content
Mühazirə 3. Büdcənin dəqiqləşdirilməsi
Büdcənin hazırlanması başqa bir addımdır, onun mümkün dərəcədə dəqiqləşdirilməsi isə tamamilə başqa bir işdir!

1. Dəqiqliklə qiymətləndirmə

Gələcəyi 100 % dəqiqliklə proqnozlaşdıra bilməzsiniz, ancaq riski bölüşdürə və gözlənilməz vəziyyət planı hazırlaya bilərsiniz.

Büdcə gələcək xərclərin qiymətləndirilməsidir. İstənilən əvvəlcədən planlaşdırma kimi onu da 100 % dəqiqliklə hazırlamaq mümkün deyil. Ancaq büdcə ilə reallıq arasındakı fərqlərin layihəyə mümkün qədər az təsir etməsini təmin etmək üçün səhvləri minimallaşdırmağın bir neçə yolu mövcuddur. Bu məsələ ilə əlaqədar bir neçə faydalı tövsiyə verə bilərik.

Gəlir:

  • Layihənin xərclərini qarşılamaq üçün ehtiyacınız olan minimal məbləği təyin edin.

  • Bütün vəsaitin təşkilatınızdan, yoxsa bir hissəsinin partnyorlarınızdan əldə ediləcəyini; bütün vəsaitin bir, yoxsa bir neçə investordan əldə ediləcəyini; bütün vəsaitin qrant vasitəsilə əldə ediləcəyini, yoxsa, məsələn, bilet satışı kimi gəlir əldə etmə imkanlarının olmasını gözlədiyinizi yoldaşlarınızla razılaşdırın.

  • Hədəflərinizin reallığa uyğun olub-olmadığını yoxlamaq üçün oxşar keçmiş layihələr və ya oxşar təşkilatlar üçün qrantla maliyyələşdirməni əldə edilən gəlirlərlə maliyyələşdirmə ilə müqayisə edin. Məsələn, layihələrin ümumi xərclərinin şəxsi ianələr vasitəsilə əldə edilə bilən orta faiz nisbəti layihənin ümumi xərcinin 5-10 %-i qədərdirsə, layihənin xərclərinin 30 %-i qədər məbləğə uyğun büdcə hazırlamaq risklidir.

  • Layihənin nə zaman gəlir əldə edəcəyini və layihəyə pul xərcləməyə başlamadan əvvəl müəyyən qədər pul əldə edə bilib-bilməyəcəyinizi müəyyənləşdirin. Yəni əgər qrantla maliyyələşdirilməyi nəzərdə tutursunuzsa, bunu layihənin icrasına başlamadan əvvəl dəqiqləşdirməlisiniz, əgər layihənin xərclərini bilet satmaqla ödəmək istəyirsinizsə, biletləri prosesin başlamasını gözləmədən əvvəlcədən sata bilib-bilməyəcəyinizi müəyyənləşdirməlisiniz. Məsələn, www.unbound.com kitabları əvvəlcədən pul aldıqdan və artıq minimal müraciət səviyyəsi əldə edildikdən sonra çap edir.

  • Əgər layihə çərçivəsində gəlir əldə etmək üçün bir neçə tərəf məsuliyyət daşıyırsa, hansının hansı tip gəlir mənbəyi üçün məsuliyyət daşıdığı aydındırmı? Hər bir partnyorun öz hədəfi varmı? Hər bir partnyorun bu gəliri əldə etmə prosesinin irəliləyişini necə izləyəcəksiniz?

Xərclər:

  • Layihə üçün maliyyə əldə etmək məqsədilə üzərinizə götürməli olduğunuz hər hansı xərc olub-olmadığını, bu xərclərin necə ödəniləcəyini və bu məbləğləri təşkilata qaytarmaq üçün layihənin büdcəsinə əlavə vəsait daxil edilməli olub-olmadığını müəyyənləşdirin.

  • Təşkilatınızın əməkdaşı olmayan insanlarla (sənətkarlarla) işləyən zaman onların nə qədər müddət üçün cəlb edildiyini və gündəlik nə qədər ödəniş etmək istədiyinizi, eləcə də onların nə qədər qəbul etməyə razılıq verdiklərini müzakirə edin. Bütün tərəflərin öz öhdəliklərini bilməsi üçün bu məsələni yazılı sənəd şəklində rəsmiləşdirin. Vaxt təyinatının başlanğıcındakı hansı xərclərin layihə büdcəsi vasitəsilə ödəniləcəyini və səyahət, bina, material, hazır məhsul, sığorta ilə əlaqədar sifarişləri təşkilatın, yoxsa sənətkarın verməli olduğunu razılaşdırın. İmkan çərçivəsində bu razılaşmanı hər iki tərəfin imzaladığı müqavilə şəklinə salın. Eyni zamanda kənar şəxslərin ödənişlərinin nə zaman həyata keçiriləcəyini razılaşdırın. Bu, nağd pul vəsaitlərinin hərəkətinə təsir edəcək və hədəflərin əldə edilməsinə nail olmanıza imkan verəcək.

  • Partnyorlarla işləyərkən bir daha layihənin hər bir hədəfi üçün hansı təşkilatın məsuliyyət daşıyacağını və əlaqədar xərcləri kimin ödəyəcəyini razılaşdırın.

  • Avadanlığın icarəyə götürülməsi kimi kənar xidmətlər üçün müqavilə bağlayarkən işi keyfiyyət və sərfəliliyin düzgün kombinasiyasını təmin edən tədarükçüyə həvalə etdiyinizə əmin olmaq üçün üç müxtəlif tədarükçüdən qiymət öyrənin.

  • Tədarükçünün xidməti və ya malı razılaşdırılmış standarta uyğun və razılaşdırılmış vaxtda çatdırmayacağı halda ödənilmiş pulu geri almaq üçün müqavilənizə maddə əlavə etməli olub-olmadığınızı qərarlaşdırın. Pulu geri ala bilmədiyiniz və ikinci tədarükçüyə ödəniş etməli olduğunuz, eləcə də investorun razılaşdırılmış standarta uyğun olaraq çatdırılmamış elementlər üçün ödəniş etməkdən imtina etdiyi hallar üçün kim məsuliyyət daşımalıdır?

  • Keçmiş layihələri nəzərdən keçirin, oxşar xərclərin olduğu hissələrə baxın və bundan başlanğıc nöqtəsi kimi istifadə edin.

  • Bütün vacib dolayı xərcləri daxil etdiyinizə əmin olun. Təşkilatın elektrik təchizatı, sığorta və təmizlik kimi məsələlərlə əlaqədar xərclərinə nə əlavə etmək lazımdır?

  • Gözlənilməz hallar üçün ümumi layihə xərclərinin 3-7 %-i qədər məbləğ təyin edilməlidir. Başlanğıcda proqnozlaşdırmağın qeyri-mümkün olduğu və layihənin icrası prosesində meydana çıxan gözlənilməz dəyişikliklərin olması qaçınılmazdır. Odur ki, bu cür dəyişikliklər üçün kənara pul qoymaq lazımdır.

 2. Başqa təşkilatın cəlb olunması halında büdcənin təşkil edilməsi

Bütün layihələr bir təşkilat tərəfindən icra edilmir; təşkilatın bir neçə partnyoru ola bilər.

Bu halda əvvəlcədən aydınlaşdırılmalı olan bəzi məsələlər var. Birinci növbədə hansı təşkilatın "aparıcı" təşkilat olduğunu və təşkilatların öhdəliklərinin bir-birindən nə ilə fərqləndiyini razılaşdırmalısınız. Adətən büdcə və layihənin hədəfləri ilə əlaqədar əsas məsuliyyəti aparıcı təşkilat daşıyır. Bu, o deməkdir ki, əsas mənbədən gələn maliyyə vəsaitləri adətən aparıcı partnyor vasitəsilə istiqamətləndirilir və ümumilikdə layihənin maliyyə idarəetməsi üçün tələb olunan istənilən sistem, eləcə də satışları idarə etmək üçün bilet satışı sistemləri aparıcı partnyor tərəfindən təmin edilir.

"Uyğun" maliyyə mənbəyi tapmaq üçün ayrı-ayrı partnyorlar məsuliyyət daşıdıqda o, birbaşa bir partnyorun layihə büdcəsinə daxil edilməlidir.

Siz aparıcı partnyorsunuzsa, yalnız öhdəliyinizdə olan fəaliyyətlərin "birbaşa" xərclərini ödəmək üçün deyil, eyni zamanda marketinq, idarəetmə, maliyyə idarəetməsi, sığorta və s. kimi "dolayı" xərclərin ödənməsi üçün də kifayət qədər maliyyə olmasını təmin etməlisiniz.

Layihənin nağd pulla icra edilib-edilməməsindən asılı olmayaraq ödəniş və xidmətlərin vaxtları əvvəlcədən razılaşdırılmalıdır. Nağd pul vəsaitlərinin hərəkətinin zəif olduğu kiçik təşkilatlarla əməkdaşlıq zamanı bu məsələ daha kritik xarakterə malik olur.

Aparıcı təşkilat kimi bütün partnyorlar tərəfindən sizin üçün təmin edilmiş maliyyə vəsaitlərinin təşkil edilməsi və əsas investorun şərtlərinə uyğun olmanızın təmin edilməsi üçün məsuliyyət daşıyacaqsınız. Eyni zamanda audit prosesləri üçün sənədlərin hazırlanmasına görə də məsuliyyət daşıyacaqsınız.

3. " Natural" xərclər hansılardır və büdcədə necə nəzərə alınırlar?

Yəqin ki, həmkarlarınızın və investorların "natural" xərclər barəsində danışdığını eşitmisiniz. Gəlin, onların nə olduğunu və necə idarə edildiyini aydınlaşdıraq.

Mal və xidmətlərin natural qaydada təmin edilməsi o deməkdir ki, sövdələşmənin baş tutduğu vaxt nağd ödəniş etmək tələb olunmur. Məsələn, incəsənət təşkilatı könüllülərlə natural vaxt əməkdaşlığı həyata keçirə bilər - könüllülərə nağd pul ödənilməsə də, vaxtın dəyəri də nəzərə alınmalıdır. Başqa natural vəsait nümunələri:

  • Layihə üçün təqdim edilən, ancaq sahibkar təşkilat tərəfindən heç bir icarə haqqı tələb edilməyən otaq və sahələr

  • Daha böyük bir təşkilat tərəfindən heç bir ödəniş tələb edilmədən layihənin icra edilməsi üçün idarəetmə və maliyyə imkanlarının təmin edilməsi

  • Tədarükçü tərəfindən materialların hədiyyə edilməsi

Bəs bu cür əməkdaşlığın dəyəri necə təyin edilir?

Bəzi investorlar işin bacarıq səviyyəsini təsvir edən və mühasibat məqsədləri üçün istifadə edilə bilməsi üçün qiymətlər təyin edən "tarif soraqçası"na malik olacaqlar. Digər hallarda əməkdaşlığı - məsələn, təmənnasız olaraq bağışladığınız və başqa hallarda hər saatı və ya hər günü üçün ödəniş tələb edəcəyiniz məkanları - ödənişli olacağı təqdirdə təyin edəcəyiniz dəyər əsasında qiymətləndirə bilərsiniz.

Bəzi maliyyələşdirmə tipləri təmin etdikləri nağd vəsaiti sizin tərəfinizdən olan "natural" vəsaitlə "uyğunlaşdırmanıza" imkan verəcək. Bu yalnız təklif etmək üçün məhdud uyğun nağd vəsaitinizin olması halında faydalıdır.

Aydınlaşdırılmalı olan əsas məsələ büdcənizdə natural vəsaitin rolunun olub-olmaması və olduğu halda tətbiq edilə biləcəyi sahələrin hansılar olması ilə əlaqədardır.

Büdcənin hazırlanması zamanı natural vəsaitləri nağd vəsaitlərdən ayrı nəzərə almaq məsləhət görülür. Natural əməkdaşlığın həyata keçirildiyini nümayiş etdirmək prosesini razılaşdırmaq da məqsədəuyğundur. Məsələn, əgər biletlərin pulsuz olduğu seminar və ya konfrans təşkil edirsinizsə, iştirakçının vaxtını natural əməkdaşlıq obyekti kimi göstərə bilərsiniz. Çıxış edənlərə pul ödəmirsinizsə, onların vaxtını da eyni qaydada natural əməkdaşlıq obyekti kimi göstərə bilərsiniz.

Odur ki, aşağıdakıları edə bilərsiniz:

  • Xərcləri daha dəqiq qiymətləndirin.

  • Gözlənilməz vəziyyət planına harada ehtiyac ola biləcəyi haqqında aydın təsəvvürə malik olun.

  • Əvvəlki oxşar layihələrə və onların büdcələrinə yanaşmalarınızı müqayisə edin.

  • Rəqabətədavamlı tədarükçülərdən qiymət öyrənin.

  • Müqavilədə xərcləri razılaşdırın.

  • Birgə layihələr çərçivəsində başqa təşkilatlarla əməkdaşlıq edin.

  • Natural xərcləri qeydə alın və büdcənizə "uyğun" maliyyə mənbəyi kimi əlavə edin.

Dostlara bildirmək