Бюджет також створює основу для формування плану грошових надходжень і виплат. Різниця між бюджетом і фінансовим потоком полягає у тому, що бюджет відображає сумарні показники, а фінансовий потік розбиває загальну суму за часовими інтервалами: періоди планованих витрат або періоди очікуваних надходжень.

Як правило, необхідність у складанні бюджету у творчих працівників виникає з однієї або декількох із наступних причин:

• Цього вимагає керівник

• Цього вимагає донор

• Цього вимагають умови конкурсу на отримання фінансування

• Щоб перекласти відповідальність за витрати з керівника на вас

Тому бюджет обов’язково треба складати до початку реалізації проекту. В ідеалі підготовку бюджету треба здійснювати паралельно з утвердженням результатів проекту, адже досить нерозумно брати на себе зобов’язання щодо здійснення заходів, не знаючи, в яку суму, вони вам обійдуться!

Простими словами, бюджет — це перелік усіх заходів, запланованих у рамках проекту, з максимально точним розрахунком суми витрат за кожним пунктом. Для складання такого кошторису витрат корисно використовувати таблиці Excel, і не тільки тому, що вони дають можливість легко виконувати різні арифметичні дії і аналізувати дані. Вам також буде необхідно скласти письмовий документ, у якому будуть коротко викладені всі ключові моменти стосовно вашого Excel-файлу з кошторисом. Наприклад, вам може знадобиться отримати певну страховку за проектом, то в такому випадку Excel-файл може містити кошторисні витрати, а Word-файл надавати інформацію про те, на основі яких даних виконувалися ці розрахунки, і які зобов’язання будуть покриватися тією страховкою, яку ви плануєте придбати.

Можливо, вам пощастить і деякі ресурси ви зможете запозичити на безоплатній основі, наприклад, партнер може безкоштовно надати вам майданчик для проведення заходу. Але в такому випадку вам із партнером рекомендується оформити цю домовленість у письмовому вигляді, і надати підписаний документ разом з Excel-файлом.

1. Що повинно бути внесено до бюджету?

Зазвичай творчі люди досить добре орієнтуються у цінах щодо всього, що стосується творчості. Але причиною безсонних ночей для них можуть стати занепокоєння з приводу того, чи правильно вони розрахували маркетингові витрати, витрати з просування проекту і інших заходів, спрямованих на залучення аудиторії. Що можна упустити при формуванні бюджету проекту, то це так звані «приховані» витрати: оплата за електроенергію, опалення, освітлення, страхові внески, організаційні моменти, і т. ін.

Аби нічого з цього не забути врахувати, ви можете використовувати Template 1 - budget and cashflow, у якому надано перелік елементів доходів і витрат. Із них ви зможете вибрати ті, які актуальні саме для вашого проекту.

У Template 2 - assets and income streams надано коротку інформацію про те, які бувають види доходів, на той випадок, якщо ви захочете різнобічно розвити свій проект і джерела організаційних доходів — у вас буде з чим працювати!

Ще один спосіб, який допоможе розібратися з цим питанням — намалювати діаграму за аналогією тієї, що представлена нижче, і використовувати її, щоб наглядно побачити, як будуть розвиватися події у ході реалізації етапів проекту, від «виникнення творчої ідеї» до «залучення аудиторії» , і потім використати вершину трикутника, аби переконатися, що ви врахували всі «приховані» або непрямі витрати, яких зазнає організація, а також всі джерела доходів від суміжних видів діяльності, наприклад, доходи від роботи магазину або кафе.

У розділі додаткових джерел інформації ви знайдете посилання на різні документи про диверсифікацію (можливості урізноманітнити) джерела доходів.

2. Що краще, оптимістичність чи обережність при плануванні бюджету?

Якщо в ваш бюджет закладено найгірший варіант розвитку подій, то навряд чи ви досягнете успіху.

Незалежно від того, повністю або частково покриває грант витрати за проектом, загальна тенденція така, що творчі організації повинні самостійно прагнути збільшувати обсяг своїх доходів з інших джерел, окрім грантів. І хоча цей курс присвячений питанням планування бюджету, а не навичкам створення кількох джерел доходів, належну увагу приділити їм варто.

При плануванні доходу від реалізації проекту, в першу чергу варто поставити таке питання «Які у нас є активи і як ми можемо їх монетизувати?» Перелік можливих активів наведено в Template 2 - assets and income streams.

Друге питання має звучати так: «Який максимальний потенціал активу? — Скільки глядачів вміщує театр? Скільки гостей може обслужити кафе за день? Який об’єм продажів магазину за місяць?».

Відповівши на всі ці питання, можна приступати до постановки цілей щодо доходів від реалізації проекту. В ідеалі у вас повинно бути два набори даних щодо доходів від реалізації проекту. Перший, оптимістичний набір даних, що базується на багатоперспективних цілях, ви покажете маркетологам, відділу продажів і спонсорам. А другий, набір даних із стриманішими цифрами, який буде відображати мінімальний обсяг коштів, необхідних для покриття розриву у фінансуванні між сумою наданого гранту та витратами за бюджетом, ви будете використовувати в якості цільових показників проекту при спілкуванні з донорами та іншими третіми особами.

Щоб вам було простіше визначити для себе реалістичні цілі, поцікавтеся, якими є нормативні або середні показники по країні для підприємств вашого рівня у вашому секторі. Хоча у нас немає даних щодо місцевих компаній, які можна було б використовувати в якості орієнтира, у нас є достовірні порівняльні дані щодо британських організацій. У Template 3 - benchmark data надано дані за п’ятьма категоріями організацій, згрупованих відповідно до їх розміру. Наприклад, для організацій з оборотом менше 200 000 фунтів стерлінгів середній відсоток доходу, отриманого організацією у вигляді приватних пожертвувань становить 2,1%, у той час як для організації з оборотом понад 10 млн фунтів стерлінгів середній відсоток доходу, отриманого від роботи кафе і діяльності з організації харчування, склав 13,7%.

Ці дані отримано з ресурсу Culture Benchmark, який містить фінансову інформацію про прибуток і збитки приблизно 1500 некомерційних організацій, що працюють у сфері культурних та креативних індустрій.

Таким чином, тепер ви можете:

• Розуміти, для кого призначений бюджет, і на основі цього — які показники в ньому вказувати

• Визначити, чи накладає цей бюджет ще більше зобов’язань на вас, чи навпаки, звільняє від їх частини

• Скласти перелік можливих видів доходів, актуальних для вашого проекту

• Проаналізувати наявні активи та подумати, як їх можна використовувати для отримання додаткового доходу

• Побачити різницю за середнім рівнем різних видів доходів серед британських організацій однієї категорії

• Визначити для свого проекту цільові показники щодо доходів