content
Лекція 5. Пакет документів для подання заявки
Пакет документів для участі у програмі «Креативна Європа» можна розділити на два блоки.

У першому блоці треба надати інформацію про консорціум та організації, що братимуть участь у проекті. У другому блоці треба розповісти про сам проект.

Інформація про КОНСОРЦІУМ

Інформація про ПРОЕКТ

Завдяки такому поділу на блоки роботу з підготовки пакету документів можна розподілити між різними виконавцями. Зауважу, що підготовка заявки  це свого роду міні-проект, яким необхідно керувати. Для організацій та консорціумів, які подають заявку на отримання гранту, передбачено надання різної довідкової інформації.

Після введення PIC-коду в електронній формі автоматично відобразяться контактні дані організації.

ВВЕДІТЬ PIC-КОД і дані організації АВТОМАТИЧНО відобразяться в електронній формі

Усе, що вам треба зробити,  перевірити актуальність відображеної інформації. Також необхідно описати діяльність Вашої організації і розповісти про роль, відведену вам у проекті.

ОПИШІТЬ:

діяльність організації;

відведену вам роль у проекті.

Також слід повідомити, чи отримували Ви раніше від ЄС гранти і які саме, а також чи існують будь-які інші заявки на участь, що наразі знаходяться на розгляді.

ОПИШІТЬ:

усі раніше отримані гранти від ЄС;

усі заявки на участь, що знаходяться на розгляді.

Якщо організація не має єдиної бази даних, то збір такої інформації часто потребує багато часу. Тому я раджу не зволікати і розпочати збирати її якомога раніше. Аби переконатися, що Ви зможете виконати зобов’язання, взяті на себе в рамках проекту, вас також попросять описати фінансові та операційні можливості Вашої організації.

ОПИШІТЬ:

фінансові та операційні можливості Вашої організації.

Пишіть коротко та по суті. Будь ласка, переконайтеся, що наявний у Вас досвід відповідає тим функціональним обовязкам, які Ви виконуватимете в рамках проекту. Працюючи з формою заявки, переконайтеся, що Ви заповнили усі поля.

ПЕРЕКОНАЙТЕСЯ, ЩО ВИ ЗАПОВНИЛИ УСІ ПОЛЯ ЗАЯВКИ

Якщо Ви вважаєте, що деякі запитання не є актуальними для Вашої організації або Ваших проектів, будь ласка, вкажіть це або поставте риску ( «») або нуль ( «0»).

ПОСТАВТЕ «» АБО «0», якщо запитання не є актуальними для Вашої організації

Не залишайте поле порожнім, адже інакше можуть виникнути непорозуміння щодо того, чи ця інформація неактуальна для Вас, чи Ви просто забули її надати. Щодо будь-яких додаткових документів, які треба надавати разом із заявкою, усю інформацію необхідно уточнювати наперед і заздалегідь подбати про те, щоб взяти відповідні документи у своїх партнерів. Особливо це стосується тих документів, що потребують підпису. Для заповнення більшості документів Ви можете використовувати наші зразки.

У другому блоці Вам треба описати сам проект, але, перш ніж починати заповнювати заявку, рекомендую узгодити зі своїми партнерами основні моменти по проекту.

ОПИШІТЬ САМ ПРОЕКТ

Під основними моментами я маю на увазі:

1) обовязки учасників проекту;

2) часові рамки;

3) бюджет.

РОЗПОДІЛ ОБОВЯЗКІВ:

обовязки учасників проекту;

часові рамки;

бюджет.

Аби розпочати переговори з потенційними партнерами Вам буде достатньо надати одну сторінку короткого опису того, чим Ви хочете займатися, скільки коштів Вам необхідно на проект, чого Ви очікуєте від своїх партнерів і яку вигоду вони отримають від участі у проекті.

Чим Ви хочете займатися?

Скільки коштів вам необхідно на проект?

Чого Ви очікуєте від своїх партнерів?

Яку вигоду вони отримають від участі у проекті?

Далі над описом проекту працюватимуть уже усі партнери разом. Перш за все, це дозволить Вам краще пізнати своїх партнерів і побачити, чого Ви можете від них очікувати під час реалізації проекту. По-друге, це допоможе кожному партнерові усвідомити свої майбутні можливості й обов’язки. Починати заповнювати заявку без цих основних складових  марна справа. Звісно, під час підготовки опису проекту деякі нюанси будуть допрацьовуватися. Описуючи проект, пишіть текст так, щоб його було приємно та легко читати, адже у цьому плані немає ніяких правил чи обмежень.

Пишіть текст так, ЩОБ ЙОГО ПРИЄМНО ТА ЛЕГКО БУЛО ЧИТАТИ

Саме цей документ повинен переконати фахівців із оцінки заявок, варта Ваша ідея уваги чи ні. Використовуйте можливості редактора Word для систематизації свого тексту, розбийте його на абзаци, підкреслюйте важливі моменти, використовуйте графіку та зображення для більш наочного подання інформації. Інакше кажучи, напишіть цей текст так, щоб фахівцю з оцінки заявок було легко читати та легко зрозуміти суть Вашого проекту навіть якщо йому не захочеться ознайомлюватися з текстом усього документа.

Треба також враховувати, що фахівець з оцінки заявок нічого не знає ані про Вашу організацію, ані про Ваш проект. Тому не бійтеся і не соромтеся пояснювати навіть найпростіші моменти, які на Ваш погляд є очевидними.

Пояснюйте навіть НАЙПРОСТІШІ РЕЧІ

Обґрунтовуйте свої ідеї і підкріпіть їх достатньою кількістю довідкового матеріалу. За необхідності можете надати досить розгорнуту інформацію, але постарайтеся викласти усе максимально коротко та по суті.

Надавайте досить розгорнуту інформацію;

Викладайте текст максимально коротко та по суті.

Нарешті, якщо дозволятиме час, можете дати прочитати Вашу заявку іншим компетентним особам, які зможуть порадити, що ще можна доопрацювати або додати, і оцінять, наскільки зрозумілим є Ваш текст.

Що стосується заходів по проекту та його бюджету, раджу від початку використовувати робочий документ, щоб Вам самим було зрозуміло, що включають в себе ці заходи, якими є супутні витрати та часові рамки. Надалі, використовуючи цей робочий документ, Вам буде легше заповнювати заявку та форми щодо використання бюджету, передбачені програмою.

При заповненні заявки раджу за необхідності звертатися до критеріїв оцінки, щоб можна було об’єктивно оцінити, наскільки проект відповідає їм, і чи можна внести якісь зміни.

Час від часу читайте КРИТЕРІЇ ОЦІНКИ

Врешті-решт, варто зазначити, що заповнити заявку насправді не так вже й складно, як може здатися спочатку. Для цього необхідні лише час і зусилля усіх партнерів. Не забувайте, що заявка відображає інтереси Вашого консорціуму та проекту. По суті, це Ваша обіцянка. Нехай щастить!

Розповісти друзям