1. Які ще питання можна вирішити до старту проекту?

Чим ретельніше ви продумаєте всі моменти на початку, тим менша ймовірність виникнення неприємних сюрпризів у майбутньому. Це стосується складання юридично грамотних договорів із постачальниками та чіткого плану з використання всіх видів доходів за проектом, а також здатність забезпечити максимально високий рівень попередніх продажів або доходів, отриманих до запуску проекту.

1.1 Управління витратами

Перевага підписання договорів із чіткими умовами та фіксованими цінами на послуги постачальників полягає у тому, що ви заздалегідь знатимете обсяги робіт і витрати за ними. Тобто замість змінних витрат, які вносяться до бюджету тільки тоді, як ви їх понесли, у вас буде остаточна конкретна сума, яку ви повинні заплатити за кожним контрактом.

Один із способів контролю фіксованих і змінних елементів бюджету — використовувати кольорове маркування: зеленим виділяти закріплені контрактами та попередньо узгоджені елементи, а помаранчевим — статті витрат, де можливі зміни, наприклад, витрати на проїзд, проживання, харчування.

За тими елементами, які вже занесені до бюджету, зазначена сума витрат буде максимальною. Тепер вам лише треба контролювати витрати, коли вони виникатимуть, і забезпечити, щоб ця сума не перевищувалася. Для цього вам треба організувати, щоб люди, залучені до проекту, подавали свої звіти про витрати (Template 4 - expenses claim form), до якого вони повинні додати квитанції і рахунки. Квитанції вам потрібні як доказ того, що витрати дійсно були. Їх можуть запросити в якості обґрунтування витрат як ваші колеги, так і донор. Для проектів, що фінансуються ЄС, є встановлені шаблони, обов’язкові для використання. За документами, які складаються на їх основі, аудитори зможуть відстежити всю історію фінансових операцій. Також можуть бути передбачені правила і приписи щодо того, що слід вважати «прийнятними» витратами. Наприклад, «Чи можна витрачати гроші, отримані в рамках гранту, на спиртне для банкету? Чи можна заявити для відшкодування суму чайових, залишених офіціантові?» Зазвичай у організації або у донора вже є сформульовані стандартні вимоги. Вам треба ознайомитися з ними та довести до відома колег, які витрачають гроші, а потім планують заявити їх до відшкодування з бюджету!

Хто остаточно затверджує відшкодування витрат? Відповідальним за затвердження рахунків-фактур і виплат за ними повинна бути одна людина. На корпоративному рівні це можете бути ви, як керівник проекту, або начальник фінансового відділу. Швидше за все, в вашій організації цей механізм вже налагоджений і вам просто треба все це уточнити та почати використовувати.

Ще одна корисна порада — попросіть постачальників, які крім вашого проекту, залучені також в інші проекти, на своїх рахунках-фактурах вказувати, для якого проекту цей рахунок було виставлено (або, за необхідності, передбачити в ньому окремий рядок для вашого проекту). Ви ж не хочете крім витрат за своїм проектом, оплачувати ще й чужі витрати?!

Таким чином, ви повинні розробити механізм, який дозволить:

• Встановити максимально допустимий рівень витрат для кожної видаткової частини, і визначити, який саме результат ви повинні отримати в рамках цього бюджетного рядку (цю інформацію можна взяти з бюджету)

• Перевірити, щоб всі заплановані витрати і результати збігалися з фінансовими операціями за контрактами, підписаними на ранньому етапі проекту, а також рахунками по можливим змінним витратам.

• Стосовно таких змінних витрат, як дорожні витрати, витрати на проживання, відрядження, заздалегідь подбати про отримання видаткової відомості і її затвердження, до того, як відповідно до неї будуть видані гроші фінансовим відділом. Це допоможе запобігти немподіваним або неузгодженим витратам.

• Знати, до якого числа місяця можна надавати дані про змінні витрати — адже вам не потрібні ситуації, коли один із членів команди не надавав даних про витрати протягом декількох місяців, і ви думаєте, що у вас залишилися неосвоєні гроші. І після розподілу цих грошей на інші потреби раптом виявляється, що залишилися ще непогашені рахунки за видатками.

• Дотримуватись встановлених умов щодо максимально дозволених витрат на проживання у готелях, обіди в ресторанах і т. ін.

Протягом реалізації проекту вам треба буде звіряти, чи збігаються прогнозовані витрати з фактичними. Саме для цього вам і треба було розробляти не тільки бюджет, але і фінансовий потік.

Питання у тому, як часто треба оновлювати фінансовий потік, щоб вчасно внести зміни в прогнозовані витрати залежно від фактичних витрат, і в цілому мати уявлення про реальний стан справ? Для довгострокових проектів із планомірними та нечисленними заходами фінансовий потік можна оновлювати раз на місяць. Якщо ж проект знаходиться на піку насиченої діяльності, то оновлення фінансового потоку можна проводити щотижня або кожні два тижні.

У Template 1 - budget and cashflow на аркуші з фінансовим потоком передбачено стовпець для внесення суми різниці між прогнозованими та фактичними витратами. Він дозволить вам побачити, замало чи забагато коштів ви витрачаєте за кожним рядком. Наприклад, якщо ви планували, що в січні витратите 200 фунтів стерлінгів на страховку, а наприкінці січня виявляється, що її не було сплачено, то фактичні витрати в січні — 0 фунтів стерлінгів. Але також вам треба буде скорегувати фінансовий потік з урахуванням того, що ці 200 фунтів будуть перенесені на лютий, коли цей рахунок буде сплачено. У цьому прикладі змінився лише місяць понесення витрат, а загальна різниця складе 0, оскільки ви просто перенесли витрати з січня на лютий.

Але, наприклад, якщо ви планували витратити в січні 500 фунтів на проживання у готелях, а коли ви бачите, що згідно з заявками на відшкодування витрат, які надали вам члени вашої команди, які беруть участь у проекті, фактичні витрати склали всього 471 фунт, то стовпець із сумою різниці буде показувати, що в січні у вас залишилося 29 фунтів. Таким чином, ви здійснили всі заплановані заходи і витратили менше коштів — браво, ви вмієте економно витрачати кошти!

Для спрощення процесу відстеження витрат можна вносити всі операції за проектом у систему фінансового обліку, впроваджену у вашій організації. Якщо ви працюєте у великій організації, то цю роботу може організувати ваш фінансовий директор. Якщо ви працюєте в невеликій організації, то можете обговорити зі своїм директором, який механізм відстеження фінансів за проектом найкраще використовувати, і чи підходить для цих цілей наявне на підприємстві програмне забезпечення для ведення бухгалтерського обліку. Більшість бухгалтерських онлайн-систем, як, наприклад, www.mycake.org (яка розроблена спеціально для невеликих креативних компаній), мають таку функцію за замовчуванням.

1.2 Відстеження і збільшення доходів за проектом до максимальних показників

Для більшості творчих людей набагато складніше спрогнозувати точні доходи за проектом, ніж спланувати за ним витрати. Насправді, це абсолютно інший навик, який важливо мати тим, хто хоче працювати над великими проектами й обіймати керівні посади.

І якщо ви ним не володієте, це не привід засмучуватися. Одна з найпопулярніших фраз про маркетинг звучить так: «У маркетингу ефективна лише половина заходів (спрямованих на збільшення продажів) ... Цікаво, яка саме?»

Це зовсім не означає, що маркетинг — це самі лише здогадки. Зовсім ні! Просто вам слід попрацювати зі своєю маркетинговою командою / агентством / позаштатними співробітниками, щоб разом ви могли спрогнозувати та відстежувати, як маркетингові витрати перетворюються на доходи від продажу квитків та інші види доходів за проектом. З цієї точки зору цей онлайн-курс не розглядає питання впливу маркетингу на продажі, але ця навичка дуже важлива, і її варто опанувати або самостійно, або звернувшись до професіонала в цій сфері.

Хоча цей курс і не охоплює питання маркетингу, але я особисто рекомендую відстежувати продажі перших днів після старту продажів квитків, оскільки в першу чергу їх будуть купувати ваші найвідданіші клієнти. Якщо вони не купили ваші квитки, значить варто переглянути прогнози продажів, або свій маркетинговий бюджет, оскільки навряд чи в подальшому ситуація зміниться на краще!

1.3 Ввічлива відмова від пропозицій корупційного характеру

Якщо ви працюєте в цій сфері вже довгий час, то, напевно, вам знайомі ситуації, коли до вас зверталися із пропозиціями корупційного характеру. Як від них ухилитися так, щоб це не нашкодило вашому проекту та бюджету та ви змогли здійснити всі заходи, заплановані в рамках проекту?

Моя рекомендація може здатися занадто простою (хоча це зовсім не так), але я б рекомендувала оформити всі зобов’язання за всіма запланованими заходами у вигляді чітких і досить жорстких договорів, і оплачувати рахунки тільки за виконані роботи, передбачені договорами, і в рамках відповідних (узгоджених ) сум. Також краще заздалегідь узгодити такі моменти, як максимально допустима ціна за добу проживання у готелі або грошова норма на харчування і проїзд; або встановити, що літати треба економ-класом, а не бізнес-класом. Крім того, вам треба буде чітко обумовити, яким повинен бути кінцевий результат за кожним із договорів із постачальниками, а якщо предметом такого договору є матеріальний продукт (на відміну від договорів щодо термінів найму співробітника), то необхідно встановити чіткі вимоги до рівня якості продукту, який ви купуєте, щоб ви могли порівняти отриманий і оплачений продукт із цими вимогами.

Заробивши собі репутацію педантичного і непідкупного керівника, ви помітите, що кількість такого роду пропозицій зменшиться у рази. Проте якщо ви будете приймати навіть незначні пропозиції або допустите, що їх прийматимуть ваші колеги за проектом, яким ви керуєте, то ви ніколи не позбавитеся корупційних пропозицій, і масштаби тільки збільшуватимуться.

Таким чином, тепер ви можете:

• Продумати всі можливі моменти до старту проекту

• Регулярно (щотижня або щомісяця, залежно від насиченості проектного графіку) оновлювати свій фінансовий потік

• Відстежувати отримані доходи за проектом, порівнювати ці показники з прогнозами та коригувати свій маркетинговий бюджет або прогнози продажів по ходу реалізації проекту

• Отримувати від колег із відділу фінансів актуальну інформацію про змінні витрати, понесені протягом місяця

• Організувати механізм надання звітів за видатками для чіткішого контролю цієї категорії витрат

• Ввічливо ухилитися від пропозицій корупційного характеру