content
Դասախոսություն 5. Ընթացիկ նախագծի ֆինանսների կառավարում
Բյուջեի հաստատումից և ծրագրի ֆինանսավորումն ստանալուց հետո հաջորդ մարտահրավերն է կառավարել եկամուտն ու ծախսերը, և հարմարեցնել այն ցանկացած անսպասելի հանգամանքներին , որոնք կարող են նախագծի իրականացման ընթացքում:

1. Որքա՞ն հարց կարող եք հստակեցնել հենց սկզբում

Որքան շատ խնդիր եք լուծում սկզբում, այնքան ավելի քիչ անակնկալներ են սպասվում հետագայում։

Սա նշանակում է, որ մատակարարների հետ պայմանագրերի կնքումը և վաստակած եկամուտի, այդ թվում կանխավճարի և առաջին հոսքերի ճիշտ կառավարման հստակ պլանը պետք է լինեն հնարավորինս իրատեսական:

1.1 Ծախսերի կառավարում

Մատակարարների հետ ամուր պայմանագրերի առավելությունն այն է, որ Դուք գիտեք, թե նրանք ինչ են պատրաստվում անել, և որքան դա կարժենա: Փոխանակ բաց ծախսերի մասին միանգամից հոգալու, այժմ հստակ գիտեք, թե որքան եք ծախսելու պայմանագրային ցանկացած ապրանքի վրա:

Ֆիքսված և փոփոխական կետերի համար նախատեսված բյուջեին հետևելու տարբերակներից մեկն էլ կարող է լինել տարբեր գունավորումը` կանաչը պայմանագրայինի և համաձայնեցվածի համար, իսկ նարնջագույնը փոփոխական միավորների համար, ինչպիսիք են օրինակ` ճանապարհածախսերը, սնունդը կամ բնակարանի արժեքը:

Այս միավորների համար Ձեր բյուջեն կհուշի, թե որքան կարող եք առավելագույնը ծախսել: Ձեր աշխատանքն է այժմ հետևել ծախսերին և վստահ լինել, որ Դուք չափից շատ չեք ծախսում: Սա անելու համար Դուք պետք է համակարգ մշակեք, ըստ որի նախագծում ընդգրկված մարդիկ կներկայացնեն իրենց ծախսերը ստացականի հետ (Template 4 - expenses claim form): Դուք պետք է հավաքագրեք ստացականները, որպեսզի ապացուցեք, որ ծախսերն իսկապես եղել են: Գուցե կարիք լինի ապացուցել այն միայն ներքին օղակներում կամ էլ դրամաշնորհի ֆինանսավորողին: ԵՄ ֆինանսավորմամբ իրականացվող նախագծերի համար առկա է ձևաթղթերի փաթեթ, որը պետք է օգտագործեք վստահ լինելու համար, որ Դուք կարող եք այն տրամադրել, եթե աուդիտի ընթացքում նման անհրաժեշտություն լինի: Կարող են նաև պայմաններ և կարգավորումներ լինել այն կետի շուրջ, թե որ ծախսն է համարվում արդարացված, օրինակ` կարո՞ղ եք Դուք դրամաշնորհի գումարը ծախսել և ընթրիքի ընթացքում ալկոհոլ պատվիրել: Կարող եք արդյո՞ք փոխհատուցում ստանալ մատուցողին տրված թեյավճարի դիմաց: Սովորաբար կազմակերպությունը կամ էլ ֆինանսավորողը պետք է արդեն հստակեցրած լինեն, թե որն է իրենց մոտեցումը: Դուք պարզապես պետք է իմանաք այն և հայտնեք բոլոր նրանց, ովքեր ծախսում են բյուջեի գումարը և հետո համապատասխան ստացական են ներկայացնելու:

Ո՞վ է հաստատում ծախսերը: Մեկ անհատ պետք է պատասխանատու լինի հաշիվ-ապրանքագիրների հաստատման համար և համաձայնեցնի, որ դրանք կարող են վճարվել: Ներքին համակարգում Դուք պետք է հստակեցնեք, թե արդյոք այդ անհատը Դուք եք, թե ֆինանսների ղեկավարը: Հաճախ կազմակերպությունում գործում է արդեն իսկ հաստատված համակարգ, որը, պարզապես պետք է իմանաք և օգտագործեք:

Մեկ այլ մեթոդ է հարցնել մատակարարին` ով կարող է աշխատել բազմաթիվ այլ նախագծերի շրջանակում, և հստակեցնել, թե իրենց հաշիվ-ապրանքագիրը (կամ եթե անհրաժեշտ է հաշիվ- ապրանքագրի առանձին տողը) որ նախագծին է վերաբերում: Սա կօգնի Ձեզ վստահ լինել, թե ապրանքագրի որ կետն է Ձեր նախագծին վերաբերում և Դուք ստիպված չեք լինի վճարել հավելյալ ծախսերի համար:

Դուք հավանաբար կցանկանաք ունենալ մի համակարգ, որը թույլ կտա`

  • Սահմանել առավելագույն ծախսերը որոշակի արժեքի և այն ծառայությունների համար, որոնց համար վճարվում է (սա կարող եք վերցնել բյուջեից)։

  • Համեմատել նախագծի սկզբում կնքված պայմանագրերի պլանավորված ծառայությունները և ծախսերը և հաշիվները՝ այն փոփոխականների հետ, որ պիտի առաջանան։

  • Ինչ վերաբերում է այնպիսի փոփոխական ծախսերին, ինչպիսիք են ճանապարհածախսը, օրապահիկը, ծախսերի ցուցակը հաստատելու գործընթացը մինչև այն կվճարվի ֆինանսական բաժնի կողմից, կերաշխավորի, որ վերջում Դուք ստիպված չեք լինի վճարել այնպիսի ծախսերի համար, որոնք չէիք ակնկալում կամ չէիք համաձայնեցրել։

  • Համոզվել, որ տեղյակ եք՝ որքան արագ են հայտնի դառնում փոփոխական ծախսերը, երբ ամիսը վերջանում է չէ որ Դուք ցանկանում եք խուսափել մի իրավիճակից, երբ թիմի որևէ անդամ մի քանի ամիս շարունակ չի ներկայացրել ծախսերի ցուցակը: Նման դեպքերում կարող եք մտածել, որ ունեք չծախսված գումար, մինչդեռ դրամական միջոցների վերաբաշխումից հետո միայն կպարզվի, որ դեռևս վճարելու գումարներ կան։

  • Օգտագործել համաձայնեցված արձանագրություններ՝ հյուրանոցների, ընթրիքի համար նախատեսված առավելագույն ծախսերի համար։

Նախագծի ընթացքում Դուք պետք է ակնկալվող վճարումներն իրական ծախսերի հետ համաձայնեցնեք: Այս պատճառով Դուք ոչ միայն բյուջե պետք է ունենաք, այլև դրամական հոսքեր:

Հարցը հետևյալն է` որքա՞ն հաճախ Դուք պետք է թարմացնեք դրամական հոսքերը, որպեսզի սպասվող ծախսերը վերածեք իրական վճարների և հասկանաք ծրագրի ընթացիկ վիճակը: Երկարատև նախագծի ընթացքում` դանդաղ և կանխատեսելի միջոցառումների ժամանակ, գուցե տեղին կլինի թարմացնել դրամական հոսքերը կանխատեսելիից իրական ամսական մեկ անգամ: Եթե Դուք խիստ զբաղված ընթացքի մեջ եք` լի միջոցառումներով, գուցե թարմացնեք դրամական հոսքերը շաբաթական մեկ և նույնիսկ երկու անգամ:

Կանխատեսելի և իրական ծախսերի տարբերությունը կառավարելու համար Template 1 - budget and cashflow-ի դրամական հոսքեր էջում կա անհամապատասխանության համար նախատեսված սյունակ: Այս սյունակը կօգնի Ձեզ հասկանալ, թե արդյոք յուրաքանչյուր կետով Դուք գերածախս կատարում եք, թե ոչ: Այսպես, եթե Դուք կանխատեսել եք, որ պետք է ծախսեք 200 ֆունտ ապահովագրության վրա հունվարին, բայց հունվարի վերջին Դուք բացահայտում եք, որ հաշիվ ապրանքագիրը չի վճարվել, ապա հունվարի իրական ծախսը 0 ֆունտ է: Բայց Դուք պետք է համապատասխանեցնեք դրամական հոսքերը, որպեսզի 200 ֆունտը վճարվի փետրվարին , երբ հաշիվ ապրանքագիրը պատրաստ կլինի: Այս պարագայում, գումարը կծախսվի` միայն թե ոչ կանխատեսված ամսվա ընթացքում, և տարբերությունը զրո կլինի, եթե Դուք այդ ծախսը պարզապես տեղափոխեք հունվարից փետրվար:

Ենթադրենք, հունվարին Դուք պլանավորել եք ծախսել 500 ֆունտ որպես հյուրանոցային ծախս: Երբ Դուք դիտարկում եք նախագծի թիմի անդամներից ստացված ստացականները, ապա պարզ է դառնում, որ իրականում դուք ծախսել եք 471 ֆունտ: Անհամապատասխանության համար նախատեսված սյունակից ակնհայտ է, որ Դուք հունվարին չեք ծախսել 29 ֆունտ: Դիցուք, Դուք կարողացել եք իրականացնել բոլոր միջոցառումները քիչ գումարով: Այդ դեպքում, ընդունեք շնորհավորանքները, Դուք ցուցաբերել եք ծախսային արդյունավետություն:

Նախագծի ծախսերը վերահսկելու գործընթացը դյուրին դարձնելու համար կարող եք օգտագործել Ձեր կազմակերպության կիրառած հաշվապահական համակարգը: Եթե Դուք աշխատում եք մեծ կազմակերպությունում, ապա ֆինանսների պատասխանատուն կարող է օգնել: Եթե աշխատում եք փոքր կազմակերպությունում, ապա կարող եք Ձեր տնօրենի հետ հստակեցնել, թե ինչպես են այլ նախագծերի ֆինանսական աղբյուրները վերահսկվում և կարող է արդյոք կազմակերպության հաշվապահական համակարգը օգնել Ձեր նախագծին: Առցանց հաշվապահական շատ ծրագրեր, ինչպիսիք են օրինակ` www.mycake.org (որը ստեղծվել է հատուկ փոքր, ստեղծարար կազմակերպությունների համար) տրամադրում են այդ ծառայությունը:

1.2 Վաստակած եկամտի վերահսկումն ու առավելագույնի հասցնելը

Մշակութային ոլորտի բազմաթիվ պրոֆեսիոնալներ կարծում են, որ վաստակած եկամտի ճշգրիտ կանխատեսելը շատ ավելի դժվար է, քան կազմել նախագծի ծախսերի բյուջեն: Իրականում, դա առանձին հմտություն է, բայց այնպիսին, որին Դուք պետք է տիրապետեք, եթե իրականացնում եք մեծ նախագծեր կամ ստանձնում ղեկավար պաշտոններ:

Կարող եք որպես սփոփանք ընդունել այն հանգամանքը, որ մարքեթինգի ոլորտի հին ասույթներից մեկը հուշում է հետևյալը` «վաճառքի խթան է մարքեթինգի աշխատանքի կեսը...միայն թե իմանայի, թե որ մի կեսը»:

Բնավ չենք ցանկանում ասել, որ մարքեթինգը կռահելու արվեստ է: Պարզապես, Դուք պետք է աշխատեք մարքեթինգի Ձեր թիմի/գործակալության/ֆրիլանսերների հետ, որպեսզի կարողանաք կանխատեսել և հետևել, թե ինչպես են մարքեթինգի ծախսերը վերածվում տոմսերի վաճառքի կամ եկամտի այլ տեսակի: Այս տեսակետից մարքեթինգը և վաճառքներն այս առցանց դասընթացի սահմաններից դուրս են, բայց դրանք կարևոր հմտություններ են, որոնց Դուք պետք է տիրապետեք, կամ էլ համապատասխան աղբյուր ունենաք:

Մենք չենք դիտարկելու մարքեթինգն այս դասընթացի ընթացքում, բայց լավ միտք է հետևել առաջին մի քանի օրերի վաճառքին տոմսերի վաճառքն սկսելուց հետո, որովհետև առաջինն այն կգնեն Ձեր ամենանվիրված հաճախորդները: Եթե նրանք չեն գնում ինչպես և սպասվում էր, ապա Դուք գուցե պետք է վերադիտարկեք վաճառքի Ձեր ակնկալիքները կամ էլ մարքեթինգի բյուջեն, որովհետև Դուք չեք կարող սպասել, որ այն հետո ուղղակի կբարելավվի:

1.3 Քաղաքավարի խուսափել կոռուպցիայի մեջ ներգրավելու փորձերից

Եթե Դուք այս բնագավառում աշխատում եք վաղուց, ապա կգա մի պահ, գուցե նաև հաճախ, երբ Ձեզ կառաջարկեն մասնակիցը դառնալ կոռուպցիայի այս կամ այն տեսակին: Ինչպե՞ս կարող եք խուսափել մասնակցությունից և միաժամանակ վերահսկել Ձեր նախագիծը, պահպանել իրականալիք ծրագրեի բյուջեն:

Ձեզ միգուցե չափից դուրս պարզ թվա, բայց ես խորհուրդ եմ տալիս պայմանագրային հիմք ստեղծել բոլոր այն միջոցառումների համար, որոնք ցանկանում եք իրականացնել և վճարել միայն պայմանագրային և իրականացված միջոցառումների համար` միակցված (և համաձայնեցված) ծախսերով:

Սա նշանակում է, որ Դուք պետք է համաձայնեցնեք այնպիսի կետեր, ինչպիսիք են` օրինակ հյուրանոցում մնալու առավելագույն արժեքը, սնունդի և ճանապարհածախսի համար թույլատրելի գումարի չափը, հստակեցնել էկոնոմ և բիզնես կարգի տոմսերը: Սա գրեթե միշտ նշանակում է, որ պետք է հստակեցնել ցանկացած պայմանագրի իրականացվելիք կետերը մատակարարի հետ և եթե այն պարունակում է շոշափելի արտադրանք (ի հակառակ պայմանագիր կնքելու ժամանակին), ապա Դուք պետք է հստակեցնեք արտադրանքի որակական մակարդակը, որը գնելու եք, որպեսզի կարողանաք համեմատել Ձեզ տրամադրվող արտադրանքի որակային առանձնահատկությունները , և որի համար հաշիվ է ներկայացվելու:

Լավ լուրն այն է, որ մանրախնդիր և կոռուպցիա թույլ չտվող մարդու համբավ ձեռք բերելուց հետո Դուք կտեսնեք, որ հրավերքներն ու խնդրանքները նվազում են: Եվ հակառակը, եթե Դուք անգամ քիչ մասնակցեք այդ ամենին կամ թույլ տաք, որ նման բան տեղի ունենա Ձեր նախագծերում, հավանականությունը, որ Դուք կշարունակեք այդ կերպ, մեծ է, և կոռուպցիայի ծավալները գնալով կմեծանան:

Այսպիսով` այժմ Դուք կարող եք`

  • Նախագծի սկզբում լինել այնքան մանրակրկիտ ու հստակ, որքան հնարավոր է:

  • Կանոնավոր թարմացնել Ձեր դրամական հոսքերը (շաբաթական կամ ամսական` կախված միջոցառման ծավալից):

  • Հետևել վաստակած եկամտին, համեմատել այն սկզբնական սպասելիքներին ծրագրում առաջադիմելուն համընթաց:

  • Ստանալ թարմացումներ ֆինանսների թիմից ամսվա ընթացքում ծախսված գումարների վերաբերյալ:

  • Թույլ տալ նախագծի անդամներին ներկայացնել իրենց ծախսերի տեսակները, որպեսզի Դուք կարողանաք ղեկավարել այդ տեսակի ծախսերն ավելի ուշադիր:

  • Քաղաքավարի հրաժարվել կոռուպցիայի մեջ ներգրավվելուց:  

Կիսվել ընկերների հետ