Այնուամենայնիվ, կատարյալ լինելու համար եկեք վերանայենք այն կետերը, որոնք Ձեզ անհրաժեշտ կլինեն, որպեսզի Դուք կարողանաք ֆինանսների վերաբերյալ հաշվետվությունը ներկայացնել արդյունավետ, հստակ և ճիշտ ժամանակին:

Եկամտի վերահսկում՝

• Տեղեկատվություն Ձեր էլեկտրոնային վճարման կամ տոմսերի ամրագրման համակարգից, որը ցույց կտա, թե ինչ արժեքի ծախսեր եք կատարել:

• Նախագիծը ֆինանսավորող դրամաշնորհները հաստատող նամակներ և վճարումների ժամկետները ։

• Հովանավորությունը հաստատող նամակներ և մանրամասներ, թե երբ և ինչպես դրանք պետք է վճարվեն կազմակերպությանը։

• Մեթոդներ, որ կհաստատեն նվիրատվությունների գումարը և ստացումը։

• Ամփոփող թերթիկ, այսինքն՝ մինչև նախագծի տվյալ պահը դրամական հոսքերի թարմացված փաստաթուղթ (օրինակ, պլանավորում և իրականացում)։

Ծախսերի թարմացված ամփոփում՝

• Նախագծին առնչվող բոլոր առաջացած ծախսերի թղթային կամ էլեկտրոնային անդորրագրեր։Եթե գործողության ծախսը ներառվում է մեկ հաշիվ-ապրանքագրի մեջ, սակայն վերաբերում է մի քանի նախագծերի, անհրաժեշտ է մանրամասնել, որ տողերն են վերաբերում Ձեր նախագծին։

• Աուդիտորական վերահսկողություն, որը ցույց կտա համապատասխան կառավարչի կողմից կատարված ծախսերի հաստատումը։

• Համաձայնագիր, թե ինչպես են անուղղակի ծախսերը հաշվարկվում, ստուգվում ու հաստատվում նախագծում:

Անակնկալ կամ չնախատեսված եկամուտների/ ծախսերի հաշվետվություն՝

• ծախսերը հաստատող գործընթացի ներկայացում՝ նշելով անհրաժեշտությունը և տեղաբաշխումը չնախատեսված ծախսերի համար մշակված բյուջեին համապատասխան։

Աուդիտի պատրաստ ֆինանսական փաստաթղթավորում՝

• Փաստաթղթերի դասակարգում ըստ ժամանակային հերթականության և ըստ եկամտի ու ծախսերի ոլորտների՝ թղթային պատճեններով (բոլոր հաշիվ-ապրանքագրերի, անդորրագրերի, վճարային հաստատումների և պայմանագրերի թղթային տարբերակները)։

• Եթե ֆինանսավորողները նախանշում են որևէ ձևանմուշ, որ պետք է օգտագործվի, համոզվե՛ք, որ հենց դա եք օգտագործում։

Այսպիսով` այժմ Դուք կարող եք`

• կազմակերպել նախագծի ֆինանսների հստակ թղթաբանությունը;

• հետևել, թե որքանով է պլանավորված եկամուտն իրականություն դարձել;

• ստանալ ծախսերի ստացականները կամ հաստատումները;

• կարգավորել թղթաբանությունը ֆինանսավորողի կողմից իրականացվող աուդիտի համար:

Այս դասընթացը նախագծի բյուջետավորման առաջին ներածությունն էր: Թեպետ այն Ձեզ մեկ ակնթարթում փորձագետ չի դարձնի, սակայն գաղափար կտա այն գործոնների վերաբերյալ, որոնք պետք է հաշվի առնել:

Իրականում, եթե Դուք նախկինում նախագծի բյուջե չեք կառավարել, ապա, հավանաբար, կսկսեք փոքր նախագծերից, որոնց ձախողման կամ վատ իրականացվելու հավանականությունը մեծ չէ: Կամ էլ Դուք կաշխատեք մեծ նախագծերի վրա և հաշվետվություն կներկայացնեք մեկին, ով ավելի շատ փորձ ունի ֆինանսների կառավարման գործում:

Այս փորձը Ձեզ կնախապատրաստի ավելի մեծ և բարդ նախագծերում աշխատելուն:

Ես արդեն քանի տասնամյակ է բյուջեներ եմ կազմում և կարծում եմ, որ կան ոլորտներ, որտեղ ես մեծ փորձ ունեմ և գիտեմ, թե ինչ է նշանակում նման աշխատանք կատարել, բայց հավասարապես կան նոր իրադրություններ, որտեղ ես առաջին անգամ եմ բյուջե պլանավորում: Երբ նոր նախաձեռնությամբ եմ հանդես գալիս, ես ակնկալում եմ, որ հնարավոր են ձախողումներ և պատահականություններ բյուջեում: Հաճախ սա նշանակում է վստահություն այն բանում, որ հաճախորդներն ու գործընկերները բարի կամք են դրսևորելու անսպասելի իրադրություններում և աջակցելու են ժամանակով և ռեսուրսներով: Սա կատարյալ տարբերակն է: Կյանքը, սակայն, միշտ չէ որ իդեալական է, ուստի Դուք պետք է պատրաստ լինեք ինչպես վատագույն, այնպես էլ լավագույն տարբերակին: