Чи замислювалися ви коли-небудь, скільки у вашому житті проектів? Написання твору в школі, ремонт у квартирі, придбання машини, пошук роботи – усе це можна описати, як проект.

Щоб зрозуміти, що є проектом, важливо провести для себе межу між проектом і процесом. Процес – це повторюване завдання або операції, які дають очікуваний результат. Прикладом процесу може бути: продаж квитків, управління командою, друк банерів, ранкові пробіжки. Головна ознака процесу – повторюваність. До того ж, результат процесу передбачуваний.

У свою чергу проект – це сукупність дій, обмежених у часі і спрямованих на вирішення проблеми або досягнення конкретної мети.

Основні ознаки проекту:

• Обмежений час його виконання, є точка початку проекту та точка кінця.

• Для його реалізації потрібні ресурси, і вони обмежені.

• Проект – це тимчасова система, він не повторюється після завершення (але може початися новий проект).

• Проект – це завжди керування змінами.

• Результат проекту – непередбачуваний і завжди унікальний.

Також важливо відзначити, що проект, на відміну від процесу, завжди має високу ступінь невизначеності, хоча і складається з відомих заздалегідь процесів.

Прикладом проекту може бути: створення сервісу з продажу квитків, набір команди проекту, розробка дизайну банерів для концерту, марафон.

Логіку проектного підходу добре описує так званий трикутник проекту або трикутник проектного менеджменту:

У нього є три основні межі:

• Час (time), що завжди обмежений у проекті.

• Зміст проекту (scope), тобто завдання й активності проекту, його наповнення.

• Вартість (cost). Сюди належать всі ресурси проекту, в тому числі людські, оскільки вони всі мають грошовий еквівалент.

Є також четверта, невидима грань – якість (quality). Про неї далеко не завжди говорять в проектах, не завжди заздалегідь описують вимоги щодо якості. Проте в результаті ми оцінюємо проект, в тому числі, і за його якістю.

Трикутник наочно показує, що, якщо ми змінимо хоча б одну грань, це потягне за собою ще як мінімум одну з них. Наприклад, якщо скорочується грань часу проекту (нам потрібно закінчити його на місяць раніше), це може означати, що ми скорочуємо зміст проекту, тобто зменшуємо кількість активностей. Або якщо ми, навпаки, хочемо збільшити кількість активностей, ми повинні або збільшити бюджет, або додати час, або пожертвувати якістю.

Яскравий приклад, де такий трикутник ми застосовуємо підсвідомо, – це ремонт квартири. Ми не можемо зробити його і швидко, і дешево, і якісно. Якщо хочемо підвищити якість, доводиться збільшувати бюджет тощо.

Трикутник добре описує існуючі в проекті обмеження. Керування цими обмеженнями для досягнення результату – і є завдання проектного менеджера.

Не завжди менеджер проекту має велику команду. Дуже часто в секторі культурних і креативних індустрій менеджер проекту – людина багатофункціональна, яка наділена широким спектром компетенцій. У будь-якому випадку, основні функції проектного менеджера співвідносяться з усіма процесами, які відбуваються в проекті, зокрема:

1. Керування комунікаціями – значною мірою саме внутрішніми, між членами команди, внутрішніми та зовнішніми зацікавленими сторонами. Сюди ж відносимо різні види та форми звітності.

2. Керування командою – часто управління талантами, робота з творчими людьми та митцями. Сюди відносимо все: від пошуку команди до організації її роботи, менторства та мотивування.

3. Керування зацікавленими сторонами – робота з усіма, хто так чи інакше зацікавлений (або незацікавлений) у вашому проекті та може на нього вплинути: від партнерів і спонсорів до медіа й органів влади.

4. Керування змістом проекту – наповнення його контентом, внесення необхідних змін, коригування завдань проекту.

5. Керування часом – дотримання термінів, відстеження загального графіку проекту.

6. Керування вартістю – усе, що стосується фінансового ресурсу проекту.

7. Керування якістю – від визначення критеріїв якості до постійного відстеження та контролю того, наскільки реальність відповідає очікуваному результату.

8. Керування ризиками – можливо, одна з ключових функцій. Аналіз ризиків, розробка та впровадження стратегії роботи з ризиками.

9. Загальний моніторинг і контроль виконання проекту, інтеграція усіх його компонентів та процесів задля досягнення цілей проекту.

Отже, лідерські якості, впевненість у собі та у своїй справі, аналітичні здібності, самоорганізація та бажання братися до роботи – ось ключові характеристики проектного менеджера. До того ж йому необхідно володіти знаннями із загального менеджменту та проектної діяльності, розуміти специфіку креативних індустрій, володіти іноземною мовою, вміти працювати з людьми та вести перемовини і, наостанок, – вміти бачити картину в цілому й аналізувати її.