1. Проведення точної оцінки бюджету

Неможливо спрогнозувати майбутнє зі 100% точністю, але можна розподілити ризики та скласти план дій на випадок непередбачених обставин.

Бюджет — це оцінка майбутніх витрат. Як правило, планування «наперед» ніколи не буває на 100% точним. Але можна мінімізувати ймовірність виникнення помилок так, щоб різниця між бюджетом і реальним станом справ мала якнайменші наслідки для проекту. Нижче декілька порад, як це зробити.

Доходи:

• Визначте мінімальну суму, необхідну для покриття витрат за проектом.

• Обговоріть зі своїми колегами, чи всі ці кошти надходитимуть виключно від вашої організації або частину грошей зможуть надати партнери; чи будуть всі ці кошти надані одним донором або кількома; чи будуть всі ці кошти надані у вигляді гранту або ж частину ваша організація заробить сама, наприклад, від продажу квитків.

• Спираючись на досвід попередніх схожих проектів і організацій, переконайтеся, що така комбінація з грантового фінансування та ваших доходів від основної діяльності буде оптимальною для реалізації поставлених цілей. Наприклад, якщо середній відсоток загальних витрат за проектом, які можна покрити за рахунок приватних пожертвувань, складає 5‑10% від витрат за проектом, то буде досить ризиковано закладати в бюджет суму, яка дорівнюватиме, скажімо, 30% від витрат за проектом.

• Визначте, коли проект почне приносити доходи, і чи можете ви залучити додаткові кошти на той час, коли ви ще не зможете інвестувати цей дохід у свій проект. Наприклад, якщо вам вдалося отримати грант, то треба забезпечити гарантію його надання ще до початку проекту; або якщо витрати за проектом планується покрити за рахунок продажу квитків, то ви можете організувати попередній продаж квитків, не чекаючи запуску проекту. Так, наприклад, www.unbound.com беруть гроші у формі застави та публікують книгу тільки тоді, коли зберуть мінімальну обов’язкову суму, необхідну для її публікації.

• Якщо за залучення доходу за проектом відповідають кілька сторін, потрібно чітко визначити, яка сторона за який вид доходу буде відповідати. Чи всі партнери мають планові показники? Як ви будете відстежувати прогрес щодо досягнення цих показників кожним партнером?

Витрати:

• З’ясуйте, чи доведеться вам зазнати будь-яких витрат для того, щоб отримати фінансування для проекту, і визначте, яким чином вони будуть покриватися, а також чи потрібно передбачити в бюджеті проекту суму для повернення цих грошей.

• У разі співпраці з людьми, які не перебувають у штаті вашої організації (наприклад, художники), обговоріть конкретну кількість трудових днів, протягом яких вони будуть працювати з вами, і добову ставку, яка б влаштувала і вас, і їх. Оформіть ці умови у вигляді письмового документа, щоб кожна сторона знала свої зобов’язання. Узгодьте, які додаткові витрати, крім оплати за відпрацьований час, будуть покриватися бюджетом проекту, і хто буде їх оплачувати, організація або сам виконавець. Сюди належать витрати на проїзд та проживання, на матеріали, виготовлення, страхування. За можливості всі ці моменти слід оформляти у вигляді договору, який повинні підписати обидві сторони. Також обговоріть терміни та порядок здійснення всіх платежів, передбачених для сторонніх виконавців, оскільки це може впливати на ваш фінансовий потік, і дає можливість гарантії, що результати будуть досягнуті.

• Якщо ви працюєте з партнерами, знову ж таки, заздалегідь обговоріть, які завдання за проектом будуть закріплені за кожним підприємством, і хто за які витрати буде відповідати.

• Залучаючи до співпраці третіх сторін, розгляньте цінові пропозиції трьох різних виконавців, щоб продемонструвати, що ви вибрали постачальника послуг із найкращою пропозицією за співвідношенням ціна/якість.

• Вирішіть, чи потрібно додати до ваших договорів пункт про відшкодування коштів, сплачених виконавцю, у разі, якщо він не зміг надати послуги належної якості або у встановлені терміни. Хто буде нести відповідальність у разі, якщо гроші не були повернуті і вам довелося залучати іншого виконавця, або якщо донор відмовився платити за роботу, яка не відповідає узгодженим вимогам?

• Зверніться до попередніх проектів, чи були в них аналогічні витрати? Якщо так, то використовуйте їх у якості відправної точки.

• Переконайтеся, що ви врахували всі можливі непрямі витрати. Які додаткові витрати, крім поточних витрат організації, потрібно ще додати? Наприклад, оплата за електроенергію, прибирання приміщень, сума страхових внесків.

• Закладіть до бюджету суму на випадок непередбачених обставин у розмірі 3-7% від загальної суми проектних витрат. У ході реалізації проекту можуть виникнути несподівані зміни, які складно спрогнозувати на початку проекту, тому було б добре, якщо на такий випадок у вас будуть відкладені кошти.

2. Планування бюджету, коли в проекті бере участь ще одна організація

Є проекти, які реалізуються у партнерстві з іншими організаціями; так, уявіть собі, в проекті може брати участь кілька організацій.

У цьому випадку є кілька моментів, які необхідно узгодити ще з самого початку. Перш за все, потрібно визначити, хто буде «головною» організацією, і які обов’язки будуть закріплені за кожною організацією. Зазвичай головна організація несе основну відповідальність за бюджет і за результат. Це означає, що значна частина фінансування з головного джерела в більшості випадків буде здійснюватися через головного партнера, і саме він найчастіше надає механізми управління фінансами всього проекту, а також системами продажу квитків для контролю продажів.

Якщо за забезпечення зустрічного фінансування відповідальними є окремі партнери, то це можна відразу заносити до бюджету проекту одного партнера.

Якщо ваша організація є головною, то ви повинні переконатися не тільки в тому, що в бюджеті достатньо коштів для покриття «прямих» витрат за тими видами діяльності, які закріплені за вами, але й «непрямих» витрат, таких як маркетингові, адміністративні витрати, витрати на фінансове управління, страхування і т. ін.

Незалежно від того, яким буде фінансовий потік вашого проекту, ви повинні заздалегідь узгодити терміни оплати за всі результати робіт за проектом. Це особливо актуально для невеликих організацій, де фінансовий потік часто нестійкий.

Як головна організація ви будете відповідальні за формування єдиного бюджету, на основі тих, що будуть вам надані кожним із партнерів, і за забезпечення виконання умов основного донора. Також ймовірно, що ви будете відповідальні за підготовку досьє документів для аудиторів.

3.Що таке витрати «в натуральному вираженні» і як їх відображати в бюджеті?

Можливо, вам доводилося чути від своїх колег і донорів фразу «витрати «в натуральному вираженні»», тому давайте розберемося, що це таке і як ними управляти.

Коли товари та послуги надають у натуральному вираженні, це означає, що вам не треба платити за них готівку в момент здійснення операції з ними. Наприклад, творча організація може надати своїх волонтерів у якості внеску в натуральному вираженні — ніхто нікому не платить готівкові гроші, а ось час має цінність, і про це не треба забувати. Ось інші приклади внесків у натуральному вираженні:

• Організація надає зали та приміщення, власником яких вона є, для проведення заходів за проектом і не бере за це орендну плату

• Велика компанія безкоштовно надає адміністративні та фінансові ресурси для реалізації проекту

• Постачальник дарує матеріали

Як визначити цінність такого роду внеску?

Зазвичай у деяких донорів є щось на кшталт «тарифної карти», в якій описано кваліфікаційний рівень робіт і вказано відповідні ціни на ці роботи. Саме ці ціни і використовуються для обліку витрат. Або ж можна оцінити внесок тією сумою, яку довелося б заплатити, якби він оцінювався у грошовому вираженні, наприклад, місце для проведення заходу, надане безкоштовно з міркувань доброзичливості, за яке в іншому випадку довелося б платити погодинну або подобову орендну плату.

Деякі види фінансування передбачають можливість «комбінування» грошових коштів, наданих із боку донора, і внеску в натуральному вираженні — з вашого боку. Такий підхід є зручним, якщо ваші грошові ресурси, виділені для використання у якості зустрічного фінансування, обмежені.

Головне питання, яке варто поставити, звучить так «Чи передбачає мій бюджет можливість зробити внесок у натуральній формі? Якщо так, для яких напрямків це актуально?»

Облік внесків у натуральній формі краще вести окремо від «грошової» частини бюджету. Також треба узгодити, яким чином слід оформляти факт внеску в натуральному вираженні. Наприклад, якщо ви плануєте провести безкоштовний семінар чи конференцію, то час її учасників вважатиметься внеском у натуральному вираженні. Час доповідачів, витрачений на виступи, теж можна вважати внеском у натуральному вираженні, якщо за їхні виступи не було передбачено гонорар.

Таким чином, тепер ви можете:

• Точніше розрахувати кошторис витрат

• Мати чітке уявлення про те, в яких ситуаціях необхідно формувати резервний бюджет

• Порівняти вашу рахункову методику з минулими схожими проектами і їх бюджетами

• Запросити пропозиції від конкуруючих постачальників

• Узгодити витрати за договорами

• Почати співпрацю з іншими організаціями у спільних проектах

• Вести облік витрат у натуральному вираженні і вносити їх до бюджету в якості зустрічного фінансування