content
Դասախոսություն 3. Բյուջեի հղկում
Մեկ բան է բյուջե մշակելը, մեկ այլ բան է բյուջեն հղկելը։

1. Ճշգրիտ հաշվարկ

Դուք չեք կարող կանխատեսել ապագան 100 տոկոս ճշգրտությամբ, սակայն դուք կարող եք կատարել ռիսկերի վերաբաշխում և ունենալ անկանխատեսելի իրավիճակներում գործելու ծրագիր:

Բյուջեն ապագա ծախսերի գնահատումն է։ Ինչպես ապագային վերաբերող ցանկացած նախագիծ, բյուջեն նույնպես անհնար է կանխատեսել 100 տոկոս ճշգրտությամբ։ Սակայն գոյություն ունեն եղանակներ, որոնք նվազագույնի կհասցնեն սխալները, այնպես, որ բյուջեի և իրականության տարբերությունը կունենա հնարավորինս փոքր ազդեցություն նախագծի վրա։ Ահա այդ խորհուրդներից լավագույնները։

Եկամուտ՝

  • Հասկացե՛ք նվազագույնը Ձեզ ինչքան գումար է անհրաժեշտ է նախագծի ծախսերը հոգալու համար:

  • Համաձայնեցրե՛ք Ձեր գործընկերների հետ՝ արդյոք ողջ գումարը պետք է ներդրվի Ձեր կազմակերպության կողմից, թե որոշ մասը կներդնեն գործընկերները, արդյոք ողջ գումարը կներդրվի մեկ թե մի քանի ֆինանսավորողից, արդյոք ողջ գումարը կգա դրամաշնորհից, թե Դուք նախատեսում եք ստանալ վաստակած եկամուտ, օրինակ` տոմսերի վաճառքից։

  • Համեմատե՛ք դրամաշնորհային ֆինանսավորումը և վաստակած եկամուտը նմանատիպ նախկին նախագծերի կամ կազմակերպությունների հետ՝ հավաստիանալու համար, որ Ձեր նպատակներն իրատեսական են։ Օրինակ, եթե տարածաշրջանում միջինում նախագծի ընդհանուր ծախսերի 5-10 տոկոսը կարելի է ստանալ մասնավոր ներդրումներից, ռիսկային կլինի բյուջեում մասնավոր ներդրումներից նախատեսել 30 տոկոս եկամուտ։

  • Հաշվարկե՛ք՝ երբ նախագիծը եկամուտ կունենա, և արդյո՞ք Դուք կարող եք վաստակել որևէ գումար մինչև նախագծի սկիզբը, օրինակ` եթե Դուք դրամաշնորհի եք արժանանում, անհրաժեշտ է դա անել մինչև նախագծի սկիզբը: Եթե վճարում եք նախագծի համար տոմսերի վաճառքից գոյացած գումարով, Դուք կարող եք վաճառել տոմսերը նախապես, այլ ոչ թե սպասել նախագծի մեկնարկին, օրինակ www.unbound.com կայքը նախապես ընդունում է գումարի նվիրատվություններ և հրապարակում է այն միայն պարտավորվածության նվազագույն մակարդակին հասնելուց հետո։

  • Եթե նախագծի եկամտի համար մի քանի կողմեր են պատասխանատու, արդյո՞ք հստակ է՝ ով որ տեսակի եկամտի աղբյուրի համար է պատասխանատու։ Արդյո՞ք յուրաքանչյուր գործընկեր ունի թիրախ։ Ինչպե՞ս եք հետևելու յուրաքանչյուր գործընկերոջ եկամուտ ստանալու աշխատանքին։

Ծախսերը՝

  • Պարզե՛ք՝ արդյո՞ք կան ծախսեր, որոնց մասին պետք է հոգալ՝ նախագծի դրամաշնորհը ստանալու համար, և հստակեցրեք՛, թե ինչպես են դրանք վճարվելու, և արդյոք նախագծի բյուջեն պետք է նախատեսի գումար՝ կազմակերպություններին ետ վճարելու համար։

  • Երբ աշխատում եք Ձեր կազմակերպությունում չգրանցված մարդկանց հետ (օրինակ՝ ստեղծագործողների), քննարկե՛ք՝ քանի՞ աշխատանքային օր է ներառված, օրական որքա՞ն եք պատրաստվում վճարել, և արդյո՞ք նրանք համաձայն են ընդունել այդ պայմանները։ Ձևակերպեք այս ամենը գրավոր փաստաթղթում, որ բոլոր կողմերը իմանան` ինչ է իրենցից ակնկալվում։ Համաձայնեցրեք, թե ժամանակի տրամադրման հանձնառությունից բացի որ ծախսերն եք հոգալու նախագծի բյուջեից և արդյո՞ք կազմակերպությունը կամ ստեղծագործողը կամրագրի վերջինները՝ ճանապարհածախսը, գիշերակացը, նյութերը , արտադրանքը, ապահովագրությունը։ Հնարավորության դեպքում պայմանագրով ամրագրեք, որպեսզի երկու կողմերն էլ ստորագրեն։ Համաձայնեցրեք նաև արտաքին մատակարարողների վճարումներ կատարելու ժամանակացույցը, քանի որ դա ազդում է ինչպես Ձեր դրամական հոսքերի, այնպես էլ արդյունքների վրա։

  • Գործընկերների հետ աշխատելիս համաձայնեցրե՛ք՝ որ կազմակերպությունը նախագծի որ խնդիրների համար է պատասխանատու, և ով է կրելու կատարված ծախսերի պատասխանատվությունը։

  • Արտաքին պայմանագրեր կնքելիս գնառաջարկներ վերցրե՛ք երեք տարբեր մատակարարից, որպեսզի կարողանաք ցույց տալ, որ աշխատանքը հանձնարարել եք այն մատակարարողին, ով տրամադրում է որակի և ծախսերի արդյունավետության ճիշտ համադրում։

  • Որոշե՛ք, թե արդյոք կարիք կա պայմանագրում ամրագրել դրույթ, որով մատակարարողը պարտավորվում է վերադարձնել վճարված գումարը, եթե չի կարողանում մատուցել ծառայությունը սահմանված որակի կամ ժամանակացույցին համաձայն։ Ո՞վ է կրելու պատասխանատվությունը, եթե Դուք չկարողանաք վերականգնել գումարները և ստիպված լինեք վճարել երկրորդ մատակարարողին կամ ֆինանսավորողը հրաժարվի վճարել այն ապրանքների համար, որոնք չեն մատակարարվել սահմանված չափանիշներին համապատասխան։

  • Դիտարկե՛ք նախկին նախագծերը և փորձեք դրանց համադրելի ծախսերը օգտագործել որպես մեկնակետ։

  • Համոզվե՛ք, որ ընդգրկել եք բոլոր անհրաժեշտ անուղղակի ծախսերը։ Որքա՞ն է անհրաժեշտ ավելացնել կազմակերպության աշխատանքային ծախսերին էլեկտրաէներգիայի, ապահովագրության և մաքրման աշխատանքները ապահովելու համար։

  • Նախագծի ընդհանուր ծախսերի 3–7 տոկոսի չափով գումար պահե՛ք չնախատեսված ծախսերի համար։ Ամենայն հավանականությամբ նախագծի առաջընթացին զուգահեռ տեղի կունենան անսպասելի փոփոխություններ, որոնք պարզապես չէիք կարող կանխատեսել ծրագրի սկզբից, այնպես որ անհրաժեշտ է առանձին որոշակի գումար տրամադրել այդ ծախսերը ապահովելու համար։

2. Բյուջեի պլանավորում այլ կազմակերպության ներգրավման դեպքում

Ոչ բոլոր նախագծերն են իրականացվում մեկ կազմակերպության կողմից: Իրականում, կարող են մի շարք գործընկերներ լինել:

Այդ պարագայում, կա մի քանի հանգամանք, որոնք արժե հստակեցնել սկզբնական փուլում: Նախ` հարկավոր է որոշել, թե ո՞վ է «առաջնորդ» կազմակերպությունը, և ինչպե՞ս են նրանց պարտականությունները տարբերվում: Սովորաբար, առաջնորդող կազմակերպությունն է պատասխանատու վերջնական բյուջեի և իրականացման համար: Սա նշանակում է, որ հիմնական ֆինանսավորումը կուղղորդվի և կբաժանվի առաջնորդող կազմակերպության կողմից: Հաճախ հենց առաջնորդող գործընկերն է, որը տրամադրում է ծրագրի ֆինանսական կառավարման համար անհրաժեշտ համակարգը և հետևում կառավարման ծախսերի ներկայացմանը:

Եթե առանձին գործընկերները պատասխանատու են «համապատասխանող» ֆինանսավորում գտնելու համար, ապա այն հնարավոր է ներառել մեկ գործընկերոջ բյուջեում:

Եթե Դուք առաջնորդող գործընկերն եք, ապա պետք է վստահ լինեք, որ կան միջոցներ` ոչ միայն Ձեր պատասխանատվության ներքո գտնվող միջոցառումների, այլև հարակից ծախսերը հոգալու համար, ինչպիսիք են մարքեթինգը, կառավարչի և ֆինանսական կառավարման, ապահովագրման համար անհրաժեշտ միջոցները:

Անկախ այն հանգամանքից, թե ինչպես է նախագիծը ստանում իր դրամական միջոցները, Դուք նախապես պետք է համաձայնեցնեք իրականցվող միջոցառումների համար վճարման ժամանակացույցը: Սա հատկապես կարևոր է, երբ Դուք աշխատում եք փոքր կազմակերպության հետ, որտեղ դրամական հոսքը հաճախ կայուն չէ:

Որպես առաջնորդող կազմակերպություն` Դուք պատասխանատու եք բոլոր գործընկերների կողմից Ձեզ տրամադրված բյուջեի կազմավորման համար և պետք է վստահեցնեք, որ Դուք համապատասխանում եք հիմնական ֆինանսավորողի պահանջներին: Հավանական է, որ Դուք պատասխանատու կլինեք աուդիտի համար փաստաթղթերի հավաքագրման համար:

3. Որո՞նք են ոչ ֆինանսական ծախսերը և ինչպե՞ս դրանք հաշվարկել բյուջեում
Դուք, հավանաբար, լսել եք Ձեր գործընկերներից և ֆինանսավորողներից ոչ ֆինանսական ծախսերի մասին: Ուրեմն եկեք հասկանանք, թե ինչ է նշանակում ոչ ֆինանսական ծախս և ինչպես այն կառավարել:

Երբ ապրանքները կամ ծառայությունները տրամադրվում են ոչ ֆինանսական հիմքով, ապա դա նշանակում է, որ գործողության տեղի ունենալու պահին Դուք չեք վճարում դրանց համար դրամական միջոցներով: Օրինակ` մշակութային կազմակերպությունը կարող է աջակցել նախագծին իր կամավորների ժամանակով: Որևէ մեկը չի վճարվում, սակայն ժամանակն արժեք ունի, որը չպետք է անտեսվի: Այլ օրինակներն են`

  • Սենյակներն ու տարածքները, որոնք տրամադրվում են նախագծին առանց վճարի սեփականատեր կազմակերպության կողմից:

  • Նախագծի իրականացման կառավարման և ֆինանսական կարողությունների հսկում ավելի մեծ կազմակերպության կողմից, ինչի համար վերջինը չի վճարվում:

  • Մատակարարողի տրամադրած ապրանքները:

Ինչպե՞ս եք այս պարագայում Դուք գնահատում այդ աջակցությունը:

Որոշ ֆինանսավորողներ ունեն գնահատման համակարգ, որը նկարագրում է աշխատանքում ներդրված տվյալ հմտության արժեքը: Դուք կարող եք այն օգտագործել հաշվարկման նպատակով: Այլ հանգամանքներում Դուք կարող եք գնահատել այդ աջակցությունն այն արժեքով, որը պատրաստ կլինեիք վճարել, օրինակ` այն տարածքի համար, որը Ձեզ տրամադրել են:

Որոշ դեպքերում Դուք կարող եք դրամական միջոցները համապատասխանեցնել Ձեզ տրամադրված ոչ ֆինանսական աջակցությանը: Սա օգտակար է, հատկապես եթե Դուք սահմանափակ դրամական միջոցներ ունեք, որը կարող եք տրամադրել:

Հիմնական հարցն այստեղ հետևյալն է` ի՞նչ նշանակություն ունեն իմ բյուջեում ոչ ֆինանսական միջոցները, և ո՞ր բնագավառներում են դրանք կիրառելի:

Ցանկալի է ոչ ֆինանսական միջոցները տարանջատել դրամական հոսքից, երբ կազմում եք բյուջեն: Կարևոր է նաև համաձայնել այն գործողության շուրջ, որը ցույց կտա, որ ոչ ֆինանսական աջակցությունը տեղի է ունեցել: Օրինակ, եթե Դուք կազմակերպում եք աշխատաժողով կամ համաժողով, ուր մուտքն ազատ է, Դուք կարող եք մասնակցի ժամանակը գնահատել որպես ոչ ֆինանսական աջակցություն: Դուք կարող եք նաև խոսնակի ժամանակը հաշվարկել, եթե նրան չեք վճարում:

Այսպիսով, այժմ Դուք կարող եք`

  • Հաշվարկել արժեքն առավել ճշգրտությամբ:

  • Հասկանալ հավանականության հնարավորությունը:

  • Համեմատել Ձեր մոտեցումը նախկինում տեղի ունեցած նմանատիպ նախագծերին և բյուջեին:

  • Ձեռք բերել գնառաջարկ մրցակից մատակարարողներից:

  • Համաձայնեցնել արժեքը պայմանագրում:

  • Համագործակցել այլ կազմակերպությունների հետ համատեղ նախագծերում:

  • Հաշվարկել ոչ ֆինանսական ծախսերը և ավելացնել դրանք բյուջեում որպես համապատասխանեցնող ֆինանսավորում:

Կիսվել ընկերների հետ