Однак, щоб нічого не упустити, давайте назвемо основні моменти, на які варто звернути увагу, і які допоможуть підготувати точний, ефективний і своєчасний фінансовий звіт за проектом.

Відстеження доходів

• Дані з вашої системи EPOS або системи продажу квитків, які відображатимуть обсяг продажів

• Листи, що підтверджують надання грантів для цього проекту, із зазначенням очікуваних дат виплати цих коштів

• Листи, що підтверджують надання спонсорської підтримки, і детальна інформація про порядок і строки виплат на користь вашої організації

• Інформація, що підтверджує суму пожертвувань і факт їх отримання

• Зведена відомість, тобто звіт про рух грошових коштів, що містить інформацію, актуальну для поточного етапу проекту (наприклад, порівняння запланованих і досягнутих результатів)

Надання актуальної зведеної інформації про витрати

• Паперові рахунки, або рахунки, отримані на електронну пошту, за всіма витратами, здійсненими в рамках проекту. Якщо за виконану роботу було виставлено один рахунок, який також включає й інші проекти, то необхідно вказати ту інформацію, яка стосується саме вашого проекту.

• Аудиторський висновок, що відображає підтвердження витрат, понесених відповідним менеджером

• Досьє документів, яке демонструє те, яким чином оформлюються непрямі витрати в рамках проекту, як вони підраховуються, перевіряються і узгоджуються керівництвом

Звітування про непередбачені ситуації, непередбачені доходи/витрати

• Демонстрування того, яким чином ці витрати були узгоджені, чому виникла в них необхідність і як вони були розподілені в рамках резервного бюджету.

Зберігання досьє документів у готовності для аудиторської перевірки 

• Файли повинні бути організовані в хронологічному порядку і згруповані за основними доходними та видатковими статтями; забезпечте наявність паперових/роздрукованих копій всіх рахунків, квитанцій, підтверджень платежів і договорів
• Якщо спонсори вимагають оформлювати документи за певними шаблонами, переконайтеся, що вони оформлюються саме таким чином!
  

Таким чином, тепер ви можете:

• вести досьє фінансових документів за проектом, що містять точну інформацію

• бачити, скільки із запланованих доходів вам вдалося забезпечити

• видавати розписки або підтвердження відповідності витрат

• вести звітність для цілей перевірки донором

Цей курс дає базову інформацію щодо складання бюджету для проекту. Він не зробить із вас експерта за мить, він акцентує увагу на важливих моментах.

Якщо ви раніше не складали бюджети для великих проектів, то, можливо, вам краще для початку взятися за управління невеликих проектів, де ризики не такі значні, і мала ймовірність того, що щось може піти не так. Або ж, якщо ви таки вирішили працювати з великим проектом, то краще взяти собі в помічники фахівця, який має багатий досвід управління фінансами.

Цей досвід підготує вас до роботи з масштабнішими та складнішими проектами.

Як людина, яка займається формуванням бюджетів вже кілька десятиліть, я знаю, що є аспекти, в яких я дуже компетентна, і знаю, що робити, аби досягти результату. Але у той же час, з’являються нові види проектів, з якими мені ніколи раніше не доводилося працювати. Якщо мені доводиться працювати з чимось новим, то, напевно, я можу щось упустити, тому резервний бюджет у таких проектах я трохи збільшую. Добре мати клієнтів і партнерів із «доброю волею», які будуть готові в разі непередбачених ситуацій знайти час і ресурси для виправлення негараздів. Це в ідеалі. У житті ж усе набагато прозаїчніше, тому треба готуватися як до гіршого варіанту розвитку подій, так і до найкращого!