1. Նպատակները

Առաջին հերթին ստուգեք` արդյոք ունեք հստակ սահմանված նպատակներ։ Սա այն տարբերությունն է, երբ Ձեզ հանձնարարում են մշակել բյուջե «որևէ ցուցահանդեսի» համար և երբ հանձնարարում են մշակել բյուջե ցուցահանդեսի համար, որը կանցկացվի հաջորդ տարի հուլիսին և կտևի մեկ ամիս։ Կցուցադրվեն հինգ արվեստագետի 2D և 3D աշխատանքներ, և Ձեր նպատակը կլինի ապահովել 2000 հանդիսատեսի այցելություն։

Որպես բյուջեն մշակող անձ Դուք պետք է կարողանաք հնարավորինս հստակ պատասխանել «ինչի՞ եք ցանկանում հասնել» հարցին։ Կատարյալ տարբերակում Դուք պետք է օգտագործեք SMART նպատակներ՝ հստակ, չափելի, իրագործելի, համապատասխան և սահմանված ժամանակահատվածով։

2. Գոյություն ունի՞ նախագծի ընդհանուր ծախսերի կոպիտ հաշվարկ։ 

Երկրորդ հարցի նպատակն է օգնել Ձեզ ճիշտ օգտագործել Ձեր ժամանակը։ Տեղական լսարանի ներգրավման նպատակ ունեցող տեղացի արվեստագետների ցուցահանդեսի կազմակերպման բյուջեն ամենայն հավանականությամբ շատ տարբեր կլինի միջազգային լսարան գրավելու և ճանաչում բերելու նպատակով կազմակերպվող միջազգային արվեստագետների մասնակցությամբ ցուցահանդեսի բյուջեից, երբ աշխատանքները պետք է օդանավով տեղ հասցվեն։ Ակնհայտ է, որ գոյություն չունի միջին բյուջե և հարկ է պարզել ինչքան է կազմակերպությունը կամ ֆինանսավորող կողմը մոտավորապես պատրաստ ծախսել տվյալ նախագծի վրա։

Երբեմն ֆինանսավորողը կամ հովանավորը ունի ծրագրի ծախսերի վերին սահմանաչափ։ Այս դեպքում անհրաժեշտ է իմանալ այդ սահմանաչափը, որ կարողանաք աշխատել ուղենշված սահմաններում և որոշեք լավագույն արժեք ստեղծելու Ձեր ուղին։ Ձեր կազմակերպությունը կարող է հավակնել ֆինանսական միջոցների մրցակցային կամ ոչ մրցակցային պայմաններում։ Եթե միջավայրը մրցակցային է, ապա բյուջեն այն առանցքային մասն է, որը ցույց է տալու, որ Ձեր կազմակերպության հայտը պետք է ստանա ֆինանսական միջոցները։ Մրցակցային միջավայրում Դուք պետք է ցույց տաք, որ Ձեր ներկայացրած բյուջեն ծախսերի տեսանկյունից արդյունավետ է և իրատեսական։ Իմաստ չունի այնքան փոքրացնել պահանջվող գումարները, որ անհնար լինի իրականացնել աշխատանքները ծրագրավորված բյուջեի սահմանում։ Միևնույն ժամանակ, եթե շատ զգուշավոր եք ծախսերի հետ, կարող եք հայտնվել ռիսկային իրավիճակում, երբ Ձեր ներկայացրած բյուջեն մրցունակ չի։

Դուք պետք է հարցնեք «Գոյություն ունի՞ նախագծի ընդհանուր ծախսերի կոպիտ հաշվարկ, որին պետք է հետևեմ» և «ինչքա՞ն ռիսկային/ոչ ռիսկային պետք է լինեմ ծախսերը ձևակերպելուց»։

Երրորդ հարցը, որը կարող եք ինքներդ Ձեզ ուղղել այս փուլում՝հետևյալն է «Արդյո՞ք նմանատիպ բան արել ենք անցյալում», քանի որ եթե արել եք և պահպանվել է նախորդ նախագծի բյուջեն, անհրաժեշտ է այն դիտարկել։ Ոչ այն պատճառով, որ բյուջեն կլինի նույնը, այլ Դուք կկարողանաք տեսնել ծախսերի տեսակները և չափերը, որոնք սովոր է տեսնել կազմակերպությունը կամ ֆինանսավորողը, և կարող եք հաշվի առնել դրանք Ձեր բյուջեն մշակելիս։

Ինչպես տեսնում եք մենք փորձում ենք այնպես անել, որ Դուք խուսափեք նոր էջից կամ չսկսեք Excel-ի դատարկ աղյուսակից։ Այս հարցի վերջնական տարբերակն է՝ արդյո՞ք որևէ մեկը ծրագրավորել է աշխատանքները այն նախագծի համար, որի համար Դուք բյուջե եք մշակում։

Այն ժամանակ, երբ սկսեք մշակել բյուջեն Դուք պետք ունենաք ստորև նշված տեղեկատվությունը՝ մասամբ կամ ամբողջությամբ.

• Նախագծի խնդիրները կամ նպատակները, ինչպես նաև հնարավորինս մանրամասնված արդյունքները:

• Նախագծի կազմակերպիչների կամ ֆինանսավորողների սպասելիքներն արդարացնելու համար պատկերացում ունենաք նախագծի ծախսերի կոպիտ հաշվարկի մասին, որը թույլ կտա իրականացնել նախագիծը։

• Նախկին նախագծերի բյուջեի օրինակներ։

• Նախագծի գործողությունները կամ ժամանակացույցը։

Այս տեղեկատվությունը կարևոր է, քանի որ գծանշում է աշխատանքի սահմանները կամ թույլ տալիս կազմել ենթադրություններ, որոնց հիման վրա կարելի է բյուջեի վերաբերյալ որոշումներ կայացնել։

Այժմ Դուք կարող եք՝

• Որոշել փաստաթղթերի ցանկը, որոնք անհրաժեշտ են բյուջեն մշակելու համար

• Աշխատել նախապես որոշված ժամանակացույցին և նախագծի մոտավոր բյուջեին համապատասխան

• Հաշվարկել կազմակերպության կամ ֆինանսավորողի համար ընդունելի ռիսկի չափը