізацыі выставы мясцовых мастакоў, чыёй аўдыторыяй павінна стаць мясцовае насельніцтва, хутчэй за ўсё, будзе вельмі адрознівацца ад бюджэту выставы майстроў міжнароднага ўзроўню, на якую саміх мастакоў і іх працы плануецца дастаўляць па паветры, і якая нацэлена на міжнародную аўдыторыю і міжнароднае прызнанне. Таму, зразумела, нельга казаць пра такое паняцце як «сярэдні бюджэт», але мае сэнс атрымаць інфармацыю пра тое, колькі прыблізна арганізацыя або спонсар плануе вылучыць сродкаў на дадзены праект.

У некаторых выпадках донар або спонсар мае ўяўленне аб максімальнай суме, якую ён гатовы вылучыць. Калі гэта так, то будзе вельмі карысна ведаць такую ​​інфармацыю, так як гэта дапаможа вам арганізаваць сваю працу ў рамках гэтых сродкаў і выбраць найлепшы шлях для забеспячэння найлепшага выніку. Ваша арганізацыя можа ўдзельнічаць у конкурсах на атрыманне фінансавання, а можа і не ўдзельнічаць. Калі вы ўсё ж такі знаходзіцеся ў канкурэнтным асяроддзі, то бюджэт з'яўляецца ключавой мерай дэманстрацыі таго, што менавіта ваша арганізацыя павінна атрымаць фінансаванне. У абстаноўцы канкурэнтнай барацьбы вам трэба паказаць, што ваша бюджэтная праграма эфектыўная з пункту гледжання выдаткаў і рэалістычная для выканання. Няма сэнсу прыніжаць сумы выдаткаў, калі вы не зможаце выканаць працу ў межах закладзенай бюджэтам сумы. У той жа час, калі вы будзеце звышасцярожным у дачыненні да выдаткаў, то рызыкуеце скласці завышаны каштарыс, які не зможа канкураваць.

У гэтым выпадку вам неабходна задаць сабе такія пытанні: «Ці вядома прыблізная сума для разліку бюджэту, на якую варта арыентавацца?» і « Ці варта мне праяўляць больш смеласці / асцярожнасці пры складанні каштарысу расходаў?»

Трэцяе пытанне, якое трэба задаць на гэтым этапе, гучыць так: «Ці рабілі мы нешта падобнае раней?». Калі рабілі, і ёсць бюджэт па папярэднім праекце, то заўсёды варта да яго звярнуцца. Не таму што вы зможаце скапіраваць яго для свайго новага праекта, а таму што ў ім вы зможаце знайсці тыповыя віды і сумы выдаткаў, якія арганізацыя або донар прывыклі бачыць у бюджэце, і ўлічыць іх пры складанні ўласнага бюджэту.

Такім чынам, як вы бачыце, зараз мы спрабуем падказаць вам, як ужо з самых першых крокаў можна абзавесціся карыснай інфармацыяй для фарміравання бюджэту, каб вы не пачыналі з чыстага ліста або новай кнігі Еxcel. Ну і, напэўна, што можна яшчэ даведацца, так гэта ці быў кім-небудзь складзены план праектных мерапрыемстваў па тым праекце, для якога вы зараз фармуеце бюджэт?

Да таго часу, калі вы сядзеце складаць бюджэт, пры ўдалым раскладзе ў вашым распараджэнні ўжо будзе ўся або частка наступнай інфармацыі:

• Мэты і задачы праекта з максімальна падрабязнай інфармацыяй пра жаданыя вынікі.

• Прыблізная сума, на якую варта арыентавацца пры планаванні бюджэту праекта, каб апраўдаць чаканні арганізацыі і донараў.

• Прыклады бюджэтаў па ранейшых праектах.

• План мерапрыемстваў па праекце або графік іх правядзення.

Гэта інфармацыя вельмі важная, паколькі яна ўстанаўлівае рамкі, у межах якіх вам трэба працаваць, або дапаможа сфармуляваць шэраг ключавых дапушчэнняў, на падставе якіх вы зможаце прымаць рашэнні па бюджэце.

Такім чынам, зараз вы можаце:

• Падумаць пра тое, якія іншыя дакументы могуць вам спатрэбіцца перад тым, як прыступіць да складання бюджэту.

• Дзейнічаць па загадзя складзеным графіку ці арыентавацца на прыблізны кошт праекта.

• Разлічыць ступень рызыкі, прымальную для арганізацыі ці донара.