Məsələn, Birləşmiş Krallıqda bir donor təşkilat belə bir sual vermişdi: Qəyyumlar şuranızın üzvləri işləmək istədiyiniz benefisiarların təcrübəsinə nə dərəcədə sahibdir? Əgər qəyyumlar şuranızda layihənin mövzusu və ya mövqeyi ilə əlaqədar təcrübəyə malik olmayan tanınmış və nüfuzlu insanlar varsa, bu təcrübəyə sahib olan yeni şura üzvlərini şuraya əlavə etməlisiniz.

Bəzi donor təşkilatlar müəyyən məsələlərlə əlaqədar təşkilati açıqlamalar tələb edə bilər. Buraya gender siyasətləri, əlilliyi olan insanlar üçün giriş, narkotik maddələr siyasəti, uşaq əməyi siyasətləri, maliyyə yoxlamaları daxil ola bilər. Maliyyələşdirmə üçün müraciət edərkən bu siyasətləri əvvəlcədən yazıb tətbiq etmək yaxşı olardı. Gender siyasətinin müraciətinizdən cəmi bir gün əvvəl hazırlanmış olması çox şübhə doğuracaqdır.

Donor təşkilat yoxlama tələb edirsə, yoxlamaların tezliyini yoxlayın. Sənədləri üç ildə bir dəfə təqdim etməklə altı ayda bir dəfə təqdim etmək arasında böyük fərq var. Yoxlamalar çox vaxt tələb edir və təfərrüatlara əsaslanır. Odur ki, bu prosesləri idarə edə biləcək işçi heyət və sistemlərinizin olmasını təmin edin. Sənədlər 100% dəqiqliyə malik olmalı və asanlıqla başa düşüləcək şəkildə qeydə alınmalıdır.

Bəzi donor təşkilatlar layihə üzrə kapitalları üçün ayrıca hesablar tələb edə bilər. Digərləri isə kapitalı borc şəklində təqdim edə bilər, odur ki, bu xərcləri əhatə edə bilib-bilməyəcəyinizi yoxlayın və pulun qazanılmasını gözləmək üçün bir neçə ay əlavə edin.

Digər donor təşkilatlar isə sizdən ölkələrində vergi ödəyicisi olmağınızı və ya qeydiyyatdan keçmənizi tələb edə bilər. Bu addımlar böyük və bahalı addımlardır. Bu prosesi yanlış təşkil etsəniz, təşkilatınızı itirə bilərsiniz. Uğursuzluqla üzləşmiş şəbəkələr inkişaf aləminin tullantıları rolunu oynayır. Çox zaman bu, fərqli qitədəki maliyyələşdirmə ofisi ilə xidmət edəcəyi şəbəkənin qalan hissəsindən avtonom şəkildə işləməyə başladıqda baş verir. Mənin tövsiyələrim: Yeni məkanda yeni ofis yaradan zaman şəbəkənin qalan hissəsindən bir nəfər konkret olaraq ofis üçün məsuliyyət daşımalıdır.

Bəzi donor təşkilatlar işə götürmə səviyyələri, illik dövriyyə, maliyyə ehtiyatları, hüquqi qeydiyyat, vergi bəyannamələri və s. ilə əlaqədar tələblər irəli sürə bilər.

İlk növbədə administratorunuzun bu tələbləri nəzərdən keçirməsini və donor təşkilatla görüşmənizdən əvvəl onların necə ödənilə biləcəyini müzakirə etməsini təmin edin. Maliyyə vəsaitlərinin cəlb edilməsi prosesinə "çəhrayı eynəklərinizlə" başlamayın. Vaxtınız çox qiymətlidir, onu boş yerə sərf etməyin.

Bütün bu əməliyyat şöbəsi proseduraları üçün sərf edilən vaxt israf edilmiş sayılmır, belə ki, bu tələblərin əksəriyyəti digər donor təşkilatlar tərəfindən də irəli sürüləcək. Bütün bu inzibati sistemlərə sahib olmağınız donor təşkilatlar üçün daha rəqabətədavamlı, inandırıcı və cəlbedici olmağınızla nəticələnəcək.