Проте, неможливо керувати чинним проектом, маючи в своєму арсеналі сам лише набір підсумкових показників. Насправді, бюджет неможливо вважати закінченим, якщо не було визначено періоди відрахувань із бюджету. Адже бувають такі моменти, коли ви витратили гроші, а доходу поки що немає, тому для таких ситуацій необхідно передбачити, як будуть сплачувати рахунки, якщо на банківському рахунку проекту не залишилося грошей!

У Template 1 - budget and cashflow на другому аркуші книги Excel ви можете побачити, як можна розподілити підсумкову суму в рядку доходів/витрат у рамках періоду в 12 місяців. Можете сміливо вносити зміни до цього шаблону, як вам буде зручно. Якщо замість розбивки за місяцями, вам зручніше розбити весь період на тижні або на квартали, будь ласка. Якщо ваш проект буде тривати більше одного року, ви можете додати до нього додаткові роки.

Після того, як ви внесли у таблицю зліва направо необхідний період, далі слід записати в ній дані, коли в рамках цього періоду ви будете отримувати доходи та нести витрати. Щоб зробити це максимально точно, можна додати більше рядків під ключовими заголовками, наприклад, для того, щоб розбити серію поетапних платежів, що належать до сплати митцям за їхні послуги.

Не забудьте взяти до уваги кількаденний проміжок між видачею/отриманням рахунку-фактури та фактичною датою оплати. Наприклад, якщо компанія направляє вам рахунок-фактуру на орендоване вами обладнання, то термін оплати за нього може становити 30 днів. Тобто, якщо вони направляють вам рахунок 1-го числа місяця, вони не сподіваються отримати оплату раніше 30-го числа того ж місяця.

Якщо ваш проект фінансується за рахунок грантів, треба знати, чи будуть ці кошти надані у вигляді авансу або виплачуватися поетапно? Якщо гроші будуть перераховані вашій компанії відразу після затвердження видачі вам гранту, значить вони надаються у вигляді авансу, до отримання результату. Якщо ж ваша організація, як більшість проектів, що фінансуються ЄС, повинна подавати клопотання на виплату грантових коштів під час або наприкінці реалізації проекту, то це означає поетапну виплату коштів, тобто після фактичних витрат. Це має істотний вплив на фінансовий потік!

Таким чином, якщо при формуванні бюджету вам треба дати відповіді на питання «які у вас будуть види доходів і витрат та їхні обсяги?», то для фінансового потоку питання буде таким — «в які конкретно періоди проекту очікується надходження і відтік цих коштів?».

На що звернути увагу у фінансовому потоці, і за якими документами його звіряти:

• Чи збігається підсумкова сума бюджету з підсумковою сумою, розподіленою по етапам проекту?

• Чи передбачили ви можливі затримки в отриманні грошей або їх виплаті?

• Чи є у вашому фінансовому потоці періоди дефіциту балансу, тобто коли витрати перевищують доходи?

• Якщо такі періоди дефіциту є, то за рахунок чого будуть покриватися ці витрати? Чи узгодили ви цей момент з колегами?

• Чи узгоджуються з вашим фінансовим потоком грошові надходження і витрати, передбачені договорами з виконавцями?

• Чи узгодили ви зі спонсором або зі своїми колегами, які документи ви будете використовувати на доказ того, що гроші дійсно були витрачені, і чи зазначено цей момент у договорах, які ви підписуєте з виконавцями?

• Чи містять ваші договори порядок дій у ситуаціях, коли витрати були понесені, а результату немає? Чи покриває ваш резервний бюджет витрати в подібних ситуаціях? Якщо ні, то яким чином ви можете підстрахувати себе в такому разі?

1. Що робити, якщо ваш фінансовий потік прогнозує періоди дефіциту коштів? 

Не кваптеся називати поганою ситуацію, коли ваш проект зазнає періоду витрат, що перевищують доходи. Тут просто треба все грамотно спланувати.

Давайте розглянемо приклад: танцювальний колектив виграє грант у
50 000 фунтів стерлінгів на реалізацію проекту, який триватиме рік. Ці кошти будуть виплачуватися в три етапи — 15 000 на початку, 15 000 через півроку і 20 000 після його завершення, тобто у 13-ий місяць, оскільки 12-ий місяць — останній місяць реалізації проекту.

Загальна сума витрат за проектом, закладена в бюджет — 55 000 фунтів стерлінгів, з огляду на те, що танцювальний колектив також планує отримати виручку від продажу квитків у розмірі 5 000 фунтів стерлінгів.

Завдання, що постає перед керівником проекту, полягає у тому, що наприкінці 11-го місяця за проектом очікується період витрат на 40 000 фунтів, але на той час із грантових коштів надійде лише 30 000 фунтів, і навіть якщо їм вдасться заздалегідь продати всі квитки (5 000 фунтів), то все одно дефіцит складе 5 000 фунтів. Також якщо до кінця 11-го місяця вони не виплатять зарплати танцюристам, то вони можуть відмовитися виступати, що поставить під загрозу весь проект. Що робити в такій ситуації?

Почнемо з гарної новини: завдяки фінансовому потоку керівник проекту і вище керівництво виявили цю проблему до того, як проект стартував. На організаційному рівні вище керівництво може обговорити з фінансовим директором, чи є на їхніх корпоративних рахунках достатньо коштів, аби покрити цей розрив за рахунок внутрішніх фінансових ресурсів підприємства, або ж вони можуть обговорити з донором можливість змінити порядок виплати грантових коштів, або взяти позику в банку. Якщо організація вирішить взяти позику, то суму відсотків за цією позикою слід додати до загальної суми витрат за проектом, до того, як бюджет буде затверджений донором!

Таким чином, тепер ви можете:

• Планувати періоди надходження і відтоку грошей

• Здійснювати поетапні платежі за контрактами відповідно до виконаних етапів робіт

• Визначити, чи передбачає проект періоди дефіциту коштів. Якщо такі є, то ви зможете спланувати фінансовий потік таким чином, щоб покрити цей розрив

• Визначити, хто буде відповідальний за незаплановані або надбюджетні витрати, і зафіксувати всю цю інформацію у договорі до початку проекту.