1. VƏZİYYƏTİN TƏHLİLİ

Aşağıdakıları hərtərəfli şəkildə təhlil etdiyinizdən əmin olun:

• Problem və onun konteksti; həcm, periodiklik, təsir

• Səbəblər və nəticələr

• Potensial qarşılıqlı təsirlər

• Əsaslandırma: nə üçün bu problemi seçmisiniz, nə üçün bu mühitdə işləməyə hazırlaşırsınız, nə üçün bu tərəfdaşlar/insanlar ilə əməkdaşlıq etməyə qərar vermisiniz, nə üçün bu, həmin məqsədə nail olmaq üçün ən ideal vaxtdır?

Bundan əlavə, aşağıdakılardan istifadə edə bilərsiniz:

• strateji sənədlərə, beynəlxalq və milli hesabatlara, "Ağ" və "Yaşıl" kitablara, inkişaf planlarına istinadlar

• nəşrlərdən və araşdırmalardan gətirilmiş sitatlar

• qabaqcıl təcrübələr və ilhamlanmalar

2. TƏŞKİLATIN TƏSVİRİ

Təşkilatınızın təsvirini hazırlayarkən aşağıdakı məqamların izahını verməyi unutmayın:

• Siz kimsiniz? Fəaliyyət göstərmək üçün səbəbləriniz/səlahiyyətləriniz varmı?

• İşinizin (əməkdaşların sayı, maliyyə mənbələri) təşkilati strukturu, həcmi və miqyası nədən ibarətdir?

• Nailiyyətləriniz (səriştənin, "know-how" tipli biliklərin və uğurların səviyyəsi) nə dərədəcə böyükdür?

• Əməkdaşlıq etdiyiniz ən önəmli hədəf qruplar hansılardır və uzunmüddətli təsir nədir?

• Əlaqə şəbəkəniz nə dərəcədə genişdir?

3. TƏRƏFDAŞLIĞIN KEYFİYYƏTİ/TƏRƏFDAŞLARIN KONSORSİUMU

Ekspertləri konsorsium daxilində əməkdaşlıq üçün güclü potensialın mövcud olduğuna inandırmaq istəyirsinizsə, aşağıdakı faktlara xüsusi diqqət yetirməyiniz xahiş olunur:

• Tərəfdaşlarınızı necə tapdınız və onlar sizi necə cəlb etdilər (dəyərlər, prioritet istiqamətlər və ya ümumi məqsəd, müxtəlif resurslar səbəbindən)

• İdeyanın diqqətlə işlənilməsi və hazırlanması (əlaqələr, bütün tərəfdaşların iştirakı) prosesi nədən ibarətdir?

• Layihənin müddətinin uzadılmasına həqiqətən də müstəqil şəkildə nail ola biləcəksinizmi? Nəyin hesabına?

4. İDARƏETMƏ

Effektiv idarəetmə layihənin uğurlu tətbiqini və maneəsiz icrasını təmin edən ən vacib elementlərdən biridir. Bu hissəni işləyib hazırlayarkən aşağıdakı məqamları qeyd etməyi unutmayın:

• Məsul şəxslər, onların vəzifələri, qarşılıqlı münasibətləri və qəbul qəbuletmə prosesi baxımından iyerarxik düzülüşü

• Komanda daxilində ünsiyyət və koordinasiyanın qurulması: vasitələr, görüşlərin keçirilməsinin vaxtaşırılığı

• Vəzifə və öhdəliklərin bölgüsü baxımından hesablaşmaların planlaşdırılması və həyata keçirilməsi

• Hüquq və maliyyə prosedurları: nağd pul axını və lazımi sənədlər

• Nəzarət: müraciət formasına, büdcəyə və görüləcək işlərin plan-qrafikinə uyğunluğun yoxlanılması

5. İNTİŞAR

Layihənin nəticələri və onun təsiri ictimaiyyətə lazımi qaydada və effektiv şəkildə təqdim olunmalıdır. "İntişar" adlanan hissə, o cümlədən, təşviqat elementi və (əksər hallarda) dayanıqlılığın bir neçə elementi özündə aşağıdakıları ehtiva etməlidir:

• İntişarın məqsədi və hədəf auditoriyası

• Hədəf qrupların/maraqlı tərəflərin/auditoriyaların təhlili (davranış, vərdişlər, zövqlər, bacarıqlar, nüfuz)

• Təşviqat kanallarının seçilməsi; hər bir seçilmiş auditoriya üçün tələb olunan vasitələr və faəliyyətlər

• Əyani formada və ideya səviyyəsində ardıcıl müraciət

• Layihənin nəticələrinin multiplikasiya potensialı

6. İCRA

Uzunmüddətli və çətin prosesdən sonra gəlib çıxdığımız bu nöqtə göstərir ki, biz layihə çərçivəsində həyata keçirmək istidəyimiz işləri təsvir edə bilərik. İki yanaşmanı aydın şəkildə təqdim etməyə diqqət göstərin.

Metodologiyanın təsviri: hansı strategiyanı nə üçün seçmisiniz?

Onun maraqlı tərəflərin vəzifələri ilə əlaqəsi (kim hansı məqsədlə cəlb olunur?)

• Konkret kontekst, ehtimallar və risklər

• Lazımi resurslar (insan resursları və texniki resurslar)

Fəaliyyətlərin təsviri:

• Hansı işlər görüləcək (tədbirlərin/fəaliyyətlərin formaları) və onların məzmunu nədən ibarət olacaqdır?

• Onlar necə və kim tərəfindən təşkil olunacaq? (təşkilatçılar, ekspertlər)

• Kimlər iştirak edəcək, kimlər isə birbaşa və ya dolayı yolla iştiraka cəlb olunacaqlar?

• Onlar harada həyata keçiriləcək?

• Tədbirlərin müddəti nə qədərdir və ya onların hazırlanmasına, təşkilinə, təhlilinə və qiymətləndirilməsinə nə qədər vaxt sərf olunur?

BÜDCƏ VƏ GÖRÜLƏCƏK İŞLƏRİN PLAN-QRAFİKLƏRİ İLƏ BAĞLI BƏZİ FAYDALI MƏSLƏHƏTLƏR:

1. Təkliflərin hazırlanmasının xüsusi prinsiplərini hər zaman nəzərə alın:

• hansı növ xərclər münasib xərclər hesab edilir və maliyyələşdirmə (başlama-bitmə tarixi) müddəti nə qədərdir?

• ayrı-ayrı bölmələr (məsələn, idarəetmə, təşviqat və s.) üçün hansısa məhdudiyyətlər müəyyən edilirmi

• büdcənin maliyyə baxımından elastikliyi nədir (müvafiq agentliyin/çağırış mərkəzinin operatorunun icazəsini almadan bir bölmədən digərinə köçürə bildiyiniz xərclərin faiz dərəcəsi)

• Hansı təfərrüatlı məlumatları təqdim etməlisiniz (əksər hallarda büdcənin etibarlılığı təqdim edilmiş təfərrüatlı məlumatlar və xərclərin səviyyəsi əsasında qiymətləndirilir)

2. Layihənin keyfiyyətini təmin edən insanların (aşağıdakı kateqoriyalar üzrə) iş yükünü düzgün qiymətləndirməyə çalışın:

• Menecerlər

• Digər mütəxəssislər

• Katiblər

• Mühasiblər

• Vəkillər

• Auditorlar

• İT xidmət işçiləri

• İƏ üzrə menecerlər

3. Yuxarıda göstərilmiş kateqoriyalara istinad edərək bazarda orta tarif payını müəyyən edin. Əksər hallarda onları (qiymət-keyfiyyət əlaqəsi) əsaslandırmağınız tələb olunacaq.

4. Ucuz qiymətə yaşayış yeri tapmağın və ya səyahət imkanı əldə etməyin mümkünlüyündən xəbərdar olmanıza baxmayaraq, bu tipli xərclər üçün hər zaman ehtiyat variant olmalıdır. Bəzən ekspertlərlə pul yığımları haqqında müzakirə apara bilsəniz belə bu müzakirələr aviabiletlərin qiymətini ucuzlaşdırmayacaq.

5. Layihənin 2-3 ayının təkcə hazırlıq mərhələsinə həsr edilməsi daha məqsədəuyğundur:

• Əgər yüksək təcrübəli komandanız yoxdursa, o zaman siz ən etibarlı insanları tapmalı və seçməli, bundan əlavə, onların bir-birinə vərdiş etmələrinə imkan yaratmalı olacaqsınız.

• əgər layihənin miqyası olduqca genişdirsə və o, subpodratçılar/xidmətlər proseduru çərçivəsində xüsusi prosedurun (məsələn, rəsmi tender) həyata keçirilməsini tələb edirsə, o zaman siz onu diqqətlə planlaşdırmalı və bütün işlərin yolunda gedib-getmədiyini yenidən yoxlamalı olacaqsınız.

• Bir sıra beynəlxalq tərəfdaşlarla əməkdaşlıq etdiyiniz təqdirdə, siz qarşılıqlı öhdəliklərinizin göstərildiyi müqaviləni imzalayacaq və layihənin reallaşdırılması nöqteyi-nəzərindən hüquqi mübahisələr və potensial maneələr barədə müzakirə apara biləcəyiniz ilk işçi görüşü təşkil edəcəksiniz.

6. Layihənin xülasəsi üçün 2-3 ayın nəzərdə tutulması eyni dərəcədə əhəmiyyət kəsb edir:

• Siz müəyyən nəticələrə gələ və onları daha geniş auditoriyaya təqdim edə biləcəksiniz (layihənizin yekun qiyməti daha yüksək olacaq)

• Siz bütün sənədləri yenidən nəzərdən keçirə və hər şeyin qaydasında olub-olmadığını yoxlaya biləcəksiniz. Əgər hər hansı düzəlişlərin edilməsinə ehtiyac varsa, layihənin rəsmən başa çatmasından sonra bunu etmək artıq heç bir əhəmiyyət daşımır.