1. Цілі

Тому в першу чергу необхідно чітко сформулювати цілі. Погодьтеся, що це абсолютно різні речі, коли вас просять підготувати бюджет «для виставки», і коли вас просять підготувати бюджет для виставки, яка триватиме місяць, проходитиме в липні наступного року, де будуть представлені роботи п’яти художників, виконані в 2D- і 3D-графіці в галереї (де ви працюєте), і на яку ми плануємо запросити 2000 відвідувачів.

Тому ви, як особа, відповідальна за підготовку бюджету, повинні дати максимально чітку відповідь на питання «Чого ми прагнемо досягти?». За ідеальних умов для постановки цілей слід використовувати метод SMART — specific (конкретність), measurable (вимірність), achievable (досяжність), relevant (актуальність) and timely (обмеженість у часі).

2. А чи можна взагалі визначити приблизну суму витрат?

Друге питання теж допоможе вам оптимізувати свій час. Бюджет для організації виставки місцевих художників, яка орієнтована на місцеве населення, скоріш за все, буде дуже відрізнятися від бюджету виставки міжнародних майстрів, на яку самих художників і їхні роботи планується доставляти літаком, і яка орієнтована на міжнародну аудиторію і міжнародне визнання. Тому, зрозуміло, не можна говорити про таке поняття як «середній бюджет», але має сенс дізнатися інформацію про те, скільки приблизно організація або спонсор планує виділити коштів на цей проект.

У деяких випадках донор або спонсор вже визначив максимальну суму, яку він готовий надати. У такому разі буде дуже корисно знати таку інформацію, адже це допоможе вам організувати свою роботу в рамках цих коштів і вибрати найкращий шлях для забезпечення найкращого результату. Ваша організація може брати участь у конкурсах на отримання фінансування, а може і не брати участь. Якщо ви все-таки перебуваєте в конкурентному середовищі, то бюджет є основним засобом демонстрації того, що саме ваша організація повинна отримати фінансування. В ситуації конкурентної боротьби вам треба показати, що ваша бюджетна програма ефективна з точки зору витрат і реалістична в плані виконання. Немає сенсу занижувати суми витрат, якщо ви не зможете виконати роботу в межах закладеної бюджетом суми. Водночас, якщо ви будете занадто обережні щодо калькуляції витрат, то ризикуєте скласти завищений кошторис, який не зможе конкурувати з іншими заявками.

У цьому випадку слід поставити собі такі питання: «Чи знаємо ми, на яку приблизну суму нам слід орієнтуватися при розрахунку бюджету?» і «Чи варто мені проявляти більше сміливості/обережності при складанні кошторису витрат?».

Третє питання, яке варто поставити на цьому етапі, звучить так: «Чи робили ми щось подібне раніше?» Якщо робили, і є бюджет за попереднім проектом, то завжди варто до нього звернутися. Не для того, аби скопіювати його для свого нового проекту, а тому що в ньому ви зможете знайти типові види та суми витрат, які організація або донор звикли бачити в бюджеті, і врахувати їх при складанні власного бюджету.

Таким чином, як ви бачите, зараз ми намагаємося вже з самого початку забезпечити себе корисною інформацією для формування бюджету. Ну і, напевно, ще одне питання, яке можна поставити, чи вже склав хто-небудь план проектних заходів за тим проектом, для якого ви зараз формуєте бюджет?

І на момент, коли ви сядете писати бюджет, у кращому випадку в вашому розпорядженні вже буде вся або частина такої інформації:

• Ряд цілей і завдань за проектом із найдокладнішою інформацією про бажані результати

• Приблизна сума, на яку варто орієнтуватися при плануванні бюджету проекту, щоб виправдати очікування організації та донорів

• Приклади бюджетів попередніх проектів

• План заходів за проектом або графік їх проведення

Ця інформація дуже важлива, оскільки вона встановлює рамки, в межах яких вам треба працювати, або ж допоможе сформулювати ряд ключових припущень, на підставі яких ви зможете приймати рішення щодо бюджету.

Таким чином, тепер ви можете:

• Визначитись, які ще документи можуть вам знадобитися перед тим, як приступити до складання бюджету

• Діяти за заздалегідь складеним графіком або орієнтуватися на приблизну вартість проекту

• Діяти, враховуючи рівень ризику, прийнятний для організації або донора