Այնուամենայնիվ, Դուք չեք կարող ղեկավարել նախագիծը միայն բյուջեի միավորներով: Իրականում, Դուք չեք կարող ամփոփել բյուջեն` առանց պարզելու, թե երբ գումարը կծախսվի, որովհետև պատահում է, որ Դուք ստիպված կլինեք ծախսել գումարը մինչ եկամուտի տրամադրումը և պետք է հասկանաք, թե ինչպես փակել նման հաշիվները, եթե ծրագրի հաշիվը դատարկ է:

Առաջին ձևաթղթում Դուք կգտնեք աղյուսակի երկրորդ էջը, որտեղ կտեսնեք, թե ինչպես կարող եք վերցնել ամբողջական գումարը եկամտի/ծախսի տեսքով և բաժանել այն 12 ամսվա կտրվածքով: Ազատ եղեք և փոփոխեք այն Ձեզ հարմար տարբերակով: Եթե Դուք ցանկանում եք աշխատել շաբաթներով կամ եռամսյակով ամիսների փոխարեն, ապա փոփոխեք այն: Եթե Ձեր ծրագրի տևողությունը մեկ տարուց ավելի է, ավելացրեք նոր էջեր նոր տարիների համար:

Ձևաթղթի ձախից աջ հատվածում ժամանակահատվածը կարգավորելուց հետո Ձեր հաջորդ խնդիրն է հասկանալ, թե եկամտի ու ծախսի յուրաքանչյուր միավորը ժամանակացույցի որ հատվածում տեղի կունենա: Հստակորեն սա անելու համար Դուք, գուցե, ավելացնեք նոր տողեր հիմնական վերնագրի ներքևում, որպեսզի կարողանաք տարանջատել օրինակ հաստատված վճարումներն արվեստագետներին տրվող վարձատրություններից:

Դուք պետք է հաշվի առնեք նաև, թե արդյո՞ք ապրանքագրի տրամադրման/ ստացման և բուն վճարման ժամանակահատվածում ուշացումներ կլինեն: Օրինակ, եթե կազմակերպությունը Ձեզ ուղարկում է հաշիվ-ապրանքագիր, դիցուք, այն տեխնիկայի համար, որը վարձակալում եք, ապա հնարավոր է, որ լինի 30 օր տևողությամբ վարկային ժամանակ: Այսինքն, եթե նրանք ապրանքագիրը տրամադրում ենք ամսվա առաջին օրը, ապա չեն ակնկալում ստանալ վճարը մինչև ամսվա 30-րդ օրը:

Եթե Դուք ֆինանսավորում եք նախագիծը դրամաշնորհների միջոցով, ապա Դուք պետք է հստակեցնեք` արդյոք ֆինանսավորողը վճարում է կանխիկ թե ապառիկ: Եթե գումարը փոխանցվել է Ձեր ընկերությանը պարգևատրումը կատարելուն պես, ապա նրանք վճարում են նախապես: Եթե, ինչպես և պատահում է ԵՄ ֆինանսավորմամբ իրականացվող շատ ծրագրերում, Ձեր կազմակերպությունը դրամաշնորհ է հայցում նախագծի ընթացքում կամ հետո, ապա Դուք վճարվում եք ապառիկ, այսինքն երբ ծախսն արդեն տեղի է ունեցել: Սա էական նշանակություն ունի դրամական հոսքերի համար:

Այսինքն, եթե բյուջետավորման արդյունքում պարզ է դառնում թե ինչ և որքան եկամուտ ու ծախս պետք կլինի, ապա ֆինանսական հոսքերի նախապատրաստման վարժության ընթացքում պարզ է դառնում նաև, թե արդյոք այս գումարը դուրս կգա թե ներս:

Ստուգումներ, որ պետք է կատարել դրամական հոսքերում և փաստաթղթեր՝ դրամական հոսքերի հետ համեմատելու համար՝

• Արդյո՞ք բյուջեի հանրագումարը համապատասխանում է նախագծի ընթացքում Ձեր կողմից ժամանակացույցին համապատասխանեցված ընդհանուր գումարին։

• Արդյո՞ք Դուք հաշվի եք առել գումար ստանալիս կամ վճարելիս հնարավոր ուշացումները։

• Արդյո՞ք Ձեր ծախսերը երբեմն գերազանցում են եկամուտները։

• Եթե Դուք ծախսել եք ավելին, քան վաստակել եք, ինչպե՞ս եք հոգալու այդ ծախսերը։ Արդյո՞ք դա համաձայնեցրել եք կազմակերպության հետ։

• Արդյո՞ք մատակարարների հետ պայմանագրերում գումարների ստացման կամ վճարման մասին կետերը համապատասխանում են Ձեր կազմած դրամական հոսքերին ։

• Արդյո՞ք համաձայնեցրել եք ֆինանսավորողի կամ Ձեր կազմակերպության հետ՝ ինչ փաստաթղթեր են անհրաժեշտ որպես ապացույց, որ գումարը ծախսվել է, և արդյո՞ք դա ամրագրված է մատակարարների հետ պայմանագրերում։

• Արդյո՞ք Ձեր պայմանագրերում նշված է, թե ով է կրում պատասխանատվությունը, երբ վճարումներն արդեն կատարված են, սակայն ծառայությունները մատուցված չեն, և արդյո՞ք ունեք բյուջե չնախատեսված ծախսերի համար։ Եթե ոչ, արդյո՞ք Դուք պատշաճ կերպով ապահովագրված եք։

1. Ի՞նչ անել, երբ կանխատեսումները հուշում են, որ Ձեր ծախսերը ավելի շատ են, քան դրամական մուտքերը

Այն, որ նախագծի իրականացման ընթացքում լինում են փուլեր, երբ ծախսերը գերազանցում են եկամուտը, միշտ չէ, որ վատ է: Այնուամենայնիվ այն պահանջում է որոշակի պլանավորում:

Եկեք ենթադրենք, որ պարային ընկերությունը շահում է 50,000 ֆունտ դրամաշնորհ` 12 ամսվա նախագիծ իրականացնելու համար: Այս գումարը վճարվելու է երեք տարաժամկետով` 15,000 ֆունտ սկզբում, 15,000 ֆունտ հաջորդ հինգ ամսվա ընթացքում և 20,000 ավարտին, այսինքն 13-րդ ամսում, քանի որ նախագիծն ավարտվում է 12 ամսից:

Նախագծի ամբողջական արժեքը կազմում է 55,000 ֆունտ, քանի որ պարային ընկերությունը նախատեսում է վաճառել 5,000 ֆունտ արժողությամբ տոմսեր:

Նախագծի ղեկավարների համար մարտահրավերն այն է, որ նրանք պետք է վճարեն 40,000 ֆունտ 11-րդ ամսվա ավարտին, բայց ստացել են դրամաշնորհի գումարից 30,000 ֆունտը և անգամ եթե նրանք վաճառեն իրենց տոմսերը (5,000 արժողությամբ), միևնույն է 5,000-ի պակասորդ կունենան: Եթե նրանք չվճարեն 11-րդ ամսվա վերջին, ապա հավանականություն կա, որ պարողները չեն ցանկանա ելույթ ունենալ առանց վճարի, ինչը նշանակում է, որ ողջ նախագծի իրականացումը դառնում է ռիսկային: Ի՞նչ կարող են նրանք անել այս պարագայում:

Լավ նորությունն այն է, որ դրամական հոսքերի կանխատեսման ընթացքում այս մարտահրավերն ակնհայտ էր, ինչը և հայտնի էր նախագծի ղեկավարներին ու ավագ կառավարիչների թիմին ծրագրի սկսելուց առաջ: Կազմակերպության մակարդակով կառավարիչների թիմը կարող է աշխատել ֆինանսների ղեկավարի հետ` հասկանալու, արդյոք իրենք ունեն բավարար միջոցներ այլ հաշվեհամարներին, որպեսզի կարողանան փակել ֆինանսական այս ճեղքվածքը ներքին միջոցներով, թե պետք է ֆինանսավորողի հետ բանակցություններ վարեն վճարման այլ ժամանակացույցի շուրջ, կամ գուցե բանկից վարկ վերցնեն: Եթե կազմակերպությունը որոշում է, որ իրենք պետք է վարկ վերցնեն, ապա տոկոսադրույքները պետք է հաշվարկվեն նախագծի ընդհանուր բյուջեում և հստակեցվեն ֆինանսավորողի հետ վերջնական բյուջեի հաստատումից առաջ:

Այսպիսով` Դուք կարող եք`

• Պլանավորել` ըստ գումարի ստացման և ծախսման ժամանակացույցի;

• Կատարել վճարումներն ըստ պայմանագրի` արտացոլելով, թե աշխատանքի որ փուլերն են ավարտվել;

• Գնահատել, թե արդյոք նախագծի ծախսերը կհամապատասխանեն դրամական հոսքերին և անհրաժեշտության դեպքում պլան կազմել;

• Հստակեցնել, թե ով է պատասխանատու չպլանավորված կամ բյուջեն գերազանցող ծախսերի համար և պարզաբանել այն պայմանագրում նախագիծն սկսելուց առաջ: