1. АНАЛІЗ ВИХІДНИХ ДАНИХ

Переконайтеся, що ретельно проаналізовано наступні аспекти:

• проблема і її контекст: сфера застосування, частота, результати впливу;

• причини і наслідки;

• потенційне співробітництво;

• обгрунтування: чому ви обрали саме цю проблему, чому збираєтеся працювати в цьому середовищі, чому ви вирішили працювати з цими партнерами/людьми, чому зараз найкращий для цього час?

Також можна використовувати:

• посилання на стратегічні документи, міжнародні і національні: звіти, «білі» та «зелені» документи, плани розвитку;

• цитати з публікацій, досліджень;

• передовий досвід і натхнення.

2. ОПИС ОРГАНІЗАЦІЇ

Готуючи опис організації, не забудьте вказати:

• Хто ви? Чи є у вас підстави/повноваження на такі дії?

• Організаційну структуру, сферу діяльності і розмір вашої компанії (кількість співробітників, джерела фінансування).

• Ваш досвід (рівень компетентності, ноу-хау, успішні проекти)

• З якими найважливішими цільовими групами ви працювали і на які мали довготривалий вплив?

• Наскільки широка у вас мережа контактів?

3. ЯКІСТЬ ПАРТНЕРСТВА/КОНСОРЦІУМ ПАРТНЕРІВ

Якщо ви хочете переконати експертів, що маєте хороший потенціал для співпраці в рамках консорціуму, будь ласка, зосередьтеся на таких фактах:

• Як ви знайшли своїх партнерів і що в них вас привабило (спільні цінності, пріоритети або мета, різноманітність ресурсів)?

• Як розроблялася і формувалася ідея (контакти, участь усіх партнерів)?

• Чи зможете ви самотужки продовжити проект? Завдяки чому?

4. УПРАВЛІННЯ

Ефективне управління є одним з найважливіших елементів для успішного застосування і безпроблемної реалізації проекту. Готуючи цю частину, не забудьте про таке:

• про керівників, їхні функції, взаємини і положення в ієрархії щодо прийняття рішень;

• про комунікацію і координацію в команді: інструменти, частота зустрічей;

• про планування та здійснення розрахунків з точки зору розподілу завдань і обов'язків;

• про юридичні і фінансові процедури: рух коштів та необхідні документи;

• про контроль: перевірку відповідності заявки, бюджету і графіка.

5. ПОПУЛЯРИЗАЦІЯ

Результати проекту та його вплив необхідно належним чином і ефективно представити світу. Розділ про популяризацію, включаючи інформацію щодо просування і (досить часто) та фактори, що забезпечують екологічну та соціально-економічну стійкість, повинен містити:

• мету популяризації та цільову аудиторію;

• аналіз цільових груп/зацікавлених сторін/аудиторій (поведінка, звички, смаки, вміння, авторитет);

• вибір каналів просування; інструменти та дії, необхідні для кожної обраної аудиторії;

• послідовне повідомлення як на візуальному рівні, так і на рівні ідеї;

• потенціал проекту, що впливає на його розширення.

6. РЕАЛІЗАЦІЯ

Цей довгий і важкий шлях привів нас до того моменту, коли можна описати те, що ми насправді хочемо зробити в проекті. Зверніть увагу, що слід чітко описати два аспекти.

Опис методології: яку стратегію ви обрали і чому?

Як це відобразиться на ролях зацікавлених осіб (хто бере участь і чому?)

• особливості контексту, включаючи передумови і ризики;

• необхідні ресурси (людські, технічні).

Опис діяльності:

• Що планується зробити? (типи заходів/діяльності та їх зміст)

• Як і ким? (організатори, експерти)

• Кого буде запрошено і хто буде прямо/опосередковано брати участь?

• Вказати місце проведення.

• Скільки часу займе підготовка/організація/підведення підсумків/оцінка подій?

ДЕЯКІ ПОРАДИ ЩОДО СКЛАДАННЯ БЮДЖЕТУ І ГРАФІКА:

1. Завжди відзначайте у відповідних інструкціях пропозиції:

• які витрати допускаються і на який строк потрібне фінансування (дата початку та закінчення);

• чи існують обмеження для певних розділів (наприклад, для управління, просування і т.д.);

• гнучкість бюджету (який відсоток витрат ви можете перемістити з одного розділу в інший без необхідності отримання дозволу відповідного агентства/оператора конкурсу);

• які відомості необхідно надати (дуже часто адекватність бюджету оцінюється на основі наданих відомостей і рівня витрат)

2. Спробуйте реально оцінити навантаження на людей, які забезпечують якість проекту, у таких категоріях:

• менеджери;

• інші спеціалісти;

• секретарі;

• бухгалтери;

• адвокати;

• аудитори;

• ІТ-персонал;

• PR-менеджери.

3. Перевірте середні ринкові ставки у зазначених вище категоріях. Дуже часто у вас будуть запитувати обгрунтування для них (співвідношення ціна-якість).

4. Навіть якщо ви знаєте хороший недорогий варіант розміщення/поїздки, завжди для таких витрат тримайте запасний варіант. Ви можете обговорити деякі ціни з експертами, але квитки на літак навряд чи можна буде знайти дешевше.

5. Добре буде відвести 2-3 місяці власне на підготовку проекту:

• якщо у вас немає хорошої досвідченої команди – буде можливість знайти і підібрати надійних людей і дати їм можливість звикнути один до одного;

• якщо ваш проект досить масштабний і вимагає спеціальних процедур (наприклад, офіційний тендер) з субпідрядниками/наданням послуг – у вас буде можливість його ретельно спланувати і перевірити ще раз, чи все правильно працює;

• якщо ви працюєте з міжнародними партнерами – у вас буде можливість підписати контракт із зазначенням взаємних обов'язків і організувати стартову зустріч, на якій ви обговорите всі правові суперечки і можливі перешкоди щодо реалізації проекту.

6. Не менш важливо відвести 2-3 місяці на підведення підсумків проекту:

• у вас буде можливість зробити висновки і представити їх широкій аудиторії (це підвищить остаточну оцінку вашого проекту);

  у вас буде можливість ще раз переглянути всі документи і перевірити, чи все в порядку. Якщо потрібно буде внести деякі зміни, після офіційного закінчення проекту це зробити буде вже занадто пізно.