1. Hədəflər

İlk növbədə aydın şəkildə təyin edilmiş hədəflərinizin olduğunu yoxlamaq lazımdır. Sərgi üçün büdcə hazırlamaqla gələn ilin İyul ayında keçiriləcək və bir ay davam edəcək, qalereyada (işlədiyiniz) beş rəssamın əsərlərinin 2D və 3D əsərlərlə qarışıq nümayiş etdiriləcəyi və 2000 qonağın cəlb edilməli olduğu sərgi üçün büdcə hazırlamaq fərqli məsələlərdir.

Odur ki, büdcə hazırlayan şəxs kimi "Nə etməyə çalışırıq?" sualına mümkün qədər açıq cavab tapmalısınız. İdeal halda bunun üçün spesifik, ölçülən, əldə edilə bilən, müvafiq və münasib zamanlı - AĞILLI hədəflərdən istifadə edilir.

2. Təxminilik varmı?

İkinci öyrənilməli məsələ vaxtınızı cəmləşdirməyə kömək etməklə əlaqədardır. Yerli auditoriyanın cəlb edilməsi məqsədi ilə yerli rəssamların sərgisini təşkil etmək layihəsinin büdcəsi rəssam və əsərlərin cəlb edildiyi və məqsədin beynəlxalq auditoriya və beynəlxalq miqyasda tanınmaq olduğu beynəlxalq rəssamlardan ibarət sərginin büdcəsindən fərqli olur. Buna görə də, aydın məsələdir ki, orta büdcə anlayışı yoxdur və təxminilik vəziyyətinin olub-olmamasını araşdırmaq vacib məsələdir. Heç bir təşkilat və ya investor şübhəli layihəyə vəsait xərcləmək istəmir.

Bəzi hallarda investor və ya sponsorlar xərcləyəcəkləri vəsaitin yuxarı həddinin nə qədər olduğunu hiss edirlər. Belə hallarda bu limitlər çərçivəsində işləyəcəyinizi və ən böyük dəyəri yaratmağın ən yaxşı yolunu tapacağınızı öyrənmək lazım gəlir. Təşkilatınız maliyyə üçün rəqabət çərçivəsində təklif irəli sürə bilər və ya bilməz. Əgər rəqabətədavamlı mühitdən söhbət gedirsə, büdcə təşkilatınızın təklifinin maliyyə əldə etməli olduğunu nümayiş etdirmək işinin əsas hissəsidir. Rəqabətədavamlı mühitdə büdcənizin həm rentabelli, həm də reallığa uyğun olduğunu nümayiş etdirməyə çalışmalısınız. Büdcədə göstərdiyiniz məbləğlə işi görə bilməyəcəksinizsə, aşağı qiymət göstərməyin heç bir əhəmiyyəti yoxdur. Eyni zamanda əgər xərclər baxımından həddindən artıq ehtiyatlı davransanız, olduqca yüksək qiymətlərdən ibarət büdcə hazırlayacaqsınız ki, bu da rəqabətədavamlılıq prinsipinə uyğun deyil.

Odur ki, bu baxımdan öyrənməli olduğunuz məsələlər bunlardır: "Tətbiq edəcəyim büdcə ilə əlaqədar ciddi təxminilik varmı?" və "Xərcləri göstərərkən nə dərəcədə riskli / risksiz davranıram?"

Bu mərhələdə cavab axtara biləcəyiniz üçüncü sual isə "Əvvəl bu cür iş görmüşükmü?" şəklində olmalıdır. Əgər əvvəl bu cür iş görmüsünüzsə, artıq keçmiş layihəniz üçün hazırlamış olduğunuz büdcə mövcuddur və ondan istifadə etməyə dəyər. Büdcə bu dəfə də eyni olmalı olmasa da, təşkilat və ya investorun büdcədə göstərdiyi xərcləri görə və öz büdcənizin hazırlanması zamanı bunu nəzərə ala bilərsiniz.

Burada məqsəd işə boş kağızla və ya boş Excel cədvəli ilə başlamağınızın qarşısını almaqdan ibarətdir. Bu sualın son versiyası büdcə hazırladığınız layihə çərçivəsində nəzərdə tutulan fəaliyyətləri başqa kiminsə planlaşdırıb-planlaşdırmaması ilə əlaqədardır.

Oturub büdcə hazırlayarkən aşağıdakılardan birini və ya daha artığını əldə edəcəksiniz:

• Hasilatlar / nəticələr haqqında əldə edə bildiyiniz qədər təfərrüatlara malik olan hədəflər toplusu

• Təşkilat və ya investorların ümidlərini qarşılamaq üçün layihə çərçivəsində ehtiyac olan təxminilik ideyası

• Keçmiş layihə büdcələrinə misallar

• Layihə fəaliyyətləri və layihə üçün vaxt qrafiki

Çərçivəsində fəaliyyət göstərəcəyiniz sərhədləri və əsasında büdcə qərarlarını qəbul edəcəyiniz əsas ehtimalları təyin etdiyi üçün bu məlumat mühüm əhəmiyyət kəsb edir.

Odur ki, aşağıdakıları edə bilərsiniz:

• Büdcəni hazırlamağa başlamadan əvvəl başqa hansı sənədlərin lazım olacağını təyin etmək.

• Əvvəlcədən təyin edilmiş vaxt qrafiki və ya təxmini layihə xərcinə əsaslanmaq.

• Təşkilat və ya investor üçün münasib olan risk səviyyəsini nəzərə almaq.