Ancaq layihəni sadəcə yekun məbləğlər əsasında idarə edə bilməzsiniz. Pulun nə zaman xərclənəcəyini planlaşdırmadan büdcəni maliyyələşdirə bilməzsiniz, çünki, bəzi hallarda pulları gəlir gəlmədən əvvəl xərcləmək lazım gəlir və odur ki, layihənin hesabının boş olması halında bu cür xərclərin necə ödəniləcəyini planlaşdırmalısınız.

Template 1 - budget and cashflow-dəki ikinci Excel vərəqində göstərildiyi kimi gəlir / xərc sütunundakı ümumi məbləği götürüb 12 aylıq perioda bölə bilərsiniz. Perioda istədiyiniz kimi dəyişiklik edə bilərsiniz. Əgər ay yox, həftə və ya rüb bazisində işləmək istəyirsinizsə, buyurun, işləyin. Əgər layihəniz birdən artıq il ərzində icra ediləcəksə, yeni illər əlavə edin.

Vərəqdə soldan sağa doğru düzgün zaman bölgüsü həyata keçirilibsə, növbəti tapşırığınız bu vaxt qrafikinin hansı hissəsinə hansı gəlirin / xərcin uyğun gəlməli olduğunu təyin etməkdən ibarətdir. Bu işi dəqiqliklə yerinə yetirmək üçün, məsələn, təşkil edilmiş ödənişlərin cəlb edilmiş sənətkarlar arasında bölüşdürülməsi üçün əsas başlıqların altına daha çox sətir əlavə etməli ola bilərsiniz.

Eyni zamanda qayimələrin təqdim edilməsi və ya qəbul edilməsi və ödənilməsi arasında zaman fasiləsi olub-olmayacağını da nəzərə almalısınız. Məsələn, əgər hər hansı bir şirkət icarəyə götürdüyünüz hər hansı bir avadanlıq üçün sizə qayimə göndərirsə, bu hal üçün 30 günlük kredit müddəti olmalıdır. Belə ki, əgər qayimə ayın 1-ci günündə göndərilibsə, onlar ayın 30-cu gününə qədər sizdən heç bir ödəniş gözləmirlər.

Əgər layihəni qrantlar vasitəsilə maliyyələşdirirsinizsə, investorun vəsaiti əvvəlcədən, yoxsa sonradan təmin edəcəyini müəyyənləşdirməlisiniz. Əgər qrant təmin edilən kimi pul şirkətinizə göndərilirsə, deməli, ödəniş əvvəlcədən həyata keçirilir. Əgər Avropa İttifaqının maliyyələşdirdiyi bir çox layihədə olduğu kimi təşkilatınız qrant müraciətini layihənin icra edildiyi müddətdə və ya realizasiyasından sonra həyata keçirirsə, maliyyələşdirmə sonradan, yəni xərclər meydana çıxdıqdan sonra yerinə yetirilir. Bu, nağd pul vəsaitlərinin hərəkətinə əsaslı şəkildə təsir göstərir!

Odur ki, əgər büdcənin təşkil edilməsi fəaliyyəti gəlir və xərclərin nə və nə qədər olduğunu təyin etməkdirsə, nağd pul vəsaitlərinin hərəkətinin təşkil edilməsi fəaliyyəti müvafiq pul vəsaitlərinin gələcəyi, yoxsa gedəcəyi ilə əlaqədar suala cavab verməkdən ibarətdir.

Nağd pul vəsaitlərinin hərəkətini müqayisə etmək üçün sənədlərdə və nağd pul vəsaitlərinin hərəkətində yoxlamalı olduğunuz məsələlər:

• Büdcədə göstərilən yekun məbləğ layihənin vaxt qrafiki əsasında bölüşdürdüyünüz yekun məbləğlə üst-üstə düşürmü?

• Pulun alınması və ya ödənilməsi ilə əlaqədar mümkün gecikmələri nəzərə almısınızmı?

• "Qırmızı cizgi"də olduğunuz, yəni xərclərinizin gəlirinizdən çox olduğu vaxtlar olurmu?

• Əgər "qırmızı cizgi"dəsinizsə, bu hesabları necə ödəyəcəksiniz? Bunu təşkilatda necə razılaşdırmısınız?

• Tədarükçülərlə pulların nə vaxt alınacağı və ya ödəniləcəyi ilə əlaqədar imzalanan müqavilələr hazırladığınız nağd pul vəsaitlərinin hərəkətinə uyğun gəlirmi?

• İnvestorla və ya təşkilatınızda pulun xərcləndiyinin sübutu olaraq hansı sənədlər tələb olunduğunu razılaşdırmısınızmı və bunu tədarükçülərlə bağlanan müqavilələrinizə şərt olaraq daxil etmisinizmi?

• Müqavilənizdə xərclərin yaranması, ancaq nəzərdə tutulan işlərin görülməməsi halı üçün kimin məsuliyyət daşıdığı qeyd edilibmi və gözlənilməz vəziyyət planı bu hallardan hər hansı birini əhatə edirmi? Əgər etmirsə, müvafiq qaydada sığortalanmısınızmı?

1.Nağd pul vəsaitlərinin hərəkəti qırmızı cizgiyə keçəcəyinizdən xəbər verirsə, nə etmək lazımdır?

Layihə üçün meydana çıxan xərclərin gəlirlərdən çox olduğu periodlar avtomatik olaraq pis əlamət hesab olunmur. Ancaq bunun üçün planlama tələb olunmur.

Məsələn, rəqs ansamblı layihəni 12 aydan sonra təhvil vermək şərti ilə 50,000 £ qrant əldə edir. Bu pul vəsaiti 3 hissə şəklində - 15,000 £ başlanğıcda, 15,000 £ altıncı ayda və 20,000 £ layihə tamamlandıqdan sonra, yəni layihə 12 aya tamamlanacağı üçün 13-cü ayda ödəniləcək.

Rəqs ansamblı 5,000 £ dəyərində bilet satmağı planlaşdırdığı üçün ümumi layihə xərcləri büdcəyə 55,000 £ olaraq daxil edilib.

Layihə rəhbəri üçün çətinlik ondan ibarətdir ki, 11-ci ayın sonuna qədər xərclərin 40,000 £ qədərinin ödənilməsi gözlənilir, ancaq bu vaxt ərzində cəmi 30,000 £ qrant alınacaq və hətta bütün biletlər əvvəlcədən satılsa da (5,000 £), ansambl 5,000 £ qədər zərərdə olacaq. Ansambl hesabları 11-ci ayın sonuna qədər ödəməzsə, rəqqasların ödəniş olmadan çıxış etmək istəməməsi riski meydana çıxır ki, bu da bütün layihəni təhlükə qarşısında qoyur. Bu məsələ ilə əlaqədar nə etmək lazımdır?

İşin müsbət tərəfi ondan ibarətdir ki, nağd pul vəsaitlərinin hərəkəti ilə əlaqədar proqnozlarda bu problem görünür və buna görə də, layihənin icrasına başlamadan əvvəl layihə meneceri və yuxarı idarəetmə komandası ondan xəbərdar olurlar. Təşkilati səviyyədə yuxarı idarəetmə komandası maliyyə direktoru ilə birlikdə bu əksikliyi daxili imkanlar hesabına tamamlamaq üçün başqa hesablarında kifayət qədər maliyyə vəsaiti olub-olmadığını və ya investorla başqa ödəniş cədvəli razılaşdırmaq, yaxud da bankdan kredit almaq imkanlarını müzakirə edə bilər. Təşkilat kredit almalı olduğunu qərarlaşdırarsa, bankın təyin edəcəyi faiz xərcləri büdcəni investorla razılaşdırmadan əvvəl layihə xərclərinə əlavə edilməlidir!

Odur ki, aşağıdakıları edə bilərsiniz:

• Məsələləri pul vəsaitlərinin alınması və ya xərclənməsi zamanı planlaşdırın.

• İşin mərhələlərinin tamamlanmasını təmin etmək üçün nəzərdə tutulmuş ödənişləri həyata keçirin.

• Layihənizin qırmızı cizgiyə keçib-keçməyəcəyini qiymətləndirin və keçəcəyi halda nağd pul vəsaitlərinin hərəkətindəki bu əksikliyi tamamlamaq üçün planlar hazırlayın.

• Planlaşdırılmamış və ya büdcədən kənara çıxan xərclər üçün kimin məsuliyyət daşıdığını planlaşdırın və layihənin icrasına başlamadan əvvəl müqavilədə bu məsələnin təfərrüatlarına aydınlıq gətirin.